在宅勤務が増えてまた大変に・・・、勤怠管理に関する悩み



勤怠管理は、人事・労務部門の仕事において重要でありながら、大変手間がかかる業務の1つです。どうすれば効率化できるのかと、悩みを抱えている担当者も少なくないでしょう。

近年は、働き方改革によって、従業員の就業状況を客観的に把握・管理することが求められています。しかし既存の勤怠管理方法では問題が山積みです。

そこで今回は、企業が抱えている勤怠管理に関する悩みをお伝えします。さらに課題を解決する方法についても紹介していきます。

勤怠管理に関する5つの悩み

①集計作業にかかる手間
Excelによる手入力やタイムカードで勤怠管理をしている場合、集計作業をする必要があります。従業員が多いほど、その数は膨大です。
集計作業は、給与・賞与に直接関連するためミスは許されません。出退勤だけではなく、遅刻や有給休暇、代休、振休などの確認も必要です。
近年は、在宅勤務やリモートワーク、時差出勤、フレックスタイム制など、さまざまな勤務形態があり、従業員によって状況が異なるため、集計作業が複雑化しています。

②打刻漏れ・打刻忘れ
タイムカードによる打刻方法の場合、打刻漏れや打刻忘れ、さらに打ち間違いが発生しやすくなります。
従業員本人に対して、正確な時刻や誤った理由などを確認しなければなりません。また手入力による申請方法であれば、情報改ざんの可能性もあります。
このように客観的な記録ができず、勤怠管理の精度が下がります。

③勤務時間の管理が難しい
勤務時間の管理は、勤怠管理をするために必要な業務です。遅刻や欠勤、早退など、従業員一人ひとりの勤務状況を把握することができます。
しかし社員数の多い大手企業や、大人数のパート・アルバイトを抱える法人では、こまめな勤怠管理が難しくなります。変化に気づきにくく、対応が遅れるリスクもあるでしょう。

④法改正への対応
2019年4月以降、働き方改革関連法案（働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律案）が、順次改正されています。
この法案には、「労働基準法」「労働安全衛生法」「労働時間等の設定の改善に関する特別措置法」などの8本の労働法が該当します。
改正内容の1つとして、労働時間把握の義務化されました。対象は、労働基準法のうち労働時間に係る規定（労働基準法第4章）が適用される全ての事業場です。

（参照：労働時間の適正な把握のために｜厚生労働省　https://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/kantoku/dl/070614-2.pdf）

このような法改正に対する知識が、勤怠管理担当者には求められています。就業規則やルールなどを必要に応じて更新しなければなりません。

⑤長時間労働が減らない
長時間労働が蔓延化している企業は注意すべきです。
残業や休日出勤の申請を、従業員本人に委ねている企業では、長時間労働の実態を把握することができません。そのため過度な重労働問題を解決することが難しくなります。
そもそも1ヵ月45時間、1年間360時間以上の勤務をする場合は、原則として36協定を締結しなければなりません。
36協定では、残業や休日出身を社員に命じる場合、「時間外・休日労働に関する協定届」による協定を労働組合と結んで、労働基準監督署に届け出ることが義務化されています。
しかし長時間労働を放置することで、法律違反となる恐れがあります。この場合「6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金」（労働基準法第119条）が科されます。

勤怠管理における課題の解決策

勤怠管理における課題の解決策について、紹介します。

①ワークフローの見直し
勤怠管理には、多数のワークフローが存在します。打刻・入力から申請・承認・差し戻し・集計まで、このような一連の業務に無駄がないのか、非効率的な要素がないのかを、見直す必要があるでしょう。
例えば、担当部署や担当者、担当人数が適正なのか、ステータスを可視化することで確認する手間を省けないか、といった対策が考えられます。

②ルールの見直し
出退勤の打刻や休日、残業の申請方法に関するルールを、状況に応じて修正する必要があります。とくに既存のやり方で残業が改善されず、業務が効率化も難しい場合は、積極的に検討をしてみてください。
従業員にとって使いにくい打刻方法ではないか、残業や休日出勤が申請しづらい労働環境や勤怠管理ルールではないかなど、自社の問題点を明らかにします。その課題に応じて、ルールを再設定してみてください。

③勤怠管理システムの導入
勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時刻や欠勤、休暇、残業を管理できるシステムです。基本的な機能として、打刻機能や出勤管理、シフト管理、有給休暇管理、残業時間の警告アラートなどが挙げられます。
スマートフォンやタブレット端末と連動しており、GPS機能を使った打刻ができるので、在宅ワークや出張先でも使用が可能です。勤怠管理以外にも勤怠状況の分析ができます。また給与計算システムと連動をして、給与を自動計算できるサービスもあります。
法改正に対応したアップデートもしてくれるため、勤怠管理の悩みを解決するために有効な手段と言えるでしょう。

まとめ

今回は、企業が抱えている勤怠管理に関する悩みについて解説しました。

勤務状況を正しく把握することは、担当者の業務負担を減らすだけではなく、長時間労働の改善や不正な申請を防ぐ効果も期待できます。

とくに勤怠管理システムを導入することで、大幅な改善が望めるでしょう。しかしシステム選びは入念に行わなければなりません。自社の課題を解決するスペック・機能があるか、コストパフォーマンスが高いかなど、判断基準を設けて検討してみましょう。