今後の拡張性にも期待、ERPが企業とビジネスを変える

ERP（Enterprise Resources Planning）の略称で呼ばれるエンタープライズ・リソース・プランニングは、日本語では「統合基幹業務システム」または「基幹系情報システム」などと呼ばれている新しい仕組みです。

今後広がりが予想されるこのシステムについて、この記事では業務に関わるメリットをはじめ、ERPの仕組みや導入方法を基礎から紹介します。

すべての業務を一元化するERP

製造業ではかなり以前から、MRP（Material Requirements Planning：資材所要量計画）という仕組みが浸透しています。これは原材料の仕入れから製造～出荷までを、コンピューターで管理しながら連携させるシステムです。

これを企業内のすべての業務に拡大したのがERPであり、財務・会計・人事・マーケティングなど、経営に関わるあらゆる情報とデータを、統合されたシステムとして一元的に管理するものです。企業内の活動すべてをデータ化して、一括管理する仕組みと考えればわかりやすいでしょう。

現在大型小売店やコンビニエンスストアでは、店内の情報すべてをつないで、POS（Point of Sales）システムで管理しています。POSシステムでは在庫管理・販売管理・発注管理などが完全に一元化されており、小売業界に一大革新をもたらしました。ERPをイメージするには、このPOSシステムを思い浮かべると理解しやすいかもしれません。

ERP運用の仕組み

最近では多くの企業で、業務部門ごとにシステムを構築し、さらに各部門間でも情報のやりとりを行っています。しかし、これを企業全体もしくは関連企業も含めた全体にまで拡大して、一つのシステムに統合したものがERPです。企業の業務が複雑になるほど、ERPが果たす役割も大きくなるでしょう。

一定規模以上の企業では、営業・人事・経理のように部門が分けられ、予算管理・販売管理・在庫管理のように、担当する業務も細分化されています。近年は業務プロセスが一段と複雑化しているため、部門や業務をまたいで仕事を管理することが難しくなり、企業全体では業務効率の低下を招くリスクも生じています。

そこでERPでは、各部門や各業務における活動をデータ化し、一定の規格のもとで管理することにより、さまざまな部門や業務のプロセスを一つの流れに集約します。そのため、部門ごとにデータが食い違ったり、複数の重複データが生じたりするようなミスも起こりません。企業自体を一つのシステムにまとめて、それを最も効率よく運営・管理する仕組みがERPなのです。

ERPを導入するメリット

これまでも各部門でシステムを構築し、それらを連携させていた企業にとって、あらためてERPを導入する意味はあるのでしょうか。その検討のため、主なERP導入のメリットを考えてみましょう。

●情報処理を一元化できる

ERPではすべての情報が、一つの規格に統一されたデータとして処理されます。各データは完全に整合性がとられており、企業内の活動をあらゆる部門が瞬時に共有できます。

●大幅な業務効率化が可能

部門間でシステム互換をとる必要がなく、新しく入力したデータに対応して、すべての情報が自動的に更新されるため、情報管理の効率化が格段にアップします。また、必要な情報は部門を越えてすぐに活用可能です。

●経営戦略に活用できる

企業内のあらゆるプロセスを瞬時につかめるため、それを反映させて経営戦略を練ることができます。経営陣は自社の状況を総合的に把握でき、それをもとに高精度に経営方針を決定できるでしょう。各部門でも、より多くの情報を分析しながら、今後の計画を立てることが可能になります。

●ERPのデメリット

企業規模にもよりますが、ERPのシステム規模が大きくなると、導入コストも比例して大きくなります。初期費用の負担が、導入を検討する上で一つの壁になるかもしれません。ただし、将来的な業務効率化を考慮すれば、費用対効果の面ではメリットのほうが大きいと考えられます。

ERPシステムの導入方法

ERPはいくつかのタイプから選択できます。まずは企業内すべてを一つの統合システムとして扱う「全体最適型」があり、必要な業務ごとに細分化された「業務ソフト型」もあります。また、その中間に位置する「コンポーネント型」では、いくつかの業務をパッケージ化してシステムを構成します。ERPを選ぶ際には将来のことを見越して、自社に最も適したものを選定しましょう。

実際にERPの導入を決めた場合には、次の流れでシステムを構築します。

①システムのタイプや、各メーカーの製品を比較検討する。

②社内でERPへの移行を周知させ、既存システムからの切替準備を進める。

③既存システムからの切り替えを行い、すべてのデータをERPに移行する。

④導入後のチェックを行い、その後も不具合がないかどうかのサポートを行う。

導入にあたっては、ERP導入プロジェクトチームを立ち上げ、メーカー側の担当者と連携しながら作業を進めることになるでしょう。各部門責任者はもちろん、全社員が協力して行う大きなプロジェクトになるはずです。

まとめ

IT化の波は今、企業経営まで変えようとしています。企業内の活動がデータ化されれば、煩雑な単純作業はシステムに任せることができ、従業員はより高度な業務に専念することが可能になるでしょう。また、迅速な判断が求められる経営戦略の面でも、ERPによるリアルタイムなデータ分析が大きな威力を発揮するはずです。

現在ERPもクラウド型システムへの移行が進んでいます。クラウドを介してほかのビジネスツールとの連携が可能になれば、また一つ新しいビジネスモデルが生まれるかもしれません。いずれにしても今が、各企業にとってERPを検討する重要なタイミングだと言えるでしょう。