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“業務引き継ぎ”の方法とポイント

公開日2021/04/03 更新日2021/04/04 ブックマーク数

春といえば人事異動のシーズンですが、異動に伴い発生するのが業務の引き継ぎです。引き継ぎがうまく行われなければ、後任の担当者が業務を進めていくうえで支障をきたすこともあります。スムーズに業務を引き継ぐポイントをまとめてみました。

目次【本記事の内容】

滞りなく業務を引き継ぐための引き継ぎ資料を作成
引き継ぎ資料を作成するメリット
引き継ぎ資料作成のポイント
文章だけでなく図や写真などを効果的に活用
まとめ

滞りなく業務を引き継ぐための引き継ぎ資料を作成

業務の引き継ぎに必要な事項は、担当業務の目的、業務全体の流れ、業務を行う際のポイントや注意点、顧客の連絡先の一覧に加え、担当顧客や担当窓口に関する情報、起こりやすいトラブルと対処法、社内資料や必要書類の保管先などです。

また、業務の状況によっては、スケジュールや予算など、メンバーでなければ知ることのできない情報も必要になります。

これらの引き継ぎ事項を口頭だけで伝えるには、どう考えても無理があります。そこでおすすめしたいのが、分かりやすくまとめた業務の引き継ぎ資料を作成することです。後任が担当者と同じ部署で働いていたのなら、口頭でも伝わるでしょう。しかし、別の部署から異動してくる場合には、後任に滞りなく業務を引き継ぐためにも資料が必要となります。

引き継ぎ資料を作成するメリット

口頭による引き継ぎ事項の説明では、聞き間違いや書き間違いのリスクが生じます。しかし、資料として作成することで、ミスを減らすことができますし、後から何度でも見返すことができます。

引き継ぎ資料は、誰が見ても分かりやすくまとめられていることが重要です。前任者にとっては慣れた業務であっても、後任にとっては初めての業務です。組織がスムーズに運営されるためにも、必要な情報を漏れなく後任に伝えなければなりません。

引き継ぎ資料作成のポイント

業務内容や進め方については、企業によっては「マニュアル」を用意していることでしょう。しかし、マニュアルは標準的な内容を記載したものです。引き継ぎ資料は、より具体的で、担当者でなければ得ることができない情報も含まれます。

たとえば、顧客の中には、一筋縄でいかない気難しい人もいます。機嫌を損ねかねない微妙な対応方法などは、マニュアルでは把握することはできません。前任者ならではの経験則を後任に伝えることも、引き継ぎ資料の大切な役割といえるでしょう。

引き継ぎ資料の作成には、後任の経験値に合わせることも大切なポイントです。後任が新人であれば、用語の解説やミスを防ぐための注意書きも必要です。また、作業漏れをなくすためのチェックリストなどがあれば、かなり助かるのではないでしょうか。

経験値が高い後任であれば、用語解説などは不要です。後任の経験値に合わせて、内容のレベルや説明の範囲を決めるなど、後任の立場での行き届いた配慮があれば、異動した後の評価にもつながるでしょう。

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文章だけでなく図や写真などを効果的に活用

スムーズに業務を引き継いでもらうためには、十分な内容を盛り込むことが大切ですが、文章でびっしりと書き込まれた資料を何枚も渡されては、読みこなすのも大変な作業です。

文章だけではなく、図や写真などテキスト以外の要素も適度に盛り込みましょう。長い文章での説明より、すんなりと頭に入るのではないでしょうか。業務全体の流れも、業務フローと業務詳細手順を横に並べるなど、レイアウトを工夫するだけでも見やすくなります。

スムーズな業務引き継ぎの最大のポイントは、後任が困らないように引き継ぐことです。まずどんな小さな仕事であっても、担当していた業務のリストアップからはじめ、ポイントをおさえながら資料作成を進めることが大切です。また、社内はもちろんのこと社外の関係者などにも「業務から離れること」「後任担当者へ引き継ぎを行ったこと」を、メールや、場合によっては直接出向いて挨拶しましょう。