総務担当者が知っておきたい「企業向け健康管理システム」とは？

近年、企業の間で「社員の健康は経営資源の一つ」との認識が高まり、「企業向け健康管理システム」を導入する企業が増加中と言われています。同システムを導入すれば、どのような効果が得られるのでしょうか。

企業向け健康管理システムとは

企業向け健康管理システム(以下、健康管理システム)とは、企業が法律に基づいて行っている社員の「健康管理措置」、企業独自の「健康管理対策」などの事務処理を効率化できるITツールのことです。

これまで表計算ソフト、集計表、ファイリングなどで管理していた社員個々の健康管理データを集約してデータベース化し、一元管理することが可能です。社員個々の健康状態を即座に把握でき、産業医との連携でメンタルヘルス不調を予防するなど、実効性の高い社員の健康管理ができます。

健康管理システムには、外部のITリソースを利用する「クラウド型」と自社のITリソースを利用する「パッケージ（オンプレミス）型」の2タイプがあります。

クラウド型はシステムの運用・保守を外部のシステムベンダが行うので、社内ネットワークを始めとする自社のITリソースに新たな負荷をかける必要はありません。導入期間が短く、システム運用コストも低いのがメリットといえます。

一方、パッケージ型は、社内のネットワークとサーバを利用し、自社でシステムの運用と保守を行います。クラウド型よりシステム運用コストが高くなりますが、必要な機能のみを装備するなど、自社が使いやすいようにシステムをカスタマイズできるのがメリットです。

社員の健康管理の問題点と解決策

企業は一般に、定期健康診断、メンタルヘルスチェック、個別健康相談などにより社員の健康管理を行っています。この健康管理法については、以前から次の問題が指摘されています。

•  労働基準監督署に提出する定期健康診断実施状況報告書の作成に非常に多くの労力と時間を要する
• 定期健康診断で異常と診断された社員が、その後医療機関で必要な検査や治療を受けたかを会社は把握できない
• 長時間残業や休日出勤が多い社員の場合、それが具体的にどのような形で健康に悪影響を及ぼしているのかを会社は把握できない
• 健康診断で例えば糖尿病と診断された社員がいても、診断後の生活習慣改善は本人の意欲次第。会社は改善に関与していない

これらの問題を、健康管理システムの導入で次のように解決できるといわれています。

労働基準監督署への書類作成を省力化できる

健康管理システムの大半は、労働基準監督署提出用書類作成機能を標準装備しています。このため、システムのテンプレートに必要なデータを入力するだけで提出用書類を作成できます。労働基準監督署へ提出しなければならない書類作成の手間と時間の大幅削減が可能になり、労働基準監督署への法定書類等の提出状況もシステム上で確認できるので、書類の提出漏れも防止できるでしょう。

社員の医療機関での受診状況を管理できる

健康管理システムを導入すれば、定期健康診断で異常と診断された社員の医療機関での受診状況を管理することも可能です。

通院中の当該社員の治療進捗状況が把握できるので、健康回復を第一にした業務割り振りができます。

社員の勤務状況と健康の関連性を把握できる

健康管理システムの大半は、労働時間数や担当業務のデータに基づき社員個々の健康リスクを判定する機能を標準装備しています。

これにより健康リスクのある社員を特定し、事前に体調不良防止策などを講じることが可能になります。

生活習慣の改善指導ができる

健康管理システムの中には、社員が自分の生活習慣を自ら記録し、それに対して会社がステップメールを送信する機能を搭載したものがあります。

この機能を利用すれば、例えば健康診断で糖尿病と診断された社員に対して、会社は継続的な生活習慣改善指導が可能になります。

このほか、健康管理システムの大半は、

• 健康診断の予約管理
• 健康診断の受診状況と結果の管理
• 健康状態を比較・分析するためのダッシュボード
• 産業医面談候補者の自動抽出などの
• ストレスチェックと長時間労働チェック
• 産業医との面談管理

などの機能を搭載しています。

また、健康診断結果を始めとする健康管理システムへの入力データは自動的に集計され、自社の健康管理目的に則したデータ加工や分析が可能なので、総務部等の健康管理担当者の事務処理作業軽減が図れます。

健康管理システム選定のポイント

健康管理システムの導入に際しては、ほかのITツールと同じくまずシステム導入の目的を明確化し、その目的を達成するための問題点を洗い出す必要があります。その導入目的と自社の課題に基づき、健康管理業務の改善項目を定め、それに必要な健康管理システム機能をリストアップするとよいでしょう。

次にコストパフォーマンスを尺度に、導入する候補システムをピックアップする必要があります。

近年の健康管理システム市場においては多彩な製品が供給されており、価格や導入形態(クラウド型かパッケージ型か)、標準装備機能などにより、自社にとってのコストパフォーマンスが違ってきます。

高性能だが自社の実情に合わない、機能を使いこなせない、必要以上の機能がある、性能は低いが自社の課題解決には十分な機能を装備しているなどにより、導入後の満足度は異なってくるでしょう。

なお、機能が多いと操作が煩雑で社員になかなか浸透しないということがあります。導入に際しては社員への十分な周知、指導も重要です。

まとめ

さまざまな経営管理業務を担っている総務部門にとって、多くの時間と労力がかかる健康管理の事務処理業務はある意味で「お荷物業務」といえるかも知れません。この荷物を軽くするために業務を効率化し、健康管理の実効性が高い「健康経営」を実現するためにも、健康管理システムの導入は前向きに検討すべきと言えるでしょう。そのためには、現状の目的や課題をしっかりと洗い出し、自社に合ったスペックのものであるかも十分に考慮して選定することが必要です。