グループウェアとは？　導入のメリットや選ぶポイントを解説

現在、ビジネスシーンで注目を集めているグループウェアをご存じでしょうか？
企業ではグループ単位でプロジェクトを担うことも多いですが、その際、メンバー同士のコミュニケーションを円滑にするツールとして活用できるのがグループウェアです。

今回は、グループウェアとは何か、導入するメリット、選定する際のポイントは何か、について詳しく解説します。

グループウェアとは

グループウェアとは、特定の組織内で意思疎通をスムーズに行う上で必要となる機能を、一体的に備えたソフトウェアのことです。

具体的には、以下のような機能をひとまとめに持つソフトウェアを指します。

・個人およびグループのスケジュール管理

・プロジェクトの進捗・タスク管理

・ドキュメント・画像ファイルの共有

・会議室や備品など各種設備の予約

・チャット・掲示板によるコミュニケーション

・ワークフロー管理

グループウェアには大きく分けて、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。

オンプレミス型とは、ソフトウェアはもちろん、サーバー・ネットワークも含め全システムを自前で用意することです。自社のニーズに合わせて完全にカスタマイズできるので、既存システムどんなものを使っていても基本的に連携が可能です。また、イントラネット内での利用が可能となるため、外部からのハッキングによるリスクが小さいです。

一方、クラウド型は、他者がサービスとして提供しているクラウドサーバー、ソフトウェアを利用することです。システム構築に費用がかからないこと、ネット環境さえあれば社外でも利用可能であることなどのメリットがあります。

近年ではどちらかというと、クラウド型のグループウェアが主流となっています。スマホを使ってどこからでもシステムを活用できる点は、クラウド型の大きな魅力です。

グループウェアを導入するメリット・デメリット

最大の導入メリットは、情報共有を同時的に行うことによる業務の効率化です。いちいち電話をかけたり、メールソフトを立ち上げたりしなくても、スマホなどの画面上で瞬時に最新情報をチェックできます。次の行動に移るスピードが速くなり、仕事に打ち込める時間も多くなるので、仕事の効率や生産性がアップします。

また、社員同士のコミュニケーションを活性化する上でも便利です。チャット機能を使えば、電話・メールよりも直感的ですばやく意思疎通を図ることができます。また、WEB会議機能を持つグループウェアも多く、その場合はスマホを使ってのグループ単位でのミーティングをいつでもどこでも行うことが可能です。

さらに現在、新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、各企業はテレワーク環境の整備に追われています。そこでグループウェアはリモートワーク時の意思疎通、情報共有、会議を行う上で最適のツールといえます。メンバーがいちいち集まらなくてもプロジェクトの進捗状況等を管理できるので、リーダー・管理者側にとってもメリットは大きいです。

デメリットとしては、導入や運用に費用がかかる点が挙げられるでしょう。オンプレミス型だと初期費用がかかり、クラウド型は毎月・毎年に定額の利用料金が発生します。クラウド型の中には無料で利用できるものもありますが、その場合は機能や利用人数に制限があるため、十分に活用するなら有料サービスの利用が不可欠です。

なお、グループウェアの製品・サービスによって機能の内容や利用料金は大きく変わってくるため、自社が望む機能は何かを吟味した上で、ニーズに見合ったものを導入することが大切です。

また、グループウェアをうまく使いこなすには一定程度のIT知識が必要であり、活用を促すための教育・研修が必要です。ITに不慣れな中高年世代の社員だと、操作に慣れるのに時間がかかることも考えられます。

グループウェアを選ぶ際のポイント

現在、企業向けのグループウェアは多数リリースされていて、実際に導入する場合、それらの中から自社に合ったものを選択する必要があります。

グループウェアを選ぶ場合は、まず導入の目的を吟味することが大切です。多様な機能を持つグループウェアですが、「ワークフロー管理を細かく行える」「チャット機能がより充実している」など種類によって特徴が異なります。自社のニーズを踏まえた上で、どのグループウェアを選ぶのが最も合理的なのかを、費用対効果も考慮して決定することが求められます。

さらに、セキュリティ対策がどうなっているかも、検討すべき内容です。特に顧客の個人情報を多く扱う企業の場合、情報漏えいが生じると社内の問題だけでは済まされません。実際に選定を行う際は、マルウェア対策や暗号化をはじめ、各種安全性がどの程度確保されているのかを必ずチェックしましょう。

また、使いやすさも重要なポイントです。高機能であっても操作がややこしく、習熟までに時間がかかるようだと利便性が高いとは言えません。特にIT知識を持つ社員が少ない職場の場合、直感的に使えるようなグループウェアが望ましいです。

まとめ

グループウェアとは、プロジェクトのタスク・ワークフローの管理、メンバー間の意思疎通、ファイルの共有など、多数の機能を持つソフトウェアです。コミュニケーションの活性化や業務の効率化など導入によるメリットは大きいですが、コストがかかること、使いこなすには教育・研修が必要になることも考えておく必要がありそうです。

実際に導入する際は目的・ニーズにあったグループウェアを選択し、セキュリティ対策の内容や使いやすさなどを吟味することが大事です。自社に合わないソフト・サービスを選択したことで、思うような効果が得られなかった、という結果にならないよう注意が必要です。