経費精算をペーパーレス化すると、ものすごいメリットがあるって本当？



これまでも政府が主導する働き方改革の中でテレワークは推奨されていましたが、新型コロナ感染症（COVID-19）の感染拡大で、2020年には企業での導入が一挙に進みました。ただし、同じ企業内でも導入の進む部署とそうでない部署があり、その筆頭が経理部なのだそうです。

一番の原因といわれているのが、ペーパーレス化の遅れ。社内に根強く残る紙文化が、経理部のテレワークを妨げているのです。
近年、帳票類の扱いに関する法律の規制緩和が進み、経費精算のペーパーレス化に踏み切る企業が増えています。
経費精算をペーパーレスにすると、どのようなメリットがあるのでしょうか？

財務省が推進する経費精算のペーパーレス化

財務省は2020年度の税制改正大綱に、企業の税務手続きを一部電子化（ペーパーレス化）するための改正方針を盛り込みました。2019年に導入された軽減税率（8%と10%の税区分）により、経理作業が複雑化し作業負担も増加することから、電子帳簿保存法の改正を行い企業の負担軽減と生産性を向上させることが狙いです。

電子帳簿保存法の正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、紙の国税関係書類を電子データで保存することを認める法律と解釈すればよいでしょう。

電子帳簿保存法を導入し運用するためにはいくつかの条件がありますが、財務省は税務手続きや請求書、領収書のペーパーレス化を推進しているのです。これによりさまざまな経費精算書類の電子化が可能になり、社内のペーパーレス化を一層進めることができるようになりました。

経費精算ペーパーレス化のメリット

経費精算書類の電子化が法律としてできるようになったことは先述の通りですが、それによってペーパーレスが進むと、企業にとってどのようなメリットがあるのでしょうか？

●コスト削減

経費精算のペーパーレス化によって真っ先に削減できるのが、紙に関わるコストです。帳票類のコピーや精算書や領収書の保管に関わるコストが削減できます。経費精算というとどうしても経理部門を思い浮かべますが、経費精算のペーパーレス化は社内のほとんどの部門に効果が波及します。会社全体のコピーに関わる紙代や、トナー代の削減に大きな効果を上げることができるでしょう。またこれを機会に経費精算以外のペーパーレス化も進めれば、コピー機やシュレッダーの維持費なども削減できます。

●業務効率の向上

経費精算のペーパーレス化を推進するなら、ぜひ同時に進めたいのが経費精算システムの導入です。紙を電子化することは、今まで紙にあった情報をアナログではなくデジタルで扱えるということです。デジタルの情報と経費精算システムを組み合わせると、さまざまな業務の効率を改善することができます。

たとえば、今までは月末に集中して行われていた営業の経費精算。現在の電子帳簿保存法ではスマートホンで撮影した領収書も有効なので、スマートホンに対応した経費精算システムと組み合わせれば、わざわざ帰社しなくとも外出先で経費精算ができます。またこれなら領収書をなくしてしまう危険性も少なく、ほとんどの経費精算システムには承認フローもセットになっているので、どこで経費精算の承認が滞っているのかも一目瞭然です。

営業の効率向上だけでなく、経費処理の月末集中を避けられることにより経理部門の負担軽減や作業の平準化による残業代の削減にもつながります。

ペーパーレス化と経費精算システム

先述のようにペーパーレス化は、経費精算システムと組み合わせることによって最大の効果を発揮します。システムの導入などというと大がかりな取り組みに聞こえますが、現在ではさまざまなクラウドシステムが各社からリリースされています。規模の大きなものから最小限のシステムまで、その種類は多岐に渡ります。

最初から大きな投資を行い、すべての経費精算業務をシステムに移行する必要はありません。数社のクラウドシステムを比較し、機能の追加が可能な柔軟性の高いシステムを選択しましょう。

データの電子化で注意すべきこと

さまざまなデータを電子化すれば保管もしやすくなりますが、注意すべきはセキュリティです。特に経費精算を含む経理関係のデータは、会社にとって大切なデータです。情報漏洩などにはしっかりした対策が必要です。データの暗号化を行い、パスワードの管理などには細心の注意を払うようにしましょう。

もう一つ、データの電子化を行う上で気を使わねばならないのは従業員の意識改革です。電子化したデータはちょっとした扱いのミスで消滅してしまいます。原本を保管してあれば被害は最小限ですが、紛失などがあれば取り返しがつきません。経費精算のペーパーレス化を含むデータ電子化や経費精算システム導入の際には、従業員への説明も時間をかけてしっかり行うことが大切です。

まとめ

経費精算のペーパーレス化は、全社のペーパーレス化につながります。
これからの働く環境においてメリットだらけペーパーレス化。まだペーパーレス対応ができていない方々は、ぜひ来期に向けて経費精算システムの導入や電子化したデータの保管方法については、社内でプロジェクトチームを立ち上げ、検討を進めていってはいかがでしょうか？

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