テレワークが広がる中で社員のモチベーションをキープするコミュニケーションのポイント

日本で初めて新型コロナウィルス患者が報告されて1年が過ぎ、私たちの暮らしや仕事のスタイルも大きく変わってきています。

企業も、これまでテレワークの積極的導入を推進する動きがあっても躊躇するケースが多く現実味がなかったものが、コロナ危機や外出自粛で、導入される転機となりました。

さらには「リモート飲み会」など、ちょっとしたムーブメントを起こしましたが、1年以上も続くと「コロナ疲れ」という言葉が象徴するように、今度は、いつまでこの生活を続けるのだろうか？以前のように出勤できる日はいつ？と考えるようになりました。

まだ先の見えないコロナ禍で、テレワーク上で、社員のモチベーションをキープするには、どうしたらよいでしょうか？円滑なコミュニケーションを継続させるポイントを解説します。

テレワークで起こる問題点

まずはテレワークによっておこる問題点はどのようなものでしょうか。

①オンとオフの切り替えが難しい

朝起きて、洋服を着替え、移動して仕事をする…こうして気分を入れ替えることで、メリハリをつけ、仕事に臨んでいたこれまでがいきなり、自宅が職場になるわけですから、オンとオフの切り替えが難しいでしょう。

子供が家にいて仕事に集中できない、自宅の机や椅子では長時間仕事するには身体に負担がかかる、いきなりのテレワーク導入で、環境が追い付かないなどのさまざまな問題点も。テレワークの環境を整えるにも、期間限定と思えばそこまで投資できないまま現在に至り、まさかこんなに長引くとはというのが正直な気持ちではないでしょうか。

インフラが整っていなければ、作業効率も悪くなってしまい、ついダラダラと仕事をしたり、仕事とプライベートの境目がわからなくなったり、不規則な生活になりがちです。切り替えがしっかりできないとモチベーション低下の原因になります。

②コミュニケ―ション不足

多くの仕事は、上司や同僚、取引先など何人もの人と情報を共有し、コミュニケーションを図りながら進めていくもので、テレワークの環境下では、自分が積極的に動かない限り、前に進めることができません。また、オフィスだと周囲の雑談や電話でのやりとりに触れることで自然と情報を得たり、緊張感があったりする中で業務ができましたが、テレワークは自己管理のもと作業をすることで孤独になりがちです。

人が集って仕事をすることには、他人の目があることでやる気が出たり、よい影響力を受けたりするというメリットがあります。しかし、テレワークでは周囲を肌で感じ取れない難しさがあるのです。対面で話す機会が減るため、コミュニケーション不足に悩まされます。

モチベーションアップポイント

さまざまな問題点を解決するためには、無意識で下がってしまうモチベーションを、高く維持するよう心掛けることが重要です。以下のようなポイントを紹介します。

お互いを認め合うコミュニケーション作り

コミュニケーションが希薄になると、社員が孤独になり、モチベーションの低下を招きかねません。朝礼や終礼などの時間を作り、一日に一度はグループのみんなで顔を合わせるようにしましょう。業務内容の報告をすることで、使命感と責任感を得ます。

その際に大切なのが、上司の声かけです。「よかった」「頑張っている」「助かった」など褒めたり激励したりすることで、社員は自分を見てもらっている、評価してもらっていると感じ、業務へのやる気につながるでしょう。上司がそばにいないから成果が伝わらないのではという不安も払拭され、高いモチベーションを維持し、向上心を高められます。

進捗状況を把握し業務の可視化

業務開始と業務終了は報告するルールを設けると、長時間労働を防げます。自宅で働いていると、つい深夜や早朝、休日も働いてしまいがちです。長時間労働はメリハリをなくし、疲労の原因になり、モチベーションを下げてしまいます。時間外や休日、深夜にメールを送付することを自粛要請したり、システムアクセスのアクセス制限を設けたりなど、出勤はなくても勤怠管理はしっかりとしましょう。

また上司や同僚が見ていないところで仕事をするとなると、本当に仕事をしているかまでは管理できません。オンラインのように見せかけて席を外すことも可能です。そのため今、誰がどのような業務をし、進捗はどうなって、どのような成果があったか可視化しておくことが重要です。仕事のプロセスをお互いに見せ合うことで、業務量や達成すべき成果が明確になり、社員が何に向かって頑張ったらよいかが伝わります。長期的な目標だけでなく、短期的な目標を設定し、目標設定を称え合うことで、モチベーション維持を可能にします。

常にオンラインにして雑談や相談しやすい環境に

バーチャルオフィスシステムやコミュニケーションツールを活用し、グループメンバーが常時接続状態にすることで、テレワークであってもまるでオフィスのように緊密なコミュニケーションが可能になるでしょう。

オフィス内では業務に行き詰まったとき、ちょっとした雑談が思わぬ突破口になったりします。チャットなどのオンライン雑談は、仕事上で必要なときだけやりとりを認めるのではなく、困ったときはいつでも声をかけられるよう、コミュニケーションの窓を開いておくことが、孤独感を防ぎ、モチベーションの向上につなげられます。レスポンスに要する時間がわからないと、心理的不安が募るので、早いレスポンスに心がけ、いつでも誰かに聞ける空気を作ることが大切です。

まとめ

テレワークが長く続くと、上司や同僚との仲間意識が低下しがちです。人は顔を合わせることで、お互いを理解し、親交を深めることができます。

しかしテレワークを経験することで、日ごろは関わりがないと思っていた社内SEや管理部門のありがたさを感じ、実は自分に刺激を与えてくれていた上司や同僚の価値に気づくこともできるでしょう。

モチベーションが低下すると仕事の質が下がり、生産性が大幅に下がるといわれています。すでに1年以上も続くコロナ禍。長く続くテレワーク生活ですが、日々の心がけを行うことで、「会えない仲間に早く会いたい」と思えるような強い絆で結ばれたチーム構築が可能になります。ぜひテレワーク運用の参考にしてみてください。