経理担当者が抱える経費精算に関する悩み



経理担当者の仕事において、月の初めに特に悩みのタネとなるのが経費精算業務です。領収証や書類の確認作業など、手作業で時間のかかるものばかり。
しかし、このような問題を放置しておくことはできません。
デジタルトランスフォーメーションを推進する企業が増える中で、業務の効率化が重要視されているからです。

そこで今回は経理担当者が抱える経費精算悩みについて、3つのポイントから紹介します。また、課題の解決策についても提示します。

経費精算に関する3つの悩み

経理担当者が抱える経費精算に関する悩みは、おもに以下の3つが挙げられます。

① 手作業による処理で時間がかかる
これは経費精算書の作成や申請を手作業でしている企業に当てはまります。
とりわけ大変なのが、確認作業です。交通費・出張費などの金額が合っているのか、1つ1つチェックをしなければなりません。領収書と申請書類、実際の金額を照らし合わせる必要があります。

②ミスが許されない
経費精算業務においては、精度の高さが求められます。1円単位まで管理しなければならない大変な作業ですが、注意をしていてもミスは発生します。
起こりえるのが精算もれや二重請求、金額誤りなどです。ほかにもデータ改ざんによる不正な申請を、事前に防ぐ必要があります。

③進捗管理に追われる
経費精算において、もしミスや不備があった場合、申請した従業員に差し戻さなくてはなりません。
また申請期日に必要書類を提出しない従業員に対して連絡をする必要があります。1人ひとりの状況に応じた連絡を取り、都度、進捗を確認しなければならないため、その管理に追わ
れてしまいます。
経費処理のスケジュールが遅れたり、ほかの経理業務が中断したりと、業務全体に悪影響を及ぼします。

以上が、経費精算における経理担当者の悩みです。

このような悩みの種があることで手間をとられてしまい、コア業務に集中できなくなる弊害も生じることがあります。

経費精算における課題を解決すべき理由

今回取り上げた悩みは、経理部門だけの課題ではなく、企業全体が力を入れて取り組むべき内容だといえます。

なぜなら近年は、IT投資によってビジネスに変革をもたらすデジタルトランスフォーメーション（DX）に注目が集まっているからです。

「企業は、既存のビジネスから脱却して、新しいデジタル技術を活用することによって、新たな価値を生み出していくこと」が求められています。

（引用：デジタルトランスフォーメーションに向けた課題の検討｜経済産業省　https://www.meti.go.jp/committee/kenkyukai/digital_transformation/pdf/001_haifu.pdf）

間接業務領域では、既存業務を電子化、システム化することで、業務負担を大幅に減らすことができます。経費精算業務も、デジタルトランスフォーメーションを推進するためにも効率化を図らなければなりません。

では、どのように悩みを解決できるのか。その具体策を紹介していきます。

経費精算業務を効率化させる解決策

①ワークフローの見直し
経費精算におけるワークフローを見直します。おもな工程は、以下の通りです。
・申請者による経費精算書の作成・提出
・上長による承認
・経理担当者の確認・精算作業
これらの工程で削減できるものがないか、本当に必要な工程かを考えてみましょう。一例として、一度使用した交通費のデータは再利用できるように保存しておくことが挙げられます。

②タイムマネジメントの徹底
期日に遅れることや、スケジュール通りに進まないことで、経費精算業務はより非効率化します。しかしタイムマネジメントを徹底することで、円滑な業務を実現できます。
例えば、パソコンやスマートフォンなどのアラーム機能のアラートを使って、各タスクの期日が通知されるようにすることで対策が可能です。

③経費精算システムの導入
今までExcelや手入力をしていた経費データを、1つのデータベースで一元管理できるのが経費精算システムです。交通系のICカードやカード明細を自動で読み取ったり、レシート・領収書の入力を自動化したりと便利な機能が搭載されています。
また経理担当者と申請者、承認者で経費データを、オンライン上で共有でき、社外からの申請や承認も簡単にできます。在宅勤務やリモートワークでも対応が可能です。

2020年度の電子帳簿保存法改正では、クラウドサービスの利用が新たな保存方法として追加されました。電子帳簿保存法は、帳簿や領収書などの国税関係帳簿書類を、電子データで保管することを認めた法律です。

クラウド型の経費精算システムを使用すれば、このような法改正に応じた処理が、円滑にできるようになります。

まとめ

経費精算に関する悩みを、3つのポイントで紹介しました。経理担当者が抱える日々の負担を減らすためには、ワークフローの見直し、タイムマネジメントの徹底、経費精算システムの導入などが有効です。

またトランスデジタルフォーメーションを企業が推進するためも、経費精算の効率化はもっとも優先度の高い課題だと考えられます。経費精算における手間を減らして、人的資本を重要な業務に投下することによって、さらなる組織改革が望めるでしょう。

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