デジタルツール導入のきっかけ｜導入による成果や課題を解説

DX（デジタルトランスフォーメーション）化を推進するために、各企業はさまざま取り組みをしています。その一つがデジタルツールの導入です。
デジタルツールとは、営業や管理部門の業務活動をデジタル技術によって管理するシステムやソフトのことです。

実際に、企業はどのような契機や動機でデジタルツールを導入し、その後の成果や課題はどういった点にあるのでしょうか。

デジタルツール導入のきっかけ

近年、デジタルツールを導入する企業は増加傾向にあります。おもな導入のきっかけは、業務効率の改善が挙げられます。

業務効率の改善とは、今まで手作業で行っていた業務をアプリやソフト、システムによって自動化したり、円滑にしたりすることです。またデータを蓄積して分析や保管、管理に役立たせることもできます。

コロナ禍においては、テレワーク化への対応をするため、デジタルツールを導入する企業も多くみられました。とくにリモートでの打ち合わせや商談のための設備や、社内における各種手続きのペーパーレス化を支援するツールが人気です。

また、政府が主導で推進するDX化に向けて、デジタルツールを活用する企業もありますが、まだ多くはありません。具体的には、新しい製品・サービスを開発したり、既存の製品・サービスの付加価値を向上したりするために、デジタルツールを活用する取り組みのことを指します。ビジネスモデルや企業組織のあり方を変革させることをきっかけに、デジタルツールを導入する企業は、まだまだ少数派のようです。

どんなデジタルツールが導入されている？その効果とは

では、具体的にはどんなデジタルツールが企業に導入されているのでしょうか。

代表的なデジタルツールとして、バックオフィス向けのクラウドシステム・管理ソフトが挙げられます。
これは人事や経理、総務の勤怠管理や給与・経費計算、人事・労務管理などバックオフィス業務の効率化を支援するツールのことです。

ほかにも以下のデジタルツールが注目されています。

・営業支援システム（SFA）

・顧客管理システム（CRM）

・マーケティング支援システム（MA）

・基幹業務システム（ERP）

・ビジネスインテリジェンスツール（BI）

・業務改善プラットフォーム

・販売管理システム

・在庫管理システム

・倉庫管理システム

・Web会議ツール

・ワークフローシステム

・ビジネスチャットツール

・タスク管理ツール

・資料・作図作成ツール

このようなデジタルツールを導入することで、「社内での手続きがスムーズになった」「人件費の削減につながった」「Excelで管理していた業務の手間がかからなくなった」など、業務効率化につながったと実感する企業が多いようです。

一方で、デジタルツールを導入したにもかかわらず、十分に生かせていない企業もあります。その原因は、デジタルツールを使いきれていないことが挙げられます。具体的には「多機能を搭載しているが、実際の業務には必要がない」「操作性が悪く、デジタルツールに精通していない従業員以外は使いこなせない」「手間が減るわけではなく期待していたほどの費用対効果がない」など、自社に合わないデジタルツールを導入したことで、満足のいく成果が得られていないということのようです。

このことからデジタルツールの導入には、どんな業務課題を解決したいのか、そのために最適なデジタルツールはどれかを明確にすることが重要だと考えられます。

DX化に取り組むためのデジタルツール

総務省の調査によると、「実施していない、今後も予定なし」という企業が約60%（大企業では約40％・中小企業では約70％）にのぼることが明らかになっています。

一方で取り組み状況をみてみると、業種別では情報通信業が約45％、製造業、エネルギー・インフラ、商業・流通業が約25％、サービス業等では約16％がDX化に向けて取り組みを実施しています。

業務効率化やリモートワーク推進のためにデジタルツールを導入することも大切ですが、それ以上にDX化に向けて本格的に動き始めることが急務とされています。

なぜならDX化を実施しない場合、これから起きる市場や顧客のニーズの変化に合わせてビジネスモデルを変更できず、競争優位性を失う可能性があるからです。また、デジタル人材が社内で不足することによって、サイバーセキュリティや情報漏えい、事故・災害によるシステム上のトラブルやデータ紛失に対応できないリスクもあります。

経済産業省は『DXレポート～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～』の中で、既存のシステムの老朽化や先端IT人材の不足などに伴う経済的な損失は2025年以降、年間最大12兆円（現在の約3倍）にのぼると指摘しています。

これを「2025年の崖」と呼び、この崖を克服することが現代の企業に強く求められています。企業のマーケティングや営業活動において、デジタルツールを導入することで既存のビジネスモデルから脱却し、組織変革を実現することも期待されています。

まとめ

デジタルツールを導入するきっかけは企業によって多種多様ですが、自社に合ったデジタルツールを選定することが重要です。そのためには、まず現時点の業務を可視化させ、課題を洗い出さなければなりません。目の前の課題だけでなく、組織全体や長期的な視点で課題を整理することが重要です。課題に最適なデジタルツールを導入することで、DX化やビジネス変革の本格的な取り組みに着手できるでしょう。