ペーパレス化を実現する「ワークフロー」システム化するメリットや選び方（2021年12月版）

業務効率化を向上させるために注目されているのがワークフローという業務の流れです。
ここではワークフローの定義をわかりやすく解説しながら、既存のやり方を電子化するワークフローシステムについても紹介します。

「ワークフローってどんな意味があるの？」
「ワークフローシステムのメリットやデメリットは？」
「自社に合ったシステムはどう選べばいい？」

という方に向けて、ワークフローおよびワークフローシステムに関する基本をまとめてお伝えします。

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ワークフローとは

ワークフローとは、業務における承認・申請などの処理手続きを、あらかじめ決めた流れに沿って処理することです。また、その流れを図式化することやフロー化する意味合いもあります。

会社組織内のビジネスプロセスでワークフローが用いられるのは、おもに申請や承認、決裁を必要とする業務です。担当部署への確認や上長・経営者からの許可など、複数人や複数の部門・チームと連携をとらなければならない場合、ワークフローが役立ちます。
決められた手順、もしくは図式化された内容に沿って進めることができるので、煩雑な処理が求められる業務でも、現場の混乱を避けたり、担当者による無駄な手順を省いたりすることが可能です。

基本的なフローとしては起票者が申請をして、上長など複数人が承認、最終承認者・決裁者による許可というプロセスを踏みます。問題に内容があれば、起票者のもとに差し戻しとなり、ワークフローの手順をやり直すこととなります。
これらのプロセスで使用されるのが書類であり、以下が一般的です。

・見積依頼書
・稟議書
・各種休暇届
・出張許可・申請書
・出張精算書
・出張報告書
・立替交通費精算書
・備品購入申請書
・機器修理依頼書
・設備関係の利用願い
・E-Mail利用申請書
・ローカルLAN接続申請書

組織が拡大したり事業が成長したりするにつれて、各種手続きが複雑化することは珍しくありません。また内容によって申請ルート・プロセスが異なることも多々あります。

「有給休暇の申請で、どの書類を使用するのかわからない」
「交通費とは別扱いの出張精算書をどこに提出していいかはっきりしない」
「経費申請不備の差し戻しで再提出をしたが、許可がなかなか下りない」
「物品購入で稟議書を出したが、今の進捗状況がわからない」

このような問題を解決するために、ワークフローが活用されます。

ワークフローを紙文書で運用する問題点

今までは、先述したような書面を紙文書で作成して、提出することが一般的でした。しかし、近年は紙媒体によるデメリットが問題視されています。
ここでは紙文書が抱える6つの問題を紹介します。

問題点１、手間がかかる

紙の書類に直接入力するため、手間がかかります。書類作成だけでなく、申請から許可、管理するまで、すべての工程において労力を必要とするため効率的ではありません。
また、書類に不備があれば差し戻しとなります。再作成・修正する場合、申請には期限が設けられているため、時間に余裕にある時にやり直すことはできません。本来のコア業務に集中すべき時間を使って対応する必要も生じます。

問題点2、ワークフローが停滞しやすい

業務を円滑化にするためにワークフローを活用にしているにも関わらず、停滞しやすいことがデメリットとして挙げられます。
なぜなら上長の出張や外出、担当者の打ち合わせや不在など、やむを得ない事情で書類を確認できない恐れがあるからです。申請書が期限通りに手続きをしても、承認者がいないことで、ワークフローが思うように進まない事態が発生します。

問題点3、進捗状況を可視化できない

申請書を提出して日数が経ったけれども、許可が下りる様子がないという現象が起きることもあるでしょう。今どのプロセスまで進んでいるのか、いつまでに承認されるのかがわからないと、計画通りに業務を進めることができません。
「本当に稟議は通るのか」「許可が下りなかったらどうしよう」と、申請者のストレスや不満、不安を招く要因にもなります。

