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新入社員の入社式・入社手続き

公開日2018/04/03 更新日2018/04/03 ブックマーク数
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新入社員を対象に行う入社式の内容は企業によって様々ですが、ここでは一般的な入社式について紹介します。また、社員の入社に伴う様々な諸手続きについても説明します。

入社式について

入社式の日程
入社式は4月1日に行われることがほとんどですが、企業によっては4月最初の月曜日や営業日の関係で3月末や４月上旬になることもあるようです。

入社式の内容
一般的な入社式の内容は、まず社長による激励の言葉があり、自己紹介を兼ねた新入社員のスピーチや、新入社員が多数の場合、新入社員代表の挨拶があります。入社式は午前中から始まることが多く、式の最後に社長と新入社員全員で記念撮影をした後、昼食を挟んで午後からオリエンテーションに移行するスケジュールとなります。

オリエンテーションについて
オリエンテーションでは、まず総務が社会保険の手続きなど必要な提出書類の確認や、社員証の配布、カードキーの説明などを行います。その後、会社組織や就業規則、安全衛生教育、コンプライアンスに関する注意事項に関してひととおり説明し、各部署をまわっての紹介や、基本的な社内施設・設備の案内を行うこともあります。

入社式の準備
中小企業は社内の会議室や食堂で入社式を行うことが多いですが、大企業の場合はホテルの宴会場やイベント会場で大々的に行われることもあるようです。

総務担当者は、入社式当日はもちろん忙しいですが、事前準備として社長や教育担当者、他部門マネジャーのタイムスケジュールの調整や、入社式会場や食事の手配など、確認することが多々あります。入社式の日程や新入社員の人数が決まった段階で、部内で内容を検討し、早めに準備を始めて当日不備がないようにしましょう。

入社手続き

企業は新しく人を雇用する際、労働基準法や雇用保険、社会保険に関する様々な手続きが必要となります。労働条件通知書や入社誓約書などは入社日前に提出してもらう企業が多いようです。

ほとんどの企業で社員に提出してもらう書類

・労働条件通知書
企業側は契約期間や賃金を明示した「労働条件通知書」を書面で作成し、社員と労働契約を結ぶ必要があります。企業の社長と社員が二通にそれぞれ署名捺印し、一通を会社に提出してもらいます。

・入社誓約書
「入社誓約書」には主に就業規則、履歴書の記載事項、秘密保持（機密保持）・守秘義務、損害賠償に関することなどが記載されており、署名捺印し提出してもらいます。

・年金手帳
年金加入手続きのために基礎年金番号の確認が必要となります。

・雇用保険被保険者証（前職がある場合）
雇用保険加入手続きのために必要となります。中途採用者で前職がある場合に限られます。

・源泉徴収票（前職がある場合）
前職があり年内に転職した人の場合、年末に年末調整を行うために提出してもらいます。

・扶養控除等申告書
社会保険や税金の手続きに必要な書類であり、扶養家族がいない人でも提出してもらいます。

・健康保険被扶養者異動届（扶養義務がある場合）
扶養義務のある家族がいる人だけが必要な社会保険手続きの書類です。

・給与振込先の届書
給与振込みの銀行口座を届け出るための書類です。

・住民票
履歴書と同一の住所に住んでいるか、現住所を確認するために提出してもらいます。
企業によっては、会社指定用紙の住所票記載事項証明書を求めることもあります。

・健康診断書
労働安全衛生法では会社の義務として、雇い入れ時健康診断を実施する必要があります。
事前に会社が指定した項目の健康診断を受診してもらうか、入社後に受診してもらうこともあります。会社が診断費用を負担する場合がほとんどです。

・通勤に関する書類
交通費を支給するための通勤経路や通勤手段を記載する書類です。

企業により又は必要に応じて提出してもらう書類

・卒業証明書
新卒者の場合、履歴書の学歴が正しいかを確認するために卒業証明書のコピーを提出してもらう企業もあります。

・資格、免許関連の証明書
職種によっては資格が必要であったり、知識や能力が要求されたりするため、資格取得や免許の証明書を求めることもあります。

・身元保証書
入社後に社員が問題を起こした場合、身元保証人が連帯して賠償責任を負うことを会社に約束する文書です。本人以外の人が署名・捺印して提出します。新入社員が大勢入社する3月、4月は、企業の総務担当者にとってとても忙しい時期です。事前準備をしっかり行い、入社式を滞りなく行いたいですね。

また、入社後に保険や年金、税金関連で企業の義務として期日内に役所に届け出る手続きも複数ありますので、新入社員に対し入社時の書類提出をしっかり促しましょう。

※本記事は一般的な情報提供を目的としており、最新情報や具体的対応は公式情報や専門家にご確認ください。詳細はご利用規約をご覧ください。

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