１つのツールが大きな効果を生み出す、知られざる「PDF」の底力

©VRD/Adobe Stock

日々ファイルをやり取りしている方は、PDFという言葉は当然ご存じでしょう。情報を共有する際は、PDFファイル形式で送られてくるケースが非常に多いのが現状です。

PDFについて、次のような誤解をいだいてはいませんか。

• PDFは最終形のフォーマット。受け取った側は、編集不可で自由に内容を変えられない。
• 画像データだから、文字の検索をしたくてもできない。
• だから元文書であるWord、Excel、PowerPointのデータが必要だ。

送信してくれた相手に、「元データを送ってほしい」と依頼した経験がある人もいるのではないでしょうか。またはPDFデータをもとに、一から再作成したことがある人もいるかもしれません。

でも実はPDFもツールを使うことで、文書業務をもっと自由自在に効率化することができるのです。

PDFを開発したAdobeが提供する利便性とは？

ここでPDFとは何か、改めておさらいしてみましょう。
PDFはPortable Document Formatの略で、ソフトウェア、ハードウェア、オペレーティングシステムに関係なく、文書を確実に表示または共有するために使用されるファイル形式です。つまり、どんな環境のパソコンで開いても、同じように表示することができる、「電子的な紙」と考えていただくのがよいかと思います。

もともとは1991年、Adobeの共同創設者ジョンワーノック（John Warnock）博士が、The Camelot Projectというアイデアを基に、紙からデジタルへの革新的なプロジェクトを発足させたのが始まりです。Camelotの目標は、どのアプリケーションの文書でもキャプチャし、どこにでもその文書の電子バージョンを送信して、どのコンピューターでも表示・印刷することが可能となる簡単なツールを提供すること。1992年にプロジェクトの成果としてPDFが誕生したのです。

Adobeは2008年に国際標準化機構（ISO）にPDFの仕様を委譲し、ISO 32000-1として標準化されました。しかし、PDFは高度な情報技術で設計されたドキュメントのため、100%サポートするのは簡単なことではありません。PDFフォーマットの普及と同時に、提供元によって品質のバラつきが起こり、レイアウト崩れや文字化けが起こるのも事実です。Adobeでは利用者の方々に安心してお使いいただくために、閲覧ソフトのAcrobat Readerを無料で提供、PDFを確実に表示できる環境を確保するようにしています。

ではPDFを有効活用することで、企業にとってどんなメリットが生まれたのか。実際の事例を挙げて、その効果を見てみましょう。

【建築業では…】作業労力の軽減で、50％の業務スピード向上を実感！

これはある建築業の事例です。建築事務所では新たな案件をスタートする際、まずは過去の類似資料を探します。そのため、全文検索に対応することは、業務効率化のうえで非常に重要。この建築事務所では過去の文書をAcrobatでPDFにしてデータベース化し、全文検索システムで検索して、容易に再利用できる環境を構築しました。

さらに建築業では提案書や図面など、多くの文書が存在します。それらは通常のMicrosoft Officeだけでなく、図面作成にはAutoCAD、プレゼンテーション用にはMicrosoft PowerPoint、Adobe Illustrator、Adobe Photoshopなどが使用されています。だからこそPDF変換はもちろん、提案書の編集、図面文書への書き込みなどの機能が必要になります。

この建築事務所ではAdobe Acrobat DCを導入し、PDFを直接編集できる環境を整えました。元データを開かずとも、PDFの提案書などへの編集ができるようになり、業務が楽になったとのことです。また、PDF化された図面に注釈を入れるようにして、電子ドキュメントで意見交換ができるようにしたとのことです。

結果として、資料作成のための情報収集やとりまとめで50％の業務スピード向上を実感。このように資料作成にかかる労力が削減されることによって、顧客提案力やサービス向上につながる業務に社員が時間を使えるようになったそうです。

さらに情報システム部門でも、ヘルプデスクやサポート、ソフトウェア展開やアップデートなどの負担が、Acrobat DCの標準化導入によって30%程度減ったとのこと。特定の部署だけではなく、全社的に結果を生み出せた事例です。

【製薬会社では…】ペーパーレスの実現で大幅コストダウン

ある製薬会社での成果をご紹介しましょう。
新薬を市場に提供するには、審査当局の承認が必要となります。しかし、承認申請には長年にわたる開発や治験の過程で膨大な文書を作成し、提出しなければなりません。電子化が進められる前は、承認申請文書を提出するために、なんとトラックを利用していたそうです。

また、申請資料や開発過程で必要な文書は、監査の裏づけを残しながらレビューを行う必要がありました。このように紙で管理していた5年くらい前までは、印刷のために数千万円以上という膨大なコストがかかるうえに、文書を保管するスペースを確保することが必須でした。

しかし近年、膨張する情報を紙で管理することは、もはや限界に達しています。
さらに製薬業界では、新薬の申請業務が電子化に。文書はPDFであることはもちろん、審査する人たちが効率的に見ることができるように、いくつかの要件が設定されました。たとえばWeb最適化、しおりの設定、使用するフォント、ハイパーテキスト、リンクなどです。

そこでこの製薬会社では、業務の性質上、長期の文書保管ができ、どのコンピューターでも文書のやり取りができるAdobe AcrobatのPDFを利用。各部署で保管していた膨大な紙文書がなくなり、印刷費用や保管スペースもセーブ。大きな費用削減に成功したとのことです。

PDF化した申請資料などは、アクセス権を設定したサーバーにコピーを保存。Webページからリンクを作成することで、必要なユーザーだけがスムーズに目的の文書を見られるように整備しました。ペーパーレス化とともに、ユーザーが使いやすい環境も構築したのです。

【公的機関でも】セキュリティ管理と確実な情報伝達を実現！

公的機関でもAdobe AcrobatのPDFは大活躍しています。

とある市では、文書を閲覧する人々の多くがAdobe Acrobat Readerを使用しているため、確実に安心して閲覧できるAdobe AcrobatでPDFを作成することが最適だと判断したそうです。

現在では、申請書や委任状などの書類をAcrobatでPDFを作成し、ウェブで公開することに。利用する市民もAdobe Acrobat Readerがあれば、いつでもどのデバイスでも確実に正確な情報が入手できるようになりました。

また、ある公共交通機関でも、利用者に負担をかけないセキュリティ統制のために、Adobe　Acrobat のPDFを活用しました。公共交通網を運営する会社にとっては、社外に送る文書に適切なセキュリティ設定を行うことは、セキュリティーリスクを回避するという意味でも重要でした。社内用、社外用といった利用シーンに合わせたセキュリティ統制方法を検討していたこの会社では、Acrobatの PDFを採用。Acrobatで作成したPDFであれば、「関係者以外は印刷不可にする」、「編集はできないけれど印刷はできる」など、詳細な設定をワンクリックで行えて、セキュリティがさらに向上しました。

業務面でも全社的にAdobe Acrobatを導入したことでライセンス管理が一元管理できるようになったそうです。

いかがでしたでしょうか。
各社で抱えている課題は少しずつ違いましたが、AcrobatのPDFを上手に活用することによりペーパーレス化、業務効率化を実現しています。

スムーズに仕事を進めていく上で、強力な味方になってくれるツールを、この機会に使いこなしてみませんか。

記事提供元