評価が爆上がりする資料作成の方法とは？

通常、資料作成はパワーポイントなどのプレゼン用ソフトを使用し、各種関連データ・情報を盛り込み、グラフ・画像を用いて視覚的にもわかりやすい内容にすることが求められます。しかし、このような工夫をせずにクオリティの低い資料ばかりを作っていると、上司から査定に響くようなマイナスの評価を受けかねません。やはり作成するなら、評価が上がるようなクオリティの高い資料を作りたいものです。

そこで今回は、評価が爆上がりする資料作成をする上で大事なことは何か、という点について詳しく解説します。

パワーポイントを開く前に、自分の考えをまとめる

資料はパワーポイントのようなプレゼン用ソフトで作成することが多いです。しかし、いきなりソフトを立ち上げて、最初の1ページ目の前で「どんな内容にしようか」と頭を抱えるのは得策ではありません。プレゼン用ソフトは考えた内容をまとめ、アウトプットするためのソフトであり、思考するのに適したソフトではないからです。

そのため資料作成をするという場合、プレゼン用のソフトを使う前に、wordやメモアプリなどの文章を書けるソフトを立ち上げ、そこで自分の考えを文にしてまとめることをおすすめします。資料全体の流れ、各スライド・ページにどんな内容を盛り込むのかということを事前に文章で書いておき、実際にプレゼン用のソフトで資料を作るときは、事前に書いたものを見ながら作っていくのです。

そうすることで最初のページから最後のページまで一貫性のある資料、自分の言いたいこと・伝えたいことを冷静・客観的に盛り込める資料を作成しやすくなるでしょう。

リサーチ時間を事前に決めておく

資料作成にリサーチは欠かせませんが、作成に期限がある以上、際限なくリサーチを続けるわけにはいきません。特に、自分にとってなじみのない分野の情報を収集するときは、理解不足を指摘されないように、調べる量をとにかく多くしたいと考えがちです。

しかし情報収集には終わりはなく、関連するデータを集め始めれば、どこまでも集め続けることができます。より深く、幅広い情報を網羅した資料を作成することに専念していると、「情報収集に時間がかかって、結局締め切りに間に合わなかった」という事態も起こりかねません。

そうした事態に直面しないためには、リサーチに費やす時間を事前に決めておくことが重要になってきます。たとえば、「今から40分だけ本やネット上で情報を集める」などと事前に決めておき、時間がきたらそこまで集めた情報をもとにして、資料作成をひとまず始めるのです。とくに複数の仕事を並行して担当しているときは、資料作成という一つの業務にだけ多くの時間を費やせません。時間を決めて集中的にリサーチするようにすれば、結果として何時間もダラダラと行うよりも質の高い情報を集められるでしょう。

膨大な情報を集めて資料を作ろうとしても、最後のページまできちんと作成する前に締め切り時間が来てしまうと、中途半端な資料になってしまい高評価を得ることはできません。

周りの人に相談しながら作成する

自分の専門分野・得意分野の資料を作る場合なら、一人でも問題なく作成できるかもしれません。しかし、自分のよくわからない分野、不得意分野の資料作成を任されたら、理解不足も相まって、問題や疑問点にぶつかることもあるでしょう。そのような状況に直面した場合、自分一人で抱え込むことは避け、同僚や先輩、後輩に相談することが大事です。

相談する際は改まった形式にする必要はなく、相手が手の空いている時間や休憩時間に気軽に話す形でお願いするとよいでしょう。30分だけ付き合ってもらい、あれこれ指摘してもらうだけでも、自分一人では得られない気づきや発見が得られるかもしれません。相談する相手を複数にすれば、それだけ多くのアイデアを得られるわけです。

ただし、こうした相談をするためには、普段から同僚・先輩・後輩とコミュニケーションをとり、気軽に話せる関係性を築いておくことが大事になってきます。そのためには、自分の資料作成時にお願いするだけでなく、相手が相談してきた場合も気軽に対応してあげましょう。自分がアドバイスした相手は、自分がアドバイスを求めているときも真摯に対応してくれるはずです。

まとめ

デスクワークをしていると、資料作成を任される場合もあるでしょう。その際、まとまりがなく、提示されているデータも不適切な資料を作っていると、上司・同僚からの評価が下がってしまうことがあります。

評価がアップするようなクオリティの高い資料を作るには、

• パワーポイントなどのプレゼン用ソフトを起動する前に、テキストベースで自分の考えをまとめる。
• 時間を決めてリサーチを行う。
• 疑問点や問題が生じたときは一人で抱え込まず、同僚・先輩・後輩に相談する。

という3つのポイントを押さえた資料作りをおすすめします。なお、同僚・先輩・後輩に相談するという点については、普段から気軽に話ができる関係性をお互いに築いておくことも大切です。