入退室管理システムとは？用途や選ぶポイントを解説

入退室管理システムとは、入退室者の開閉履歴を記録したり管理したりするシステムのことです。セキュリティを強化するために、入退室管理システムを導入する企業が増えています。本社や子会社、営業所、工場などの各拠点において、効率的に管理できることで注目を集めています。

社内不正を防止するための内部統制が厳しくなりつつある昨今。企業はどのように入退室管理システムを活用すべきなのでしょうか。今回は、入退室管理システムの概要や用途、選ぶ上でのポイントについて解説します。

入退室管理システムの概要

入退室管理システムとは、入退室する人を管理するためのシステムです。英語では「Access Control System」と呼ばれています。

企業や工場、病院、学校などの建物・部屋に、外部や不審者の入退を防いだり、社員・関係者が開閉した履歴を確認したりすることができます。ほかにも入退室の許可を、特定の時間帯だけや、従業員の中でも特定のメンバーだけに制限することも可能です。

入退室を認証する方法は、ICカードやスマートフォン(スマートロック)、ID入力、暗証番号入力、そして顔認証や指紋認証、静脈認証などの生体認証による方法があります。開錠するために物理的な鍵は必要ありません。

例えば、私たちが日常的に使っている交通系ICカードをイメージしてください。ICカードを認証装置にかざすことで入室ができます。認証装置は、屋内外にある出入り口や通路などのセキュリティゾーンに設置されています。

また両手がふさがっていて認証操作が困難な場合は、ハンズフリータグを使った認証方法もあり、さまざまなシーンに対応しています。

入退室管理システムの用途

続いて、入退室管理システムを導入する用途について説明します。

1.内部統制の強化

企業の最重要課題として、セキュリティ対策が挙げられます。企業における機密情報の漏えいや情報セキュリティ事故、不正侵入などを、入退室管理システムによって防止します。

情報資産のセキュリティを管理する活動は、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）と呼ばれています。近年、企業では重視されており、入退室管理システムを導入することによって、その実践がしやすくなるでしょう。

また自然災害時には、防災の一環としても機能します。あらゆる情勢や環境の変化に応じた危機管理に、社会のニーズが拡大しています。

2.労働管理

タイムカードなどの出退勤管理方法では、従業員の勤怠状況を把握するには限界があります。なぜなら社員が終業時刻に打刻をして、その後でも社内に残って勤務をしている可能性があるからです。

入退室管理システムがあれば、いつ、誰が出入りしたのかを記録できます。残業申請をしていない場合でも、サービス残業や長時間労働などの実態を正確に把握して、問題があればすぐに対策に乗り出せます。

入退出管理システムを選ぶ3つのポイント

入退室管理システムを導入したからといって、必ずしも成功するわけではありません。自社に合わないシステムを選べば、期待した効果は望めないでしょう。

では、何に注意をして選ぶべきでしょうか。ポイントを3つにまとめてみました。

1.導入する目的

なぜ入退室管理システムをするのか、その目的に合ったシステムを選びましょう。

注目すべきは、自社が抱えている課題です。現在、どんな問題があるのかを把握して、それを解決するために、もっとも適した入退室管理システムを導入します。

2.認証方法

自社の環境で使いやすい認証方法を選びましょう。入退室管理システムといっても、ICカードやスマートフォン、ID入力など、認証方法は多種多様です。

近年、話題になっているシステムの一つがスマートロックです。スマートフォンなどの機器を操作することで、手軽に開錠・施錠が可能です。運用コストが安価ということもあり、一般家庭から法人まで人気を集めています。

3.他システムとの連携

入退室管理システムによって、さまざまな他システムと連携ができます。例えば、勤怠管理システムや監視カメラシステム、決済システム、火災連動機能火報装置などが挙げられます。

自社のシステムと、どれだけ連携ができるのかは入退室管理システムを選ぶ上で重要なポイントです。なぜなら各業務の効率化を促進しながら、企業運営におけるトータルソリューションが実現できます。

4.サポート体制

設計・導入だけでなく、運用・保守までをトータルサポートしてくれる入退室管理システムであれば安心できます。

また24時間365日のサポート体制があれば、夜間や土日、緊急時に対応してもらうことができます。どれだけのサポート体制が用意されているのか確認しておきましょう。

まとめ

入退室管理システムの概要や用途、選ぶポイントについて紹介しました。ただ入退室の記録・管理をするだけではなく、セキュリティ強化や労働管理において役立つことがわかりました。

しかし入退室管理システムと言っても、多様な形態に適合したシステムが提供されています。オフィスや工場、倉庫、施設など、自社の業種・業態を問わず導入することができます。セキュリティレベルに応じて、最適なソリューションを選びましょう。