2021年度へ向けて管理部門がチェックすべきこと「1.BPOの体制」

新型コロナウイルスの影響で、企業は変革を求められています。とくに働き方改革やDX推進に向けて、さまざまな動きが加速しています。しかし、時代の変化に対応して実際に制度を変革できている企業は多くありません。

そこで今回は、業務改革の一端を担う管理部門が、2021年度に向けてチェックすべき3つのことをシリーズでお伝えします。

第1弾としてBPOをテーマに取り上げます。現在、BPOの体制は、自社でどれだけ構築できていますか？
現状の業務課題をチェックしながら、解決するためのシステムを紹介して行きます。

そもそもBPOって何？

BPOとは、業務プロセスの一部を外部の専門業者に委託することです。「Business Process Outsourcing」の頭文字をとっています。

BPOは一般的なアウトソーシングとは特徴が異なります。基本的に委託をするのは、コアビジネス以外の業務プロセスです。ただし業務の遂行だけでなく、業務設計や計画、改善、効率化などの戦略的な部分も一括して任せることができます。

したがって自社よりも専門性が高い業者を活用することで、ノンコア業務やルーティンワークにかかる労力の削減や、コア業務や新規事業、成長分野への集中を実現します。このような結果、業務の生産性や効率性が改善され、企業として価値や競争力の向上につながると期待されています。

日本企業では、数年前までBPOは採用部門の切り出しやリストラのためのサービスという認識で、積極的に活用されていませんでした。

（参照：BPOの現状と今後について｜経済産業省）

しかし働き方が多様化している昨今では、業務委託や在宅勤務、リモートワーク、時差出勤など、さまざまな働き方に対応するためにBPOが注目されています。プロフェッショナルな人材を有効活用するために、戦略的にBPOを導入するという発想です。

BPOの対応どこまでできている？　チェックシートで確認

いかにBPOを導入していくかは、2021年に管理部門が取り組むべき課題だといえるでしょう。そのためには、現状を把握することが優先です。自社のBPO体制を確認ができるように、チェックリストをご用意しました。

以下の項目で、該当するものに☑チェックをしてください。

□派遣を依頼できる会社がある

□顧問サービスを活用している

□フリーランサーの活用をしている

□在宅派遣やフリーランサーの在宅勤務も可能となっている

□事務作業など単純業務のアウトソーシングができるようになっている

□各業務の共有がクラウドでできるようになっている

□業務委託でフリーランサーを雇うための条件・判断基準が整備されている

□委託会社を選ぶ基準が設けられている

□どのようなBPOシステムがあるのか知識がある

□BPOを戦略的に導入して、コア業務への集中ができている

いかがでしょうか。

☑が5個以下の場合、今後BPOの体制の強化が進んでいないかもしれません。BPOの知識がない場合は、まずはシステムについて基本的な知識を身につけておきたいところです。実際に、どのようなBPOのシステムがあるのかを見ていきましょう。

BPOにはどんなシステムがあるの？

BPOには、多様な領域の委託会社があります。事業領域ごとのシステムを紹介します。

・経理部門

請求・支払に関する業務から請求書発行、出金精算業務、伝票記帳、月次試算表作成、売掛金・買掛金管理、さらには債権・債務の管理、決算業務まで、経理業務全般を委託できます。

・総務部門

事務処理全般を代行します。名刺・封筒の印刷や郵便物の配送・受取、問い合わせ・受付業務、備品管理・文章管理などが該当します。

・営業部門

法人・個人への営業活動や営業のマニュアル作成、訪問先の選定、人材育成などを一元管理によってアウトソースできます。

・マーケティング部門

市場動向調査やマーケティング分析、顧客管理など専門的なノウハウが問われる業務を委託できます。

・人事部門

給与・賞与計算、年末調整、社会保険の手続きから人材採用までを代行してもらえます。

これら以外にも、コンサルティングやコールセンターやソフトウェアのプログラミング、システム管理、物流など、さまざまなビジネス領域があります。自社にとって専門性を高めたい分野があれば、今こそBPOを活用すべきタイミングだといえるでしょう。

チェックすべきポイントは？

BPOには領域ごとの委託業者があります。サービス内容や料金体系など、特徴は多種多様です。どの会社を選ぶべきなのか、チェックするポイントを紹介します。

• 1 実績

今までの実績が参考になります。強化したい分野での成果がある企業を選ぶべきでしょう。同時に、顧客からの評価や口コミも重要な情報です。ホームページなどで確認できるなら見てみましょう。

• 2 費用対効果

BPOはコスト削減が期待できます。しかし、費用が安く抑えられても、成果が出なければ意味がありません。費用に対して、どれだけの品質を保つことができるのか確認する必要があります。複数の専門業者に見積りを依頼して、比較をしてみるのも一つの手でしょう。

• 3 セキュリティ体制

情報漏えいリスクに備えなくてはなりません。そのためには業者のセキュリティ対策は、万全かどうかがカギとなります。例えば「ISO/IEC27001」のセキュリティ品質基準を満たしているかなどを確認しましょう。

ほかにも会社の規模が自社と適合するか、イレギュラーな対応も臨機応変にしてもらえるかといったポイントも有効です。確認してみましょう。

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まとめ

2021年度に向けて、管理部門がチェックすべきことの1つとして、BPOの体制について取り上げました。

早急にBPOの体制を構築していくことも大切ですが、それ以上にBPOを活用して、企業の変革を推進していくことが重要です。戦略的にBPOのシステムを導入して、改善すべき事業領域の強化をはかりましょう。

また管理部門がチェックすべきこととして、「テレワークの体制」と「電話ツール」についても取り上げます。こちらも合わせてご覧ください。