稟議・決裁のデジタル化。メリットと導入のポイント

スピード経営、事務効率化をめざして、多くの企業で稟議・決裁のデジタル・システムの導入が進められています。ここでは、稟議・決裁デジタル化のメリットと導入のポイントをご紹介します。

稟議・決裁のデジタル化が進められている理由とは

会社で仕事を進めていく場合、重要な案件については、組織全体にそれを諮って承認を得る必要があります。そのプロセスを担っているのが稟議書です。

流れとしては、まず、申請者が稟議書を作成して、上長をはじめとした承認者に回覧し、最終決裁者が認否を決定するというのが一般的です。

会社によって多少の違いはありますが、購買や調達関連、投資関係、人事、受注関連など、稟議の必要な事案は多岐にわたります。

このように、基本的には紙ベースで進められる稟議制度は、手間がかかり、決裁までに時間もかかることから、日本的な効率の悪い事務作業のひとつとされてきました。

これを解消する手段として注目を集めているのが、稟議・決裁のデジタル化です。デジタル化によって、稟議書を紙に出力することなく、システム上で完結させることができます。

デジタル化された稟議書では、回覧した稟議書に押印された印鑑で承認を確認しなくても、システム上の承認履歴で認否を確認することができ、経営のスピードアップしペーパーレス化も進みます。

稟議・決裁のデジタル化は、基本的には、ワークフローシステムを使って構築されます。

稟議・決裁デジタル化の6つのメリット

稟議書をデジタル化することで、以下の6つのメリットが生まれます。

１．意思決定を迅速化できる

紙の稟議書の場合、社内の承認ルートを順に回覧していく必要があります。上長が出張などで長期間不在の場合は、そこで回覧が止まってしまい、最終決裁に時間がかかってしまうこともあります。

しかし、稟議・決裁をデジタル化すれば、複数の承認者・決裁者に同時にドキュメントを送ることができ、出張先で承認してもらうこともできます。その結果、最終決裁までの時間が大幅に短縮されます。稟議・決裁のデジタル化の第一のメリットは、この意思決定の迅速化にあります。

２．稟議申請者の負担が軽くなる

紙ベースの稟議書では、同じ内容を何か所にも記入しなくてはならない場合があります。また、記入ミスがあった時は、一から書き直す必要が出てきます。稟議・決裁がデジタル化されていれば、同じデータを使いまわすことができ、煩雑な入力作業が不要となります。

さらに、決裁の状況を可視化できるのもメリットです。自分が上げた稟議書の承認ステータスを把握できるため、誰のところで止まっているかが分かります。急ぎの案件であればピンポイントで、その方に決裁を依頼することもできます。

３．内部・外部監査の対応を効率化できる

内部監査や外部監査があった場合、紙の書類では対応に多くの工数が必要となります。書類そのものを一か所に集め、その管理や必要書類の検索にかなりの手間がかかります。しかし、稟議・決裁がデジタル化されていれば、文書はデータとして保管されているため、保存も検索も簡単に行えます。

４．ペーパーレス化でコストが削減できる

稟議・決裁をデジタル化することによって、印刷出力が不要となるため、紙の使用量を削減できます。単純に紙のコストや印刷代が削減できるだけでなく、ファイルの保管や管理も必要なくなり、オフィスの省スペースにもなります。また、書類を管理・回覧するための人件費の削減にもつながります。

５．セキュリティ対策の強化につながる

稟議書をデジタル化すれば、重要な書類を暗号化してセキュリティを強化することができます。認証制限をかければ、外部の人が資料を閲覧できないようにもできます。また、社内でも閲覧できる人を制限できます。コピーや変更があった場合も、誰が操作したのかがわかります。

６．記入ミスや記入漏れが防止できる

システムの中のテンプレートやフォーマットが利用できるため、より正確な稟議書を作成することができます。入力内容にチェック機能をつけておけば、誤記入や記入漏れを未然に防ぐことができます。

稟議・決裁のデジタル・システム、導入のポイント

メリットの多い稟議・決裁のデジタル化ですが、導入にあたって留意しておくべき点も幾つかあります。

リードタイムをみておく

稟議・決裁のデジタル化にあたっては、既存の書類をデジタル化するのに時間がかかる、という問題があります。その場で処分してしまえる書類は問題ありませんが、法律で保管が義務づけられている書類もあります。それらの書類をスキャナーや手作業でデジタル化してシステムに取り込むためには、大きな労力と時間が必要です。

導入にあたっては、その労力と時間も、見積もっておかなければなりません。

導入のためのコストもみておく

稟議・決裁をデジタル化すればコストカットになりますが、そのまえに、導入にあたって必要なコストもあります。設備の整備やスペースの確保、管理・運営のための人件費も必要になってきます。もし、運営を外部委託する場合は、月々の利用料などランニングコストもかかってきます。

本格運用までには慣れも必要

デジタル化した直後は、長年、紙ベースの稟議に慣れてきた社員にとっては、違和感があるかもしれません。システム上で稟議書を作成しても、一度、紙に出力して確認しないと落ち着かない社員も出てくるかもしれません。

操作の習得にも、多少の時間がかかります。社内で、簡単な説明会・講習会の開催が必要となる場合もあるでしょう。いずれにしても、本格運用までは慣らし運転が必要です。

まとめ

稟議・決裁のデジタル化によって承認の速度が上がるだけでなく、コストの削減やセキュリティの強化など、様々なメリットを得ることができます。

政府は、ペーパーレス化・脱ハンコを推進しており、今後とも、各企業では稟議・決裁のデジタル化が促進されていくと考えられています。

稟議・決裁のデジタル化で、ぜひ、スピード経営・業務の効率化を実現してください。