管理部門必見！年末年始の業務内容の再確認と効率化

11月も半ばになると、年末や年始に向けて社内の動きだけでなく、気持ちまで慌ただしくなってきますよね。年末調整やボーナスの支給など、お金に関係する業務が発生するので、うっかりミスだけは避けたいところです。

本記事では、管理部門担当者が見直しておきたい年末年始の業務内容や、効率化するための対策についてご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

年末にするべき業務内容

管理部門が年末にするべき一般的な業務内容を記載するので、まずは再確認しておきましょう。

■年末調整

年末調整の手続きについては、令和２年（2020年10月～）より、電子化が実施されることになりました。

従来の方法では、年内に支払う給与が確定したら、年末調整に必要な3枚の申告書を従業員に渡して回収し、12月にはこれらの書類を元に年税額を計算するのが通常の流れになっています。年間所得に応じた正しい所得税額は、12月または1月の給与で調整し、差額が多い場合は「還付」、少ない場合は「徴収（天引き）」となります。

≪従業員に渡す申告書≫

● 基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書

● 扶養控除等申告書

● 保険料控除申告書

年末調整手続きは、これまで担当者にとって大変負担の大きなものでした。しかし、令和２年分（2020年10月～）より、年末調整手続きの電子化が実施され、これによって担当者の業務負担の軽減と効率化が期待されます。

■賞与に関する届け出

賞与を支給したら5日以内に、所轄の年金事務所または事務センター宛てに、以下の書類を提出します。

● 被保険者賞与支払届総括表：支払合計人数と支払合計額を記載

● 被保険者賞与支払届：各従業員に支給した貸与額を記載

■年賀状やお歳暮、挨拶回り

年賀状やお歳暮の準備は、営業部などと早めに連携を取っておきましょう。年賀状は、早めに投函できるように、準備しておくことをおすすめします。

取引先や顧客などへの挨拶回りに持参する「自社カレンダー」などの準備も忘れずにおこなってください。

■その他、見落としがちな業務

11月、12月になるのを待たなくても、以下のような業務の準備は可能です。

● 大掃除のスケジュール計画と周知

● 緊急連絡網の再確認と周知

● 来年のスケジュール計画と周知

年末年始に従業員がコロナに感染した場合の緊急連絡網の配布、来年の年間スケジュールなども併せて周知しておきましょう。

年始にするべき業務内容

年始早々から管理部門がするべき一般的業務内容をピックアップしました。自社のイベントなども含めて、今のうちから再確認しておきましょう。

■各種法定調書を提出

原則、1月末日までに、税務署に「源泉徴収票」「支払調書」を提出します。また、所轄の自治体に「給与支払い報告書」を提出するので、日程などの段取りを組んでおきましょう。

■年賀状の整理

年始には届いた年賀状を確認し、送付漏れがあれば直ちに送りましょう。ただし、1月7日を過ぎている場合は、寒中見舞いとなります。担当者個人で判断するよりも、まずは上司に相談して指示を仰ぎましょう。

■挨拶回り・来客対応

年始のご挨拶に行く際は、「お年賀」などののしを付けた手土産を併せて持参します。また、来客を迎える準備も整えておきましょう。

■新年会

2020年、2021年とコロナ禍で新年会を中止した企業も多いでしょう。2022年に新年会ができるようであれば、少人数ごとの部屋を確保するなど早めに予約を入れ、出席者に周知しておきましょう。

年末調整の効率化にはクラウドサービスを利用しよう

年末調整の手続きは時間を要するだけでなく、正確性を求められる業務です。従業員数が少なければアナログ作業でも対応できますが、従業員数が多ければ多いほど、担当者の負担はかなり大きなものになります。従来の年末調整は、従業員へ申告書を配布して回収し、不備がないかのチェックや年税額計算のための給与システムへの手入力のほか、７年間の書類の保管管理など、「効率」とは程遠い現状がありました。

■年末調整の電子化がスタート

そういった問題点を解決するべく、令和２年の年末調整からは電子化がスタート。政府運営のマイポータルなどを活用することで、控除証明書などの電子データの一括取得、および自動入力が可能になり、従業員に年末調整申告書や控除証明書をデータで提出してもらうことで、年末調整の手続きが効率的になりました。

■年末調整用ソフトや国税庁の「年調ソフト」を活用しよう

年末調整手続きの電子化には、専用のソフトウェアが必要です。すでに、多くのベンダーにより年末調整のためのクラウドサービスが提供されており、書類の配布や回収、行政機関への提出までをクラウドで完結できるサービスも増えています。すべての手続きがWeb上ででき、給与や税金なども自動で計算され、訂正が生じてもスムーズに修正できます。人的ミスが減らせ、書類の回収やチェック作業にかかる人件費や労働時間の削減にもつながるでしょう。

また、国税庁では、2020年10月から「年調ソフト」を無償で提供しており、これを利用することで、従業員はパソコンやスマートフォンで申請書を作成できるようになりました。年調ソフトを利用するためには、各従業員のパソコンにソフトを導入してもらう必要があるため、早めに社内で情報を共有しておくとよいでしょう。

年調ソフトについて、詳しくは国税庁のホームページをご確認ください。

まとめ

書類回収作業や確認作業に多くの時間を要する年末年始。業務スケジュールにゆとりを持って取り組むのが理想ですが、各社が提供するソフトなどを積極的に活用して、効率アップを図りましょう。