2021年度へ向けて管理部門がチェックすべきこと「4.コミュニケーションツール」

新型コロナ感染症拡大の影響で、ビジネスの環境でも人との関わりが劇的に変化しました。

テレワークで自宅から会議に参加したり、顧客との営業交渉もネットワーク経由で行われたりするようになり、オンラインでのコミュニケーションツールはこれからのビジネスに必須のツールになった感があります。

今回は、管理部門として2021年度に導入を検討、または推進していかねばならないであろうコミュニケーションツールについて解説します。

そもそもコミュニケーションツールって何？

ビジネスにおけるコミュニケーションツールとは、オンラインの環境で双方向の意思伝達や情報共有を円滑に行えるアプリケーションだと捉えればよいでしょう。社内の場合にはオンライン会議やタスク管理、社外の場合は商談に関わるオンライン会議などに用います。文字や音声はもちろん、動画や資料の共有を状況によって使い分けることができる、マルチメディアな機能を持ったツールが現在の主流です。

昨今のツールは使えるデバイスも多様化しており、パソコンやタブレット、スマートフォンなどでも使えるように設計されています。また通信規格の5Gも今後普及していくことが考えられ、いつでもどこでも、移動中でもテレビ電話のように使えるコミュニケーションツールとなっていくことが期待できます。

ビジネスにコミュニケーションツールを用いることには、以下のようなメリットがあります。

・社内外とのコミュニケーション円滑化

・時間や費用などのコスト削減

・業務の効率化

新型コロナ感染症への対策だけでなく、ビジネス全般の効率向上に使えるのがコミュニケーションツールなのです。

コミュニケーションツールの準備はどこまでできている？

上記のようなメリットのあるコミュニケーションツールですが、貴社ではどこまで準備が進んでいるでしょうか？下記のチェックボックスに3つ以上の未チェックがあるなら、準備を急いだ方がよいかもしれません。

□社内会議用のツールを導入している

□チャットワーク、LINEワークスなどを導入している

□タスク管理のバックログ、トレロなどを利用している

□営業商談用のツールを導入している

□採用面談用の専用ツールを導入している

どんなコミュニケーションツールがあるの？

上記のような用途には、それぞれに適したコミュニケーションツールがあります。それぞれ用途別にご紹介しておきましょう。

社内会議用のコミュニケーションツール

社内会議やテレワークでの会議には「Microsoft Teams」や「Skype for Business」が便利です。特にMicrosoft TeamsはMicrosoft社が提供するグループウェアサービスで、電話会議機能は225の国と地域で活用できるため、国内外の支社や支店とも会議しやすい仕様になっています。

業務上でのコミュニケーションに強いツール

仕事を進めていく上では、確認事項の連絡や情報の共有が大切です。そのような場合には、「チャットワーク」や「LINEワークス」が適しています。特にチャットワークは導入企業が多く、国内ではNo.1の利用者数を誇ります。社外のメンバーとチャットすることも可能なので、開発で外注などを使っている場合にはとても便利です。

タスク管理に特化したコミュニケーションツール

業務内容に製品やソフトウェアの開発があるならば、タスク管理に特化したツールが便利です。特に有名なのは「バックログ」や「トレロ」です。特にバックログはタスク管理だけでなく、作業の進捗状況を分析してグラフ化する機能などもあるので開発の現場では重宝されるツールです。

営業商談用のツール

営業商談用のツールでは「ベルフェイス」や「Zoom」などが有名です。ベルフェイスの利点は、ツールのインストール、IDの登録やログインが必要ない点です。顧客の企業でコミュニケーションツールが未導入の場合でも、電話とインターネットにつながったパソコンさえあれば商談が可能です。

採用面談用の専用ツール

今や優秀な人材の確保は、企業の最重要課題となっています。採用に関わるオンライン面接用のツールも多くリリースされています。「V-CUBE」や「インタビューメーカー」といったツールが有名ですが、導入実績ならV-CUBEがNo.1です。

コミュニケーションツールでチェックすべきポイントは？

コミュニケーションツールは用途ごとにその種類が分かれますが、導入においては共通する注意点があります。導入に当たっては以下のポイントをチェックしておきましょう。

●高いセキュリティ機能を持つこと

コミュニケーションツールをビジネスで使うにあたって、一番注意すべきはセキュリティです。ツール内で話される内容、共有される情報はすべてビジネスに関わる情報で、時には顧客のデータや情報を扱うこともあるでしょう。ツール選択の際には、高いセキュリティ機能を持つツールを選ぶことが重要です。

●スタンダードであること

導入実績が豊富であることも含め、その用途のスタンダードとなっているツールであることも重要です。いかに高機能であっても、数年で更新されなくなったり開発している企業がなくなってしまったりするようでは困ります。また、顧客とオンライン会議をするのであれば、相手も同じツールである必要があります。使うコミュニケーションツールが、幅広く使われている物であることも導入時の判断ポイントにしましょう。

まとめ

コミュニケーションツールの導入には、ツールに関わる導入費用だけでなくパソコンなどのインフラ整備にも費用がかかります。最初に計画を立て、予算を確保して必要な部署から順次導入していくことが肝要です。