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会議を活性化するコツ-「ダメ会議」に陥るワケ-

公開日2018/08/07 更新日2018/08/07 ブックマーク数

有意義な会議、できていますか？

「会議」と聞き、みなさんはどんなシーンを思い浮かべますか？

アイデアを募っても誰の声もあがらない、静まり返った会議室。
ようやくあがった意見にも、「それって実現可能なの？」と容赦のないツッコミが入り、そしてまた再び訪れる沈黙。
進行役が淡々と議題を読みあげる声を聞きながら、こんなことを思う。

「今日は何時に終わるかなぁ……。いつもより少しは早いといいんだけれど」。

おそらく誰もが、こんなネガティブイメージを持っているのではないでしょうか。
しかし実は、こうしたグダグダした「ダメ会議」を活性化する、ちょっとしたコツがあるのです。
活発に意見が出て、時間通りに終わり、すべてがまとまる。会議を本来あるべき姿へ導くためのテクニックを、これからご紹介していきましょう。

ダメ会議の原因は「お決まりパターン」と「ごちゃまぜ進行」

うまくいかない「ダメ会議」のパターンというのは、どの会社でも大きな違いはありません。以下、列挙してみましょう。

誰が来るのかわからない　
決定する人が来ない
事前の情報がない　
時間どおりに始まらない　
目的や議題があいまい　
進め方が見えない　
参加者の役割が不明　
意見が出ない　
話がすぐ脱線する　
否定的な意見が多い　
同じ話が繰り返される　
優先順位がつけられない　
結論が出ない　
声の大きい人が勝つ　
当事者意識がない　
時間内に終わらない　
何が決まったのかあいまい　
次の行動が見えない

どうですか？「あるある！」とうなずける点がたくさんあったのではないでしょうか。
実をいうと、これらは人が集団で議論をする場合に、ほぼ必ず起きるといっていい「お決まりの組織行動パターン」です。
しかし起こりうるパターンを事前に把握し、それに対する解決方法を知っておきさえすれば、どんな会議でもうまく対応できるようになるのです。

誰かが何かを発言すると、それに対し否定的な意見を言ってしまう人が出てくるものです。
批判された人は次から発言をしなくなり、どんどん意見を出しにくい空気になっていく……こんなシーン、会議でよく見かけます。

いろんな意見を出しあう工程を「発散」、そこで出た内容を取捨選択してまとめていく工程を「収束」といいますが、うまくいかないダメ会議の大部分は、この「発散」と「収束」をごちゃまぜにして進行しているのです。

アイデア出す「発散」のときは、一つひとつへの批評や評価はしない。アイデアをどんどん出してもらい、考えうるアイデアをすべて出し尽くすことに集中します。
そしてひと通りアイデアが出たところで、次にアイデアの絞り込みをする「収束」に切り替えます。
意見や批判はこの「収束」のときに出してもらうようにする。
こうすれば「批判や否定を気にして、意見を出しそびれる」パターンを、回避できるわけです。

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