なかなか導入が進まない電子契約導入、要因の一つに電子帳簿保存法への理解不足

改正電子帳簿保存法が2022年1月施行、インボイス制度が2023年10月開始と、電子契約導入の環境が整いつつありますが、導入率はそれほど進んでいないというのが実情のようです。では、なぜ電子契約の導入が進まないのでしょうか。総務・法務担当者を対象とした電子契約に関する調査結果から、その原因を考えていきましょう。

電子契約導入率は3割未満

電子契約は、テレワーク対応や業務の効率化、コンプライアンスの強化、コストの削減、管理面などでメリットがあることから、コロナ禍をきっかけに導入する動きが広まりつつあります。

しかし、株式会社インフォマートが総務・法務業務担当者に対して実施した電子契約の実態調査によると、「電子契約導入済み」の企業は27.9%で、3割にも届いていないことが明らかになりました。

電子契約の導入が進んでいる業種は、「出版・通信・小売り」が50.0％で、「製造業（消費財）」が46.2％となっています。「出版・通信・小売り」は2020年4月以降の導入が多いことから、新型コロナウイルス感染症の拡大をきっかけに電子契約導入が進んだとみられています。

また、電子契約導入の効果として最も回答が多かったのが「テレワークへの対応」で46.2％、次いで「印紙代や郵送、保管費用などのコスト削減」が45.4％、「セキュリティ強化」が39.2％でした。コロナ禍で急速に進んだテレワークに対応できた点が、多くの企業で評価されたことがわかりました。

電子契約導入が進まない原因は導入前後の問題対処による業務負担

電子契約の導入率は2020年9月の調査では18.0％でしたから、コロナ禍で約1.5倍に増加しています。それでも3割にも届いていないのはなぜなのでしょうか。

調査によると、電子契約導入時に困ったことは、「電子契約の仕組みや安全性に関する調査」が34.6％と最多で、「自社の稟議フローや関連規定などの確認と整理」が33.8％、「電子契約導入による費用対効果の算出」が32.3％と続いています。

また、導入後の課題や困ったことについては、「社内からの質問対応」が33.8％、「操作がうまくいかないなどのトラブル」が31.5％、「取引先からの質問対応」「取引先への周知（メールや案内文の郵送など）」が27.7％でした。

株式会社インフォマートは、「社内・社外からの問い合わせ対応に負担を感じる企業が多い」と分析しています。

次に、電子契約の導入時の課題やトラブルを実際にどのように対処したかをみていきましょう。

電子契約導入のカギとなるのは契約ベンダーのサポート活用

調査で最も多かった導入する際に生じた課題の対応は、「ベンダーのサポートを活用しつつ、基本的には自社で解決した」が40.8％で、次に「すべて自社で解決した」の39.2％でした。

また、導入後に生じた課題については、「すべて自社で解決した」が40.0％、「ベンダーのサポートを活用しつつ、基本的には自社で解決した」が35.4％となっています。

電子契約を導入した企業の多くが、自社で導入前後の課題に対応しているのが現状のようです。株式会社インフォマートでは、この調査から、電子契約の導入において「電子契約ベンダーのサポートがポイントになる」と指摘しています。

電子契約をスムーズに導入するためには、総務・法務担当者が電子契約ベンダーのサポートを上手に活用することが重要であるといえるでしょう。

6割が電子帳簿保存法の内容を「知らない」

電子契約を導入するにあたり、電子帳簿保存法などの法律について理解しておく必要があります。

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の全部または一部について電子データで保存することを認めた法律です。2021年の税制改正において電子帳簿保存法の改正等が行われ、抜本的な見直しがなされました。電子データの保存要件が緩和され、電子化を検討しやすい環境となるため、テレワークの推進やペーパーレス化に取り組みやすくなるでしょう。

しかし、株式会社インフォマートが実施した電子帳簿保存法・インボイス制度に関するアンケートでは、電子帳簿保存法についての認知度がそれほど高くないことが明らかになりました。

「電子帳簿保存法をご存知ですか？」という質問に対して、従業員規模300人以下では「知らない」と回答した企業が62％、301人以上では52％でした。規模が大きい企業では多少認知されていますが、全体の認知度はまだ低いといえます。ここに、電子契約導入が進まないそもそもの要因があるのかもしれませんん。、

まずは、電子帳簿保存法の内容を再確認することが、先決かもしれません。

まとめ

これからは業務のデジタル化も急速に進むことが予想されますが、その足掛かりの一つとなるのが電子契約の導入です。改正電子帳簿保存法、インボイス制度に合わせ、デジタル化による業務効率化、ペーパーレス化に取り組んでみてはいかがでしょうか