新入社員の受け入れはどうすれば良い？4つのステップを解説

新しい年度になって最初に来るイベントといえば、新入社員の受け入れです。初めて新入社員の受け入れを担当し、どうすれば良いか分からない方も多いかもしれません。また、新入社員が思うように定着しないと悩んでいる人もいるでしょう。

新入社員の受け入れには、様々な準備が必要になります。全部で四つのステップを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

ステップ1：内定者研修を検討する

新入社員の受け入れをする際に、一つ意識しておきたいのが内定者研修です。学生が就職活動を終了した後、実際に入社するまでの期間を利用して内定者研修を実施する方法があります。

なぜ内定者研修を行うかというと、新入社員が担当する業務によっては、最低限の知識やスキルを身に付けてもらう必要があるからです。また内定者が複数いる場合は、内定者同士のつながりを作ってもらい、心の準備をしてもらうこともできます。

学生の就職活動では複数の企業を受けるため、内定の状況によっては辞退をされるリスクもあるでしょう。しかし内定者研修で企業のポジティブな面を見てもらえば、内定後の辞退のリスクを減らせる可能性があります。

新入社員を受け入れる企業の担当者にも不安はあるでしょう。しかし入社を考えている学生は、もっと大きな不安を抱えているかもしれません。よりスムーズに組織に定着できるよう、内定者研修を考えてみるのもおすすめです。

ステップ2：教育・研修方針を考える

新入社員の受け入れの前に、教育・研修の方針を考えておきましょう。まず初めに明確化しておきたいのは、研修や教育の方針です。これは以下の三つにわけられます。

・新入社員の教育係は誰か

・新入社員にどのようなスタンスを求めるか

・新入社員に一年後どうなってもらいたいか

新入社員を受け入れる際は、即戦力になる場合を除き、細かな教育が必要になります。そのため、誰が新人の教育係を担当するのかを明確化しておきましょう。例えば知識やスキルの高いベテラン社員を教育係にする方法もありますし、新入社員に近い年齢の若手社員を抜擢する選択肢もあります。

また新入社員にどのようなスタンスを求めるかを決めておきましょう。例えば「まずは教育係の指示をすべて聞いてほしい」「指示を待たずに主体性を持って業務に取り組んでほしい」など、新入社員に求めるスタンスが決まっていれば、おのずと教育の方針もみえてきます。

それから教育や研修を実施する以上、その目標を設定しておくのも重要です。最も分かりやすいのは、「新入社員に一年後どうなってもらいたいか」など、一定の期間とゴールを定める方法になります。目標は会社によって様々なので、自社に合ったゴールを設定すると良いでしょう。

ステップ3：環境面や書類の準備をする

もちろん環境面や書類等の準備も重要です。新入社員を受け入れるための環境としては、以下のものを用意しておくと良いでしょう。

・PC

・会社用の携帯電話

・デスク、オフィスチェア

・社員証

・制服（接客業など）

・名刺

・タイムカードなど勤怠管理のアイテム

・業務マニュアル

もちろん必要なものは会社によって様々なので、上記のすべてを用意する必要はありません。業務マニュアルは、必要ないと考える人もいるかもしれませんが、新入社員にとっては貴重な「予習・復習に使えるアイテム」です。会社専用のシステムの使い方や業務の流れなど、質問が出やすい点をまとめ、分かりやすい業務マニュアルを作成しておくと良いでしょう。

企業側で準備する書類としては以下のものがあります。

・内定通知書

・労働条件通知書

・入社誓約書

・雇用契約書

新しく人を雇用する場合は、新入社員を社会保険に加入させる必要があります。雇用保険資格取得手続きや健康保険資格取得手続き、扶養控除等（異動）申告書など、必要な手続きを済ませるようにしましょう。

一方、新入社員から提出してもらう書類としては、以下のものがあります。

・住民票記載事項証明書

・マイナンバー

・身元保証書

・年金手帳

・通帳やキャッシュカードのコピー（給与振り込みに必要な情報が書かれている）

・資格の証明書（必要であれば）

ステップ4：受け入れ後のサポートも徹底する

新入社員の受け入れを行った際に注意したいのは、メンタルケアと技術的なサポートです。新入社員にとっては新しい環境での挑戦になるため、どうしても不安がつきまといます。場合によってはメンタル不調に陥ってしまう人もいるでしょう。

普段から新入社員のメンタルケアをしっかりと行うかどうかで、組織に定着するかどうかが大きく変わってきます。表面上の面談を実施するだけでなく、普段から新入社員とのコミュニケーションを充実させ、悩み事を相談しやすい環境作りを目指しましょう。

また技術的なサポートも欠かせません。業務に必要な知識やスキルを教えていても、新入社員にそれらが定着しない場合もあります。「分からないところがあっても何となく聞きづらくてそのままにしている」ケースもあるでしょう。

そこで定期的に簡単な理解度チェックを実施し、新入社員に知識が定着しているかどうかを確かめるのがおすすめです。もしテストの結果が良くないようであれば、再度同じ内容を教育し、情報を吸収してもらうと良いでしょう。

まとめ

新入社員の受け入れには、様々な前準備が必要です。また実際に新入社員が来た後も、いくつかの注意点に沿って、教育・研修を進めていかなければなりません。

「新入社員が思うように定着しない」と悩んでいる場合は、従来の教育・研修方法を見直してみてはいかがでしょうか。