ワークフロー・プロジェクト、成功と失敗との分岐点とは？

ワークフローを電子化して一連の流れをシステムとして構築することは、今や業種を問わず一般的になりました。さらに現在では、さまざまなワークフローを統合してプロジェクト化する動きも広がっています。

しかし全体的な計画を重視せず目先のシステム構築に気をとられていると、ワークフローのミスが多発して、業務効率化どころではなくなります。
その失敗を防ぐため、ここでワークフロー・プロジェクトの構築で注意すべきポイントをまとめておきましょう。

ワークフローとは？

ワークフローとは業務フローとも呼ばれ、本来は企業内の各部門で行われていた、手作業による一連の業務手続きを表していました。ところが業務の効率化が企業にとって重要な課題になると、手作業によるワークフローでは対応に限界が訪れます。

例えば、申請処理や報告書の提出などでは、多くの責任者の承認が必要になり、決裁までに非常に長い時間を要することがあります。それをよりスピーディーに行うため、現在ではワークフローをシステム化することが常識になっているのです。

ワークフロー・プロジェクトとアジャイル開発

ところが、各業務単位から部門単位まで、企業内のシステム全般でワークフローが統合すると、システムの構築方法を改善する必要が出てきました。それが「アジャイル」という開発手法の始まりです。

アジャイル開発では、システム全体をいくつかの単位に区切って、それぞれに開発～テストと修正を繰り返しながらシステムを構築します。そのため作業のフットワークが向上し、開発期間が短縮できるというメリットが生まれます。しかし、この開発手法は慎重に進めないと、プロジェクト全般に致命的ダメージを与えることがあるのです。

ワークフロー・プロジェクトの落とし穴

アジャイル開発は作業に柔軟性があり、容易にテストや修正が可能になるというメリットがあります。より簡単に言えば、開発中にちょっとしたミスがあっても、気づいたタイミングでの修正が可能なわけです。実は、この容易さが落とし穴になるのです。

アジャイル開発の便利さに頼っていると、ワークフローのシステム開発では、「木を見て森を見ず」という悪循環に陥ることがあります。これは、目先の作業にとらわれているあまり、全体のシステム構成が見えなくなり、プロジェクト全体が機能不全になる状況です。この失敗の主な原因と結果を以下に挙げてみましょう。

●全体的な設計がおろそかになる
大前提としてどのようなワークフロー・プロジェクトを目指すのか、このテーマを考えずに部分的な開発をバラバラに進めてしまうと、プロジェクトとしての一貫性が失われます。また、必要なワークフローを取捨選択せずに、各部門での電子化を一気に進めてしまっても、全体的なワークフローは非常に使いづらいものになるでしょう。

●修正～テストの無限ループに陥る
アジャイル開発では、とりあえず作業を進めてみて、ミスが起きたら修正するという安易な考えになりがちです。結果的に修正とテストを繰り返すことになり、そこで膨大な時間が失われ、場合によってはシステムの導入が間に合わなくなる危険性もあります。

●最終テストで致命的なミスが発生
同様に、作業の始まりの段階で明確な計画がないと、最終テストで対処不可能なミスが発生し、やはりシステムの導入ができなくなる危険性もあります。もしも一から開発をやり直すことになると、大幅な時間とコストのロスになるでしょう。

●機能過多による効率ダウン
ワークフローに便利さを求めるあまり、さまざまな機能を追加し過ぎて、かえって使いづらいシステムになることもあります。このケースでも、事前の設計過程が軽視されることが失敗の原因と言えるでしょう。

失敗しないワークフロー・プロジェクトの構築方法

ワークフロー・プロジェクトを効率的に、しかも無駄なく構築するためには、全体の仕組みと細かいフローを同時に見ることが重要です。そのためにはまず、プロジェクトの枠組みにあたる部分を軸にして、それぞれのワークフローを組み合わせた全体図を設計する必要があります。この全体図を常に意識しながら、開発や修正を進めるわけです。

一方で、各ワークフローを一度に開発することが無理ならば、必要性が高いものから順次開発するとよいでしょう。それが成功してから、次に必要なワークフローを追加すればよいのです。このように、矛盾するようではありますが、全体という大きなものと各ワークフローという小さなものを同時に見ながら進めることが、ワークフロー・プロジェクトを成功させるポイントになるでしょう。

まとめ

ワークフローシステムを導入するにしても、何から何まで一括して構築する必要はありません。まずは各部門に共通する業務の効率化を図り、その中から電子化するべきステップを選択してシステムを構築すると、低リスクで高効率なワークフローシステムができ上るはずです。

現在システムの主流はクラウド型に移行しており、機能の拡張性も大幅にアップしています。企業内にワークフロー・プロジェクトを導入するなら、まず必要な業務を洗い出し、それをもとに全体的な設計図を描き、次に必要なワークフローから順次導入を進めることが、失敗しないワークフロー・プロジェクトのポイントではないでしょうか。

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