問題点4、コストがかかる

紙文書の使用にはコストが発生します。まず、書類の印刷にかかる、紙やインク、印刷機のメンテナンスなどが必要です。提出された書類は社内に蓄積されていくので、保管するためのスペースを確保しなければなりませんし、一度保管した書類を探す際などにもコストが発生します。

問題点5、リモートワーク下での運用が難しい

コロナ禍において、リモートワークを導入する企業が増加しました。リモート環境において、紙書類を主軸にしたワークフローでは限界があります。申請のためにわざわざ出社しなければならない、書類を郵送しなければならないというケースもあるでしょう。
また、DX（デジタルトランスフォーメーション）が推進される中で、オフラインではなく、オンラインで業務をする機会が増えています。フレキシブルな働き方が浸透している現代では、紙文書に依存したやり方では対応しきれないケースも生じているのです。

問題点6、内部統制におけるリスクがある

紙書面は記入内容の誤りや、確認・承認漏れなどが起きる可能性があります。場合によっては申請書が紛失したり、手順に沿わない処理がされたりすることもあります。ワークフローは内部統制に向けた運用をしなければなりません。紙書類の運用は内部監査や会計監査において、効率化を阻む要因となります。
6つの問題点を解決する方法として注目を集めているのが、ワークフローシステムです。次の章では、紙書類の電子化ができるワークフローシステムについて解説します。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、システムを活用することで、一連のワークフローを自動化できるコンピュータソフトウェアのことです。「稟議システム」や「電子決裁システム」とも呼ばれています。

ワークフローシステムでは紙の申請書や精算書、稟議書の代わりに、電子化された申請フォームを利用します。申請フォームは、システム上で一元管理されており、申請手続きは申請者が必要事項を入力し、申請ボタンを押すのみです。
申請が完了した後は、その申請内容や組織、役割によって承認担当者・決裁担当者を受動的に特定して、ワークフローがリレーされていきます。社内システムにアクセスできる状況であれば、社外からでも承認が可能です。またステータス状況も確認することができます。

最終的に決裁されたデータは、電子ファイルとして保管されます。過去の書類も、担当者や書類項目、特定の条件を指定して、簡単に検索することが可能です。

ワークフローシステムの種類

ワークフローシステムには2種類あります。1つはオンプレミス型で、もう1つがクラウド型です。

オンプレミス型は、ワークフローシステムを一から開発するタイプで、自社仕様にカスタマイズできるのが特徴です。しかし、多額の初期費用が発生するうえ、自社で保守・メンテナンスをしなければなりません。

クラウド型は、サービスを提供している開発会社のシステムにWEB上からアクセスして、利用するタイプです。機能は特定されますが、クラウド環境さえあればどこからでも利用できることが特徴です。

また、オプションで機能をカスタマイズできるサービスも一部あります。初期費用はかからず、運用コストもリーズナブルなので近年はクラウド型が主流となりつつあります。バージョンやメンテナンスも開発会社の方が行うため、自社で対応する必要がありません。

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ワーフローシステム導入のメリット・デメリット

ワークフローシステムを導入するメリットとデメリットは以下の通りです。
まずはメリットを説明します。

メリット１、ペーパレス化

ワークフローに関する一連の業務がすべてシステム上で完結します。書類に手書きをしたり、紙面に押印したりする手間はありません。書類の印刷や保管をする必要もなく、申請内容を一括管理ができるようになります。ペーパレス化によって、外部からの申請にも対応できます。働き方改革によって、多様なワークスタイルを確立したい企業に最適です。

メリット2、業務効率化

ワークフローに要する、大幅な時間短縮が期待できます。また、申請内容の修正や進捗状況の確認などで、本来の業務の手を止める必要がありません。自分が集中すべき作業の効率を上げることにつながります。

メリット3、内部統制の強化

申請・決済の内容やフロー、履歴をシステム上で確認できるので、不正な行為や情報改ざんを事前に防ぐことができます。業務規則を順守しながら、リスクマネジメントに活かせます。また、コンプライアンス強化によって監査への対応も円滑になるでしょう。

