安否確認システムの導入メリットは？

日本では、大雨、地震や台風を始め、地域によっては積雪及び火山活動などの自然災害が多く発生します。加えて、最近では新型コロナウイルスの流行のようなパンデミックなどの災害も発生しています。

このような状況で企業では、従業員の安否確認システムの導入を検討している企業も少なくないでしょう。そこで、この記事では、安否確認システムの解説や、その導入のメリットについて、わかりやすく解説します。

安否確認とは？

安否確認とは、一般的には災害時に家族を始め、親族、従業員や一人暮らしの高齢者等が生存しているか、怪我などをしていないかなどの現在の状況を確認することです。

その方法としては、電話、メール、災害用伝言ダイヤル、安否確認サービス、また最近ではSNSも使用されます。

■安否確認システムとは？

安否確認システムは、安否確認のために必要な情報を収集し、連絡ツールや安否確認の掲示板などの機能を備えた専用のシステムのことです。

安否確認システムは、様々な企業が提供しています。各企業が提供するシステムには、連絡ツールをはじめ、仕様、管理、掲示板の機能などシステムの仕様が異なります。

■安否確認システムの主な機能

1．地震時の自動配信

地震が発生した場合には、その情報を自動で配信します。

2．掲示板

安否確認システムの多くは掲示板を備えており、そこに書き込むことにより、安否を確認できます。

3．自動配信

企業側からの連絡を従業員に一斉に配信できます。

4．データ集計

従業員がデータを入力すると、そのデータを自動的に集計できます。

5．訓練

非常時を想定した訓練を実施できます。

6．家族への安否の連絡

企業がシステムを通じて得た従業員の安否情報を、従業員の家族へ送信できます。

7．GPS連携

従業員の所有する端末とシステムをGPS連携することにより、従業員の位置情報を取得できます。

8．メンテナンス

安否確認システムを提供する企業の定期的なメンテナンスを受られます。

企業が安否確認システムを導入する理由

有事の際、企業は早期に事業を復旧、継続していくことが課題となります。特に緊急の対応を求められる、ライフラインや医療に関係する企業にとっては極めて重要です。

それ以外の企業でも、まずは速やかに従業員の安否確認を行い、場合によっては従業員の安全の確保や従業員を出社させるか否か、事業を継続できるか否かの判断をしなければなりません。事業の継続のみならず、再開ができるか否か、復旧対応にどのように対応するのかの判断にも安否確認は重要です。

安否確認の方法にはさまざまな方法があり、小人数で構成される事業所の場合は、携帯電話での電話、メールやSNSでの確認で済みます。しかし、人数の多い企業では、メールやSNSでは非効率であり、また緊急時に多数人に連絡を取ることは困難です。加えて、誰が連絡をし、安否の確認をするのか、その安否確認の結果をどのように集計し、管理するのかを予め決めておかなければ、混乱することとなりますし、緊急時では適切な運用ができない場合もあります。

安否確認システムは、迅速かつ正確にデータを集計でき、管理も容易です。事業の遂行、事業継続における判断に役立つことから、多くの企業がこのシステムを導入することとなっています。

安否確認システムのメリット

1．各種機能が優れていて人の作業時間が減らせる

地震時の自動配信、掲示板、データの自動配信、データ集計、訓練、家族への安否の連絡、GPS連携やメンテナンスなどのさまざまな機能があり、有事の際にこれらの機能が役立つでしょう。

2．電話やSNSを使用しなくてもよい

企業が従業員の私的な連絡先を知らなくても、このシステムを利用すれば、安否確認の連絡を取ることができます。また従業員の中には私的に利用している電話番号、SNSの情報を、会社やその他の従業員に知られたくない人もいるでしょう。安否確認システムでは私的な情報を企業側に知らせなくても利用できるものもあるため、従業員側にもメリットがあります。

3．回線の集中に対応できる

通常の携帯電話での電話は緊急時には、回線が集中し、つながりにくくなることがあります。また緊急災害用伝言ダイヤルも同様に回線が混み合うことがあります。しかし、安否確認システムでは連絡を自動で送信し、集計ができるので、回線が混み合っていても安否確認が可能です。

4．担当者が被災しても対応できる

大規模災害の場合には、安否確認の担当者自身が被災している可能性も想定されます。そういった場合には、即座の安否確認作業が困難になることもあります。安否確認システムは自動で情報を配信・集計できるため、担当者が対応しなくとも安否確認が可能です。

安否確認システムのデメリット

安否確認システムは、機能が優れた専門的なサービスである半面、月額費用がかかります。価格が安いものが多いとはいえ、人数が増えれば増えるほどコストがかかるものが多いため、人数の多い企業では少なからずコストがかかってしまいます。
得られるメリットや削減できるコストが、費用とのバランスが取れないとデメリットにもなり得ます。

まとめ

企業は、大雨、地震や台風を始め、地域によっては積雪及び火山活動などの自然災害、また新型コロナウイルスの流行のようなパンデミックなどの非常事態に対して、従業員の安否確認や従業員の安全の確保、従業員を出社させるか否か、事業を継続できるか否かの判断や手段を講じなければなりません。

その場合には有効な機能のある安否確認システムの導入が重要です。安否確認システムは、安否確認のために必要な情報を収集し、連絡ツールや安否確認の掲示板などの機能を備えています。なかには担当者が被災していても自動で配信することができるなど、緊急時に優れた機能を持っているものが多くあります。まだ導入していない企業は、検討してみてはいかがでしょうか。