総務法務の非効率業務、2位は契約書管理、1位は？｜総務・法務を対象にした業務の無駄に関する調査結果（マネジー調べ）

コロナ禍でニューノーマルとなったテレワークなどの新しい働き方や各種クラウドサービスは、業務の効率化に大きく貢献しています。一方で、これらを導入しにくい職種もあり、その一例が総務などのバックオフィス関連です。これらの仕事は、いまだに非効率なままのであることが少なくないと言われています。

一体、どのような業務が非効率なままとなっているのでしょうか？

今回、マネジーでは読者を対象に「総務・法務・経営企画の“非効率な業務”に関するアンケート調査」を実施しました。
ぜひ、参考にしてください。

＜調査概要＞

調査内容：総務・法務・経営企画の“非効率な業務”に関するアンケート調査
調査期間：2021年10月20日～26日
調査対象：当社運営メディアに登録し、総務・法務・経営企画に従事している20代～60代男女
調査人数：128名
調査方法：インターネットによる調査

バックオフィスの非効率業務No.1はやっぱり「押印作業」！

今回のアンケートでは総務・法務・経営企画の業務に従事する人々に、自身の仕事で“非効率”と感じるものについて4つの質問をしました。

まず、「現在、進め方が非効率だと感じる業務はありますか？（複数回答可）」と質問したところ、最多回答は「押印作業」（21.8％）になりました。
次に「契約書管理」（15.2％）、それ以外は「各種会議運営」（10.0％）、「社内インフラ整備関連」（9.7％）、「コンプライアンス関連」（8.3％）、「安全衛生管理」（7.3％）、「社会保険・雇用保険手続き関連」（6.9％）、「非効率なものはない」（6.9％）などが続きました。　　

「非効率なものはない」と答えた人はごくわずかであり、大半の企業は業務の効率化に何らかの課題があることがわかりました。

さらに、「前項で選んだ業務のうち、最も非効率と感じているものはどれですか？」（n＝128）と尋ねたところ、最も多かった回答は「押印作業」（35.9％）で断トツの選択率になりました。
次に「非効率なものはない」（14.8％）、以下「契約書管理」（11.7％）、「各種会議運営」（9.4％）、「文書の作成管理」（8.6％）、「社会保険・雇用保険手続き関連」（7.0％）、「コンプライアンス関連」（4.7％）などが並びました。

「押印作業」は、承認者が押印しないと次のステップへ進めないため、承認者と手続き担当者が出社する必要があります。テレワークしやすい電子契約サービスの利用が増えている現代で、「押印」派企業に勤めている人は確かに、非効率と強く感じるでしょう。

実際、問2で選択した業務が非効率に感じる理由を自由回答で尋ねたところ、以下のような意見が寄せられました。

・「電子化していないので、押印のために出社する必要がある」

・「社内システムが電子契約とリンクしていないので、別々に対応しているから」

・「実印を代表者が常に持っていて、タイムリーに押印されない」

・「押印までの社内承認手続きが無駄」

上記の意見はごく一部ですが、電子契約サービス未導入の企業（もしくは、導入済みでもうまく運用できていない企業）を中心に、「押印作業」が業務の“足かせ”となっていることがわかります。

最後に「前項で選択した業務に対して改善したいと思いますか？」と尋ねました。結果は以下のとおりです。

・改善したい…45.3％

・非常に改善したい…29.7％

・改善中…8.6％

・特に改善したいと思わない…16.4％

“改善中”も含めると、実に8割以上の企業が「現状より良くしたい」と考えています。

以上が、当社の運営メディア登録者を対象にした「総務・法務・経営企画の“非効率な業務”に関するアンケート調査」です。

特に非効率に感じる「押印作業」や「契約書管理」などの業務は、業務フローの見直しだけでなく、システムの導入やアップグレードによって解決されることがあります。
しかし、何が問題で、どこから手を着けていいかわからないといった方は少なくないでしょう。

そこで、マネジーでは法務・総務の最新トレンドが学べる『ManegyランスタWEEK』というwebイベントを開催し、さまざまな問題を専門家による解説で解決のヒントになるセッションを予定しております。

期間は11/15～19の1週間、ランチタイムに開催しますので、上記の調査結果に共感された方はぜひご覧になってみてはいかがでしょうか？

【主なセッション】

『文書作業を圧倒的に効率化する３つのポイント　～契約書から議事録まで～』
登壇企業：FRAIM株式会社
日時：11月16日（火）12:05 -12:30
登壇者：FRAIM株式会社 / 営業企画部長 / 山田 純希 氏

『脱ハンコを検討するなら知っておくべき、本質的な契約DXを実現するCLMとは？』
登壇企業：ContractS株式会社
日時：11月18日（木）12:05 -12:30
登壇者：ContractS株式会社 / 経営企画部長 / 津田 奨悟 氏

『契約書管理の前提を覆す電子化せずにDXを推進する方法』
登壇企業：寺田倉庫株式会社
日時：11月18日（木）12:35 -13:00
登壇者：寺田倉庫株式会社 / ソリューションチームリーダー / 上殿 信 氏

きっとお悩み解決のヒントが見つかることでしょう。