管理部門なら知っておきたい英語表現 3

前回は、アポイントメントをとるときの英語表現を紹介しましたが、アポ取りの後はいよいよ先方への訪問です。約束の時間より、余裕を持って少し早めに到着するようにしましょう。まずは、受付で、来意を告げます。

約束の時間より早めに出向く

まずは受付で、来意を告げます。

「おはようございます。私、MANEGY商事の田中です、10時にスミスさんとお会いする約束をしています」
Good morning. I am Mr. Tanaka of Manegy Trading Company. I have an appointment with Mr. Smith at 10 o’clock.

約束の時間より早く着き過ぎた時は、約束している時間を伝え、待ちましょう。 

「30分ほど早く着きましたが、10時にスミスさんと約束しています。どうぞお構いなく。ここでお待ちしていますから」
I arrived about 30 minutes early. I have an appointment with Mr. Smith at 10 o’clock.
But don’t bother. I will just wait here. 

遅れて着いた時は、なぜ遅れたのかを伝えましょう。 

「10時にスミスさんと約束している田中です。すみません、思っていたより道路が混んでいて、5分ほど遅れてしまいました」
I am Mr. Tanaka. I have an appointment with Mr. Smith at 10 o’clock.
I’m sorry, I’m five minutes late as the traffic was much worse than I had expected.

欧米流のあいさつの基本はshake hands

いよいよ面会です。まずは、あいさつからスタートしましょう。

あいさつといえば日本人は「おじぎ」が基本ですが、欧米人は、握手（shake hands）が一般的のようです。
きちんと手を出し、相手の手をしっかりと握ります。必ず、相手の目を正面からきちんと見ることが大切です。

午前中ならGood morning.  午後ならGood afternoon. 夜ならGood evening. は、小学生でも使うフレーズですが、ビジネスシーンでも、まずはここから始まります。あるいは、「はじめまして」のHow do you do? もしくは Nice to meet you. あたりが、あいさつの無難なフレーズです。

「お会いできて嬉しいです」または「お会いできるのを楽しみにしていました」
I’m glad to meet you.  I have been looking forward to meeting you.
（初対面の場合。2度目以降ならseeingでOK）

「やっとお会いできて光栄です」
I am so happy that I could finally meet you.

「時間をつくってくださって、ありがとうございます」
Thank you for making time for me.

話のきっかけに役立つ「木戸に立てかけし衣食住」

あいさつが済むと、いよいよ訪問の目的である商談に入りますが、いきなり用件を切り出すのではなく、話のきっかけをつくるための何気ない雑談から入るのが効果的です。
古くから、話題に困ったときや、会話を弾ませるためには「木戸に立てかけし衣食住」といわれています。木＝気候や季節、戸＝道楽（趣味）、に＝ニュース、立＝旅、て＝天気、か ＝家族、け＝健康、し＝仕事、衣＝ファッション（衣装）、食＝食べ物、住＝住まい、の頭文字をとったものです。

「今日はよい天気ですね」
It’s a fine/gorgeous/beautiful day isn’t it?

これまで何度も電話やメールでやり取りして仲良くなっていた相手なら
「最近いかがですか」
How are things going with you lately?

「ご家族はいかがですか？」
How is your family?

「素敵なオフィスですね」
You have a nice office. 

「周辺に飲食店が多くてランチに便利ですね!」
 There are lots of restaurants around. It must be convenient for lunch! 

「お住まいはこのあたりですか？」
Do you live nearby? 

こうした話題から入っていくと、会話もスムーズに運ぶようです。ビジネスシーンで大切なのはコミュニケーションです。そのためには、会話の途中で相槌を打つことも、コミュニケーションを深めるポイントとなります。
「そうですか Oh, are(do/did/willなど) you? またはI see」、「本当？ Really」「まさか No kidding!」「面白そうですね How interesting!」などを、適度に会話の中に盛り込むことによって、商談にもすんなりと入っていけるのではないでしょうか。

ビジネスの現場では、お互いの考えを分かりやすく伝え合うことが重要です。そのためには、難しいフレーズを使いこなす必要はありません。流暢さよりも分かりやすさこそが大切となります。

■参考図書
「これで十分 ビジネス英会話」（石川洋一著／実業之日本社）
「ひとり歩きの会話集10ビジネス英語」（JTBパブリッシング）

<バックナンバー>
管理部門なら知っておきたい英語表現 1
管理部門なら知っておきたい英義表現 2