9718

近年、働き方改革の推進やリモートワークの普及などに伴い、オフィスの在り方や意義などが見直されています。 その中で新しいオフィスの形態として「シェアオフィス」も注目されています。シェアオフィスを借りることを検討している方も多いのではないでしょうか。

この記事では、シェアオフィスのメリットやシェアオフィスを選ぶ際の注意点、シェアオフィスが向いているケースなどを紹介します。シェアオフィスの導入を考えている方は、ぜひ参考にしてください。

シェアオフィスとは？

シェアオフィスとは、複数の企業や個人が、1つのオフィス空間を共同で使用する形態を指します。 デスクや椅子、複合機などが設置されているため購入する必要がなく、契約後すぐにオフィスとして活用できるのが特徴です。

また、ワーキングスペースの他に、会議室や応接室などが用意されているシェアオフィスも少なくありません。各オフィスによって形態やサービス内容が異なるため、契約前に確認しておくことが重要です。

シェアオフィスでできること

シェアオフィスではワーキングスペース利用の他に、以下のようなことが可能です。

・会議室や応接室の利用
・ラウンジや交流スペースの利用
・インターネット回線の利用
・複合機の使用
・電話応対
・来客受付
・郵便物の受け取り
・住所利用（登記や名刺記載など）
・ドリンクサービス　など

各サービスは基本料金に含まれているものもあれば、オプションで別途契約が必要なもの、利用の度に料金が加算されるものなどさまざまです。

「基本サービスが少ない分、料金が安く設定されている」「追加料金を払うことなくすべてのサービスが利用できる」など、各シェアオフィスによって特徴は異なります。 利用シーンに合ったオフィスを選びましょう。

シェアオフィスのメリット

シェアオフィスのメリットは「初期費用を抑えられる」「ランニングコストが安い」「立地が良い」「移転や拡大・縮小がしやすい」の4点です。
それぞれ解説します。

初期費用を抑えられる

シェアオフィスには業務に必要な備品や設備がある程度そろっているため、わざわざ買い備える必要はありません。また、契約に際して通常のオフィスのように、敷金や礼金もいらない場合がほとんどです。

ランニングコストが安い

シェアオフィスは通常のオフィスに比べて、家賃が低い傾向にあります。また、通信費や光熱費、複合機の使用料などは基本料金に含まれていることが多いため、ランニングコストも削減できます。「固定費を抑える」という観点でもシェアオフィスは効果的です。

立地の良い場所にオフィスを構えられる

シェアオフィスは駅の近くやビジネス街など、比較的立地の良い場所にあることが多いです。そのため通勤がしやすく、顧客との打ち合わせにも利用しやすいという利点があります。

また、立地の良いエリアには郵便局や銀行なども多いため、業務全般がスムーズに行えます。

移転や拡大・縮小がしやすい

通常のオフィスでは事務所を移転するのに大きな労力を要します。そのため「人員が増えオフィスが狭くなった」「事業規模を縮小し、家賃が大きな負担になる」などの悩みが生じやすいのです。

一方、シェアオフィスであれば移転や拡大、縮小が簡単な上に、費用もそれほどかかりません。

シェアオフィスを選ぶ際のポイント

シェアオフィスを選ぶ際に注意したいのは「価格」「立地」「使い勝手」「セキュリティ」です。
各ポイントを説明します。

費用

比較的安価に利用できるシェアオフィスですが、費用に関する注意点もあります。たとえば「会議室の利用は基本料金に含まれておらず、1時間単位で利用料がかかる」というオプションも珍しくありません。

その他にも、どのサービスが基本料金に含まれていて、どれがオプションなのかは、施設ごとに異なります。 利用シーンを想定して、できるだけ費用がかからない契約をすることが重要です。

立地

よく訪問する企業や、頻繁に打ち合わせをする取引先などがある場合は、先方のオフィスの所在地も考慮してシェアオフィスを選ぶと良いでしょう。移動時間の短縮につながり、業務の効率化が望めます。

使い勝手

早朝や深夜、土日祝に利用できるのか、郵便物や荷物を受付で一時的に預かってもらえるのかなど、使い勝手の良さも大切な要素です。あれもこれもと要望を叶えてもらうのは難しいですが、重要視したい部分はしっかり確認しましょう。

セキュリティ

複数の事業者がスペースを共有しているシェアオフィスでは、セキュリティ対策が欠かせません。「インターネットセキュリティは万全か」「印刷物が紛れ込まないような仕組みがあるか」など、セキュリティ面も契約前に確認しましょう。

シェアオフィスが向いているケース

さまざまな特徴のあるシェアオフィスですが、とくに利用に向いているケースをご紹介します。

小規模の企業

社員が1人から数人程度の企業はシェアオフィスが向いています。小規模事業者では通常オフィスの施設をもて余すことも多く、初期費用や固定費が大きな負担になりかねません。 各費用を低減できるシェアオフィスは使い勝手が良いでしょう。

オフィスを設けたい個人事業主

個人事業主の中には、「取引先の信頼を得るためにもオフィスを構えたい」と考える方もいることでしょう。 シェアオフィスは1人から利用でき、かつ最初から各設備やサービスがそろっているため、個人事業主の方にもおすすめです。

リモートワークが中心の会社員

近年、リモートワークを導入する企業も増えてきました。リモートワークを実施している会社員のよくある悩みの1つが「自宅ではなかなか仕事に集中できない」というものです。

そういった場合には、通勤が負担にならない距離にあるシェアオフィスを活用するのも解決策でしょう。

まとめ

シェアオフィスには「コストが安い」「立地が良い」「移転や拡大・縮小が簡単」など、多くのメリットがあります。セキュリティ面に注意さえすれば、非常に魅力的な選択肢です。

とくに、小企業事業者や個人事業主、リモートワーク中心の会社員の方には向いています。 事前に使い勝手やサービス内容などをしっかり確認した上で、最適なシェアオフィスを選びましょう。

総務のお役立ち資料をまとめて紹介

総務の「業務のノウハウ」「課題解決のヒント」など業務に役立つ資料を集めました！
すべて無料でダウンロードできます。