エクセルを見ただけで仕事ができるかどうかがわかる！？ 鍵は「楽する」こと

オフィスワークをされている方であれば、多かれ少なかれエクセルに触れる機会はあるでしょう。実は、エクセルで行った仕事を見ただけで、その人の性格や「仕事ができる・できない」といったことがわかってしまう可能性があるのです。

今回はエクセルで人の資質を見抜く方法と、仕事に必要なマインドについて考えてみましょう。

エクセル仕事のゴールまでにはさまざまな道がある

エクセルは言わずと知れた表計算ソフトです。文章作成や一覧表を作るのはもちろん、合計や平均といった数値計算も可能です。さらに、関数やマクロを使いこなすことができれば、ルーチン化した複雑な計算や煩雑な入力作業も自動化することができます。

例えば、元データが記載されているシートのある項目だけを新しいシートに抽出して資料を作成するとしましょう。

ある人は2つのシートを開いて見比べながら手入力するかもしれません。
またある人はひたすらコピーアンドペーストを繰り返して資料を完成させるでしょう。
そしてある人はマクロを組んで必要な項目だけを抽出する方法を選択します。

どれもゴールは「資料作成」です。
しかし、そこまでの道のりは何通りもあります。どの道を選ぶかで、その人の資質が見えてくるのです。

なぜエクセルで仕事ができる・できないかがわかるのか？

手入力をする、コピーアンドペーストをする、マクロを駆使する。どれも不正解ではありません。

しかし、業務効率には大きな差が生まれます。

手入力やコピーアンドペーストをして途中で投げ出さず、時間をかけてミスのない完璧な資料を作ったという人も一定の評価はできます。しかし、マクロを駆使して数秒で、しかもミスなく資料が仕上げられる人のほうが、効率が求められるビジネスという現場においては評価されてしかるべきと言えます。

もっとわかりやすく例えてみましょう。

上司に提出するレポートや書類をすべて紙とペンを使って手書きしたら非常に時間がかかります。
ある種マメさは感じられるかもしれませんが、すべての書類を手書きで仕上げていたら今の時代とても間に合いません。「パソコンでやれ」と怒られるかもしれません。
多くの方はパソコンで書類を作成してプリントアウトして提出するか、メールに添付して送信します。
今や基本的なパソコン操作ができない人は「仕事ができない」という烙印を押されかねない時代です。

極端な例ですが、エクセルにも同じようなことが言えます。

時間をかけて丁寧に一つひとつ入力するよりも、関数やマクロを駆使してゴールに早く・正確にたどり着ける人のほうが「仕事ができる」と評価されるのです。

必要なのは「調べる」ことと「楽をする」こと

とはいえ、知識やスキルには個人差があります。

エクセルで関数やマクロを使えないこと自体は悪いことではありません。

重要なのは「調べる」こと。今やあらゆる情報がネットで検索できる時代です。
ある課題に直面したとき、それを解決できる方法を調べられるか？調べられないか？で仕事の成否は大きく違ってきます。

特にエクセルの場合はそれが顕著です。
関数やマクロのスキル・知識がなくても、調べればすぐに出てきます。調べて実行してみて、効率や正確性を向上させることこそが、今ビジネスで求められている資質の一つだと言えます。

ただ、もう一つ問題なのは「調べようという気持ちがあるか」です。

エクセルで手入力やコピーアンドペーストをしている人は、関数やマクロの知識やスキルがないのに加え、手作業に問題を感じていないケースが考えられます。
非効率的であるという課題を解決することを放棄し、あるいは問題に気づかず、「よくわからないから手作業のままでいいや」と今までのやり方に囚われてしまっているのです。

こうした問題に気づくためには、ある種の「楽をする」ということが必要なのかもしれません。

「歩くのが大変だから」「楽に移動したいから」という気持ちがあるから、自動車などの便利な乗り物が普及しました。「手書きが面倒だから」という気持ちが人々にあるから、ワープロが生まれ、さらに高性能なパソコンが浸透したのです。
「楽したい」という気持ちから、数々の便利な発明品が生まれたと言っても過言ではありません。

エクセルも同様に、「苦労してでも仕上げる」という考え方から、「なんとか楽をしたい」「早く仕上げる方法を見つけたい」というマインドに切り替えることで、効率的な方法を調べて実行するという行動が生まれるのです。

「楽をする」というとネガティブなイメージがあるかもしれません。
学生時代を思い返すと、算数や数学のテストでは電卓を使わず手で計算する、英単語や漢字をひたすらノートに書き写して覚える、持久走では最後まで自分の足で走り抜くなど、「楽をしないことが美徳」という価値観が教えられてきた節があります。

たしかに真面目にコツコツ物事に取り組むのは素晴らしいことです。知識や技術を習得するためには楽をせず、ひたすら努力しなければいけない時期もあり、学生時代はその期間でもあります。

しかし、ビジネスでは結果がすべて。道具を使う、不必要な手間を省くなどして結果を出せる人のほうが評価は高いのです。

仕事をサボったり手を抜いたりして楽をするのは論外ですが、「楽な方法はないだろうか？」「時間や手間をかけず仕上げる方法はないだろうか？」という、いい意味で「楽する」ことができる人は非常に優秀と言えるでしょう。

まとめ

エクセルは顕著にその人の資質が表れます。そして、それは単なる一作業にとどまらず、ビジネスのあらゆる点に作用します。一度、ご自身の作業手順や仕事への向き合い方を見直し、「楽して」みてはいかがでしょうか？