勤怠実態の把握から始める働き方改革

働き方改革法案の成立による改革の推進

2018年6月29日「働き方改革関連法案」が可決・成立しました。

この法案は、近年の少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少、育児や介護との両立など、個人の働き方が今までよりも多様化してきたことによって、これまでと同様の制度では活かしきれない人的リソースを活用することを目的としています。当法案によって、就業機会の拡大や意欲・能力を十分に発揮できる環境を作ることが重要な課題となっています。

昨今では、当法案のこともあり、毎日のように各メディアで「働き方改革」という言葉を目にすることが多くなりましたが、今までも働き方に関しては、多くの企業で長時間労働に関する不祥事等のこともあり、問題となったケースがたくさんありました。

今回の法案成立を受けて、今後「働き方改革」が加速していくことは間違いなく、既に改革を始めている大手企業は更なる推進を、中小・中堅企業を中心とした「これから本格化させる企業」に関しては、改革に本腰をいれる必要がありそうです。

勤務実態の見える化

働き方改革の推進にあたり、最も重要なことは勤務実態の把握といえるのではないでしょうか。今回の法案の概要に目を通してみると、多くは「労働時間」に関する記載となっています。つまり、労働者の生活に応じた労働環境を企業側が柔軟に提供することで、組織を活性化させることにつながり、日本が持つ人的資源の有効活用につながるものと言うことが出来ます。よって、まずは自社の従業員がどのような勤務実態であることを把握したのちに、自社にとって最適なプランニングをしていくことが、経営サイドとしても求められるものとなるのではないでしょうか。

上場企業を中心とした大手企業では、数年前より本件に関する対応を進めているところが殆んどで、従業員の勤怠をデータで管理し、人員の過不足や業務過多問題には、人員の再配置やルーティン作業のシステム化を進めることで、労働時間の調整に着手している状況が見受けられます。一方中小企業では、昨今の人材不足の影響もあり、柔軟な施策を講じることが出来ずに対応が遅れているケースも多いのではないでしょうか。実際に、昨今売り手市場と呼ばれる転職市場下において、労働環境を重視する戦力となった人材の流出による打撃を受けている企業は少なくありません。

そのような人材流出に歯止めをかけるためにも、労働環境の実態把握は重要な要素と言えます。
因みに退職理由として、労働時間や環境不満は常にTOP3に入るほど、従業員からすると重要な要素と言えるからです。

アナログからデジタルに変える勇気

勤務実態の把握に関し、前項目に記載をしたような大手企業ではほぼ全ての企業にてシステム化が進んでいるように思われます。従業員の出退勤などは全てデータで管理し、そこから給与計算等とも連結をさせる。全てがシステマティックに行われているケースが多いと言えるでしょう。
これはシステム化することで勤怠管理をスムーズに機能させることはもちろんですが、今まで手作業で行っていた時間計算や残業代計算などの業務に関しても、全てシステム内で対応することが可能となるため、システム導入の功績は勤怠実務の把握のみならず、総務や人事の方の工数削減にもつながるということがあります。

一方で、アナログ化した組織からすると、今までのフローを全て刷新することと変わりはなりため、その不安が生じることは容易に想像が出来ます。また、システム導入に際して費用がかかること、そのフローを定着させるまでの人的工数がかかることも、懸念点として挙げられます。
この点に関しては、現体制において安定的な経営を継続する可能性が高いようであれば、システム化に踏み切る必要はないかもしれません。しかし、中長期的な目線から従業員の増加や今後のIT化を考慮すると、舵を切るのであれば、早いほうが良いというのが現状のトレンドとなっていることは間違いありません。

コストを掛けずに把握する

システム化を検討するとした場合、最も大きな問題となるのはそこにかかるコスト面と言えそうです。コストに見合ったリターンがなければ、そこに投資する必要性を見出すことが難しいでしょう。当初スタートするにあたっては、可能な限り低コストで最大化を図れるかが、今回の施策を行っていく上で最も重要になってくる要素と言えそうです。

また、コストというと金銭面がまず頭に浮かびそうですが、実際にはシステムを導入するコストよりも、人的工数に関わるコストもきちんと検討する必要があります。複雑なシステムの場合には、そもそもシステムに精通した人材がいなければ、導入ハードルが上がってしまうことが予想されます。
特に情報システムといわれるITに特化した部門を置いているケースが少ない中小企業においては、この点は死活問題となり得る可能性も否定できません。

せっかく導入をしたのにうまく機能しないとあっては、そこにかけたお金と労力が全て無駄になってしまうケースも想定しておくべきです。
つまり、如何に簡単で、お金をかけず、導入まで進めるかが当初システム化を進めていくうえでは非常に重要な考え方と言えるのではないでしょうか。

従業員1名あたり月額150円から始める勤怠管理

株式会社研美社がICカードと一緒に提供をする「ICタイムレコーダー」は初期費用無料、オプション費用もかからない勤怠管理システムです。IC社員証を使い、リーダー端末にかざすだけで勤務時間の管理がクラウド上で可能となります。

日々の勤怠の管理が紙ペースだと紙の保管や閲覧など、大変な業務負担です。また、タイムカードなどの保管期間は3年間分となり、保管スペースが圧迫され、大量のタイムカードを収納する場所に頭を悩ませている企業も少なくないのではないでしょうか。
ICタイムリーダーとIC社員証が、そのような問題も解決します。
給与関連ソフトとも連携をしているため、既にお使いのソフトとの連携が可能であれば、勤務時間から給与計算も自動で対応できるようになります。今まで多くの時間を必要としていた給与計算や時間管理業務などが全て必要なくなり、完結するものです。
クラウド管理のメリットは、多くの拠点がある企業においても同様に情報の集約が出来るため、全従業員の勤怠実務把握も容易に可視化が出来ます。

また、システム上で有給日数の管理や各種申請を完結させることや、残業時間超過アラート機能をつかって、従業員の長時間労働を事前に検知して、上司や本人へアラートを表示することができ、月の途中でも長時間労働となりそうな従業員を検知し、過重労働のコンプライアンス違反を未然に防ぐ事ができます。

 IT化の波が・・・システム化しなければ・・・と考えつつ、なかなか着手出来ない企業も多く、どこから始めるべきかと考えられていると思います。
今回の働き方改革法案を皮切りに、自社が今後抱える可能性のある様々なリスクを回避するためにも、まずは勤怠実態の把握をすることから始めてみはいかがでしょうか。
タイムカードを並べ残業代を計算していた時間が、次代の経営戦略を検討する時間に変わる？かもしれません。

記事提供元

株式会社研美社
カード印刷業界でいち早く2004年に通販サイトを開設し、社員証等、ID証の業界シェアはトップクラス。年間1700社以上の実績で得た信頼とノウハウを生かし、ICカードでの勤怠管理システムもPﾏｰｸも取得済みで任せて安心。