メリット4、決裁スピードの短縮

書類を手渡し・郵送する必要はありません。フローが完了するごとに、次の担当者へ自動通報されます。どこで停滞しているのかも確認できます。意思決定されるまでの時間が短縮でき、人為的ミスによる時間ロスも減らせることがメリットです。

メリットを挙げましたが、システムによってはデメリットもあります。
最大のデメリットは、ワークフローシステムを導入したにもかかわらず、活用されない可能性があることです。
その理由として挙げられるのは、以下の通りです。

・初期設定や、操作が難しい・使いづらい
・使いたい機能が搭載されていない
・自社の組織に合った複雑なルート設定に対応ていない
・既存システムと連携できない

ワークフローシステムを導入してそのメリットを最大限に生かすためには、すべての従業員が滞りなくワークフローシステムが活用できることを考えなければなりません。
このためにはシステム選びが重要になります。

ワーフローシステムの選び方

自社に合うシステムを選ぶポイントをお伝えします。

導入目的を明確にする

ワークフローシステムは、よりよいワークフローを実現するための手段です。社内のどんな課題を解決したいのか、なんのためにシステム化したいのかをはっきりさせましょう。そのソリューションとしてふさわしい機能、サービスがわかるようになります。
さらに、運用を想定した機能・サービスが事前にリストアップできていると選定がスムーズです。
また導入目的が不透明であれば、導入をしても社内で浸透しづらくなります。「紙の方がよかったのでは？」という声が従業員から集まり、失敗に終わるリスクもあるでしょう。

操作のしやすさ

すべての従業員が、日々の業務の中で使いやすいことがポイントです。直観的に使える操作画面で、パソコンやスマートフォン、タブレット端末などでUIが複雑ではないことを確認しましょう。動作スピードも重要です。中長期的に使用するという視点に立って、自社の従業員のリテラシーを考慮し、ストレスなく操作できるシステムをおすすめします。

導入・運用コスト

コストに関してみる際は、ただワークフローサービスの価格が高いか安いかを見るのではなく、費用対効果を考えなければなりません。
紙面にかかる費用と比べて、負担を抑えられることがポイントです。
クラウド型のワークフローシステムは初期費用はかかりませんが、月額や年額で料金がかかるため、費用が継続的に発生することに注意が必要です。また、十分な機能があるかはもちろんのこと、コストに見合ったサポートや保守、サービスが受けられるのかの確認も大切です。
カスタマイズやアドオンの追加、社内システムとの連携など、開発会社によって対応が変わります。実務担当者と入念にすり合わせをしておきましょう。

導入実績

開発会社の導入事例があるのかを確認することも重要です。とくに自社と同じ業界や業種の実績があるかを見ておきましょう。
さらには、ただ実績をチェックするだけでなく、実際に使用してみた生の声や効果があった点などの情報を収集することで、導入後のイメージがしやすくなります。

以下に、マネジー編集部おすすめのワークフローに関するお役立ち資料を記載しましたので、ぜひご活用くださいませ。

マネジー編集部おすすめワークフロー4選

まとめ

ワークフロー、およびワークフローシステムについて網羅的に解説しました。
いかに優れたワークフローシステムを導入するかよりも肝心なことがあります。それは優れたワークフロー（業務フロー）を構築することです。
システム導入が目的ではなく、「自社に最適なワークフローを実現するために、ワークフローシステムを活用する」という本来の流れを忘れてはなりません。

ワークフローシステムの選定は大変な作業です。なぜなら、魅力的なシステムが多数、市場に出回っているためです。
そこで一定期間、お試しで利用できる無料プランなどを活用して、シミュレーションをしながら比較検討することをおすすめします。

熟考する際は、本記事の内容もあわせてお役立てください。

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