書類作成を効率化！時間短縮につながる書類作成のコツ

仕事ではさまざまな書類を作成するシーンがあります。しかし書類作成に時間を取られてしまい、本来やるべき業務の時間を確保できなかったり、残業してしまったりすることも少なくありません。

本記事では、書類作成を効率化するためのポイントやコツを解説します。ぜひ参考にして、作成にかかる時間を短縮しましょう。

書類作成を効率化するための3つの大原則

「書類作成に時間がかかる」という人は、行き当たりばったりで作成に取り掛かることが多い傾向です。何も考えずに書類の作成を始めると、内容が思いつかなかったり、完成しても満足のいく出来ではなかったりし、何度も修正をしたりなど時間がかかってしまいます。

効率的に書類を作成したいのであれば、まずは大前提となる以下の原則について意識しましょう。

書類の目的とゴールを明確にする

書類作成に入る前に、書類の目的とゴールを明確にします。それらが不明確だと、書くべき内容について考えが浮かばなかったり不自然な終わり方になってしまったりして、予想以上に時間がかかってしまう原因になるからです。

たとえば、顧客に対するプレゼン資料を作成するときには「新商品の紹介」が目的であり「新商品を購入してもらう」ことがゴールとなります。

このように目的とゴールが明確になっていることで、どのように資料に落とし込めば良いのかを把握でき効率化につながるでしょう。

構成を考えてから書類作成に入る

書類作成を効率化するには、最初に構成を考えることもポイントです。ゴールが見えていても、そこに至るまでの道筋を立てられなければ、途中で軸がブレてしまい時間がかかってしまいます。

書類のストーリー展開や書く内容についてあらかじめ設計してから書類作成に入ることで、スムーズに資料を作成できるでしょう。

集中できる空間を作る

書類作成を効率的に終わらせるためには、作成する際の環境も関係してきます。周囲がザワザワしていたり電話や来客があったりすると、せっかく早く終わらせたいという気持ちがあっても集中できません。

このような課題に対し、作業に集中できるようにオフィスに「集中席」「集中ボックス」などを設置する企業も増えてきました。周りを気にせず集中できる空間作りは、作業効率を高めます。また机や椅子などにこだわったり、周りを整理整頓して必要な書類やデータをすぐに取り出せたりするような工夫も重要です。

書類作成を効率化する4つのコツ

前項の大原則のほかにも、書類作成を効率化するためのちょっとしたコツやポイントがあります。

パソコン操作に慣れる

パソコンを使う書類作成では、パソコン操作に慣れておくことで格段にスピードが速まります。

特にタイピングに慣れることは重要で、どれだけ早く・正確にタイピングできるかが作業時間を左右します。タイピングはスピードだけでなく正確さも求められるので、タイピング練習ソフトを活用してタイピングに慣れておきましょう。

また、マウスを使わずにキーボードだけで操作する、ショートカットキーをマスターしておくこともおすすめです。

ぜひ覚えておくべきショートカットキーをいくつか紹介します。

ほかにもさまざまな種類のショートカットキーがあります。またWord・Excel・Power Pointなどソフトごとの便利なショートカットキーもあり、書類作成の効率化をサポートしてくれるでしょう。

テンプレートを活用する

自社の書類作成のパターンがある程度決まっているのであれば、テンプレートを活用してフォーマット化するのも一つの手です。テンプレートに沿って内容を落とし込んでいくだけなので、効率化が図れます。構成にかける時間も短縮できるでしょう。

テンプレートを自社で作成する場合には、汎用性のあるテンプレートにすると全員で共有できます。いくつかテンプレートのパターンを作っておくと、さまざまなシーンに応用できるので安心です。

また書類作成のテンプレートはインターネット上でも入手できます。デザイン性の高いテンプレートを活用できるので、探してみるのも良いかもしれません。

第三者にチェックしてもらう

書類作成では時間を短縮するだけが効率化ではありません。クオリティが高い書類を作成することで、修正や改善の手間を省けます。

また、できるだけ第三者にチェックしてもらうと、自分では気づけなかった修正点や改善点が見つかるでしょう。チェックしてもらうのは、作成に慣れた上司や先輩がベストです。

完成してからのチェックだと、大幅な修正が必要になった場合に多大なリソースがかかってしまうため、不安な人は作成の途中でもチェックしてもらい、その都度修正していきましょう。そのようにすることで、大幅な修正を避けられます。

書類作成をアウトソーシングする

自社で書類作成のリソースを割けない場合は、書類作成代行サービスに外注するのもおすすめです。プロの手によりクオリティの高い書類が完成します。

書類作成の時間を丸々削減できるため、本来やるべき業務に時間をかけることができ生産性も向上するでしょう。

まとめ

書類作成を効率化するためには、目的・ゴールと構成を決めてから取り掛かることが大前提です。また集中できる作業空間の確保も、書類作成の効率化につながります。

今回紹介した内容を基に、効率的に書類作成を行い生産性向上に努めましょう。