経費精算の効率化を上げるためにできる方法とは？



経費精算は、時間と手間がかかる業務です。担当者は、ミスや不正がないか厳しくチェックする必要があります。
また、業務がスムーズに進まない理由として、経費精算におけるフローに問題があります。経費精算を効率化させるためには、このフローを改善するような対策をとらなければなりません。

そこで今回は、経費精算における問題やうまくいかない理由を挙げながら、効率化を図るための方法について紹介していきます。

経費精算における問題とは

さて、経費精算において起きている問題にはどんなものがあるでしょう？

そもそも経費精算とは、業務に関係する活動でかかった経費を会社で精算することです。経費精算は交通費精算や旅費精算、さらに交際費、図書費、通信費、事務用品費などの小口精算にわかれます。精算をする際には、経費申請書を作成して、領収書と一緒に提出しなければなりません。

このような経費精算において、2つの問題があります。

1つは申請ミスが起きることです。例えば、以下のようなケースが挙げられます。

・申請金額と領収書の相違

・領収書の不備

・日付・宛名などの項目が未記入

・精算もれや二重申告

申請者によるミスがないか、担当者はくまなくチェックする必要があります。

もう1つの問題が、不正行為です。例えば、実際には行っていない空出張や架空接待が挙げられます。

一般社団法人日本CFO協会の調査によると、「これまでに組織内での不正を⾒聞きしたことがある」との回答者が73%にのぼり、その内21％が１億円以上の不正をしていることを明らかにしました。

（「企業不正に関する意識と実態調査」の結果と考察を発表｜一般社団法人日本CFO協会）

このような不正は、企業倫理はもちろん法的に許されるものではありません。担当者が厳しい目を光らせる必要があるものの、経費精算における問題として浮き彫りになっています。

経費精算がスムーズにいかない理由

ミス・不正を防ぐためにも、経費精算には時間がかかります。とくにスムーズにいかない理由として、経費精算フローがあります。

一般的に経費を精算するフローは、以下の通りです。

＜従業員＞

領収書の用意・申請書の作成

＜管理者・上長＞

部下から提出された書類のチェック・承認

＜担当者＞

書類確認および会計処理

このフローごとに、手続きが遅れる要因を考えてみましょう。

＜従業員＞

・期日ぎりぎりになって、もしくは期限を過ぎて書類を提出する。

・書き方や申請方法がわからずに、確認に時間がかかる。

・差し戻しがあって、書類を再提出しなければならない。

＜管理者・上長＞

・出張や外出など社内の不在が続いて、書類のチェックが後回しになる。

・不明点を申請者へ確認する時間がかかる。

＜担当者＞

・1つ1つの項目ごとに、金額を確認するのに時間がかかる。

・不明点があれば、その都度、申請者に確認をとらなければならない。

・経費精算以外の業務に追われていて、作業が進まない。

それぞれの工程で、明確な期限やルールが設定されていない限り、状況を改善することは簡単ではありません。そこで経費精算を効率化させる3つの方法について、紹介していきます。

経費精算を効率化させる方法

① 社内ルールの徹底

経費精算における社内ルールを見直して、統一させましょう。例えば、以下のようなルールを定めます。

・各項目・記載方法の定義

・申請書類の正しい書き方（または間違った記入例）

・いつまでに申請するのか、各フローにおける期日設定

・よくある質問と回答

・遅れる場合、後回しになる場合の対処法

社内ルールは設けるだけでなく、徹底することが大切です。すべての従業員が実施できるように説明や情報提供をして、経費精算にかかる手間を省いていきます。

② 意識の向上

会社が一丸となって、経費精算に対する意識を高めていくことが重要です。

主要な業務よりも優先度が低くなりがちな経費精算だからこそ、意識を改善する必要があります。一人ひとりの従業員が、ミスをしないように、迅速に対応するように担当者が訴えていきましょう。

例えば、全体朝礼や会議などの声かけ、ポスター掲示などで対策をします。

③ 経費精算システムの導入

経費精算システムは経費の申請から承認、決済、精算まで、一連のフローを自動化してくれるサービスです。

パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット端末でも利用ができます。社内にいなくても、申請や承認作業が可能です。

また紙ではなく、データで領収書・申請書を保管することができ、ペーパレス化を実現します。ICカード乗車券と連動をすれば、交通費を自動的に経費として計算してくれるので、わざわざ記入する手間もありません。

さらにシステムによっては、給与計算や会計などの社内システムとも連動できるので、給与計算や決算も簡単にできるようになります。

経費精算だけでなく、ほかの業務も効率化でき、大幅にコスト削減ができるようになるでしょう。

まとめ

経費精算の効率化を上げるための方法を紹介しました。今すぐにでも問題視したフローを見直す必要があるでしょう。

経費精算における業務負担を減らすためには、社内ルールの徹底や意識向上、経費精算システムの導入が効果的です。とくに経費精算システムは、業務における負担を減らしてくれるので、大変期待することができます。

このような対策によって、効率化させるだけではなく、経費精算のミスや不正を防ぐことにも注力をしていきましょう。

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