会計業務をクラウド化するメリット

近年、企業の会計業務は社内のパソコンに経理ソフトをインストールして使用する時代から、クラウド型会計ソフトを活用する時代へと変わりつつあります。しかし、特にITに不慣れな人にとっては、会計業務をクラウド化するとはどういうことなのか、クラウド化することにどのような利点があるのかについて、分かりにくい面があるのも事実です。
そこで今回は、会計業務をクラウド化することのメリットについて詳しく解説しましょう。

会計業務をクラウド化するとは？

そもそもクラウドとは、クラウドサーバーが提供しているネット経由のサービスを利用して、データの処理・保管を行う仕組みのことです。クラウド上で各種データにアクセスできるので、自社でデータ管理用のハードウェアを購入し、さらにソフトウェアを購入してインストールする必要がありません。

会計業務に関しても、以前は専用の経理ソフトを自社内のパソコンにインストールし、そこに会計情報をすべて保存して、管理するというのが基本でした。しかし、クラウド化することで、インターネット経由でいつどこにいても会計情報の入力、処理を行うことができます。
また、利用するクラウドサービスの内容にもよりますが、各種会計情報のネット上での自動取り込みに対応できるほか、経理部門の人員に代わって仕分けの作成も自動で行ってくれます。

会計業務をクラウド化することで得られる３つのメリット

①自社の会計・経理システムを構築する際の初期費用を抑えることができる

会計業務のクラウド化は、特に資金面に限界がある中小・ベンチャー企業にとっては有用です。データを扱うための高額なサーバやソフトを揃えるには、当然ながらその初期投資に費用がかかります。しかしクラウドサービスを利用すれば、そのような機器・ソフトウェアを自社で購入する必要がなく、初期費用を抑えて経営・事業を開始できるのです。

②経理データの入力、制度変更への対応、セキュリティ対策の負担が減る

従来、会計業務を行う上で最も大きな負担となるのが、「入力」の作業です。取引内容や領収書の内容など、あらゆる会計情報を自社のパソコンに入力する必要があり、そのために経理部門では多くの人員・時間が割かれていました。しかし会計業務をクラウド化すれば、金融機関のデータ等をネット上で自動に処理できます。これにより、経理担当者が通帳を見ながら、自社のパソコンにその都度入力するといった作業は必要なく、経理部門に配置する人員数をより少なくできるのです

また、国の会計に関する法制度は、頻繁に変化します。自社で独自の会計システムを構築している場合、制度が変わるたびにその変更に応じたシステム改定を行う必要があり、経理部門にとっては大きな負担です。クラウドサービスを利用すれば、そのような制度への対応はクラウドサービスの提供事業者が行いますので、企業側が対応する必要はありません。

ほかにも、セキュリティに関わる負担減少のメリットもあります。自社で会計システムを運用する場合、セキュリティ管理を常時行わなければなりません。一方、クラウド上で会計業務を行う場合は、サービス提供事業者が強力なセキュリティ対策を行いますので、自社で対策を行わずに済みます。災害発生時なども、自社システムで運用している場合はハードウェアの損壊等によりデータ損失の恐れが生じますが、クラウド化された会計システムであればそのリスクを避けられます。

③会計関係の書類作成が楽になる

会計業務では書類作成に関わる負担も大きく、特に時間を取られるのが請求書、領収書の発行です。納品書や見積書なども、経理部門が発行、チェックする必要があります。こうした書類は、営業部門などから依頼を受けるたびに、経理担当者がパソコンを使って作成するというのが従来のあり方でした。

しかし、会計業務をクラウド化することで、経費などの経理データと各種帳票類の作成データとを連動できます。これにより、請求書や領収書、納品書、見積書などの作成に必要な情報を出先で電子データとしてクラウドに保存でき、経理担当者がいつどこにいても端末にてその内容をチェックできます。紙の書類が必要になれば、所定のフォーマットに沿った形式で保存されている電子データを印刷・発行するだけでよいわけです。

会計業務のクラウド化にはデメリットもあるので注意

一方、会計業務をクラウド化すると、ランニングコストが発生するというデメリットもあります。
導入時にハードウェア、ソフトウェアへの初期費用はかかりませんが、クラウドの月額使用料が発生するので、常時その負担が必要です。
とはいえ業務の一部が自動化されるなどのメリットもあるため、費用だけでなく業務量も含めて、クラウドサービスを使わない場合と比較して、どの程度のコスト差が出るのか比較をしてみると良いでしょう。

まとめ

会計業務のクラウド化とは、ネット上にあるクラウドで会計情報を管理、処理することをいいます。従来は、自社で会計業務用のパソコンを購入し、そこに経理用のソフトをインストールして、経理データを経理担当者が手打ちで入力するのが一般的でした。

しかしクラウド型の会計では、そのような必要はありません。また、これまでは経理部門が行っていた会計制度の変更への対応、セキュリティ対策への負担量を大幅に減らすことができ、経理関連の帳票書類の作成も楽に行えます。ただし、クラウドサービスを利用するとランニングコストが発生するので、コスト差をしっかりと比較して検討する必要があります。