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どれほど注意しても発生してしまう「経理ミス」の予防法

公開日2022/04/05 更新日2022/04/06 ブックマーク数

業務にミスは付き物ですが、ミスをした内容によっては会社に莫大な損害を与えてしまうこともあります。とくに注意が必要なのが経理業務でのミスです。経理でのミスを防ぐ方法、ミスをしたときの対処法をまとめてみました。

目次【本記事の内容】

経理業務のミスを予防・対処するうえでの必要なこと
経理業務で発生する代表的ミスの4パターン
ミスを予防するための方法とは？
ミスにはスピーディーに対処すべき
まとめ

経理業務のミスを予防・対処するうえでの必要なこと

経理のミスといって、真っ先に思い浮かぶのは金額の書き間違えや、帳簿への記入（入力）ミス、請求書の発行を違う取引先へ送付するなどです。経理の業務量の多さ、複雑さを考えれば、いくらでもミスが発生してしまいそうです。

しかし、単純な記入（入力）ミスであっても、取り返しのつかないことになることもあるため、経理担当者は十分に注意を払って業務に取りかからなければなりません。

また、ミスを防ぐための対応はもちろん大切ですが、それと同時に、ミスを早めに発見し修正できる仕組みをつくることも必要なことです。

経理業務で発生する代表的ミスの4パターン

経理業務で発生する代表的なミスを分類すると、「単純ミス」「業務の失念」「情報伝達ミス」「知識不足」の、4パターンに分けることができます。

「単純ミス」は、金額の入力ミスや、古いデータのままテンプレートを使い回しすることで発生しがちですが、毎日行うような作業の中での不注意によるものです。慣れた作業だからこその、“うっかりミス”です。

「業務の失念」は、業務量の多さから発生してしまうミスです。経理業務が煩雑となるのは年次決算の時期ですが、毎月、取引先への請求・支払い、給与計算・支払い、社会保険料の納付など月次決算業務も行います。複数の業務をこなしていると、やるべき業務を忘れてしまうことは多々あることではないでしょうか。

また、一つの案件に複数の人が関わっている場合に発生することがあるのが「情報伝達ミス」です。経理業務に必要な「知識不足」によって発生するミスもあります。

ミスを予防するための方法とは？

ミスの予防法の一つがITシステムの活用です。情報の共有と請求書発行などの自動化、さらに業務全体も見える化など、ITシステムを効率的に運用することで、不注意によるうっかりミスなどはかなり減少することができるはずです。

また、経理部門だけでなく、営業部門や製造部門に基本的な経理教育を施すことも、経理業務の負担を軽減することにつながるのではないでしょうか。

小規模な会社にありがちなのが、1人の担当者が長年同じ業務を扱うことですが、このような状況では情報が共有されず、ミスが発生しやすくなります。それを防ぐために効果的なのが「誰が、いつ、どのような業務をしているのか」が見える、タスクリストの活用です。

ミスにはスピーディーに対処すべき

このように、ITシステムを活用することで、ある程度はミスを防ぐことはできますが、完全にゼロにすることはできません。肝心なのは、発生してしまったミスにどのように対処していくかです。

いち早く修正し、取引先に関係するミスであれば、直ちに連絡しなければなりませんが、ミスの内容によって影響が出る期間は異なります。金額が大きければ大きいほど、取引先に重大な影響を及ぼす可能性もあるため、ミスを発見するとともに直ちに修正し、迷惑をかけないように早めに連絡するようにしましょう。

まとめ

どんなに注意をしても、不注意やうっかりミスは発生してしまうものです。その些細なミスが、自社にも取引先にも重大な影響を与えてしまうこともあるため、予防法・対処法を整備しておく必要があります。ITシステム導入が効果的とされていますが、低価格のクラウド会計システムなども続々と登場しています。経理ミスを予防するために、導入を検討するのも良いかもしれません。