経理ができるコスト削減対策とは？

会社の金庫番、経理担当。入金の遅れがあれば担当者に督促し、無駄遣いがあれば社内に注意を促すなど、常に会社の入出金を管理し経営を安定させる役割を担っています。そんな重要な立場である経理が、率先して自らできるコスト削減とは？

今回は、経理が会社内のお手本となるようなコスト削減策を紹介します。

経理がコスト削減をする必要性

会社内の組織を分類する呼び方に「プロフィットセンター」、「コストセンター」というものがあります。プロフィットセンターは、営業部門や製造部門、地方支社店など、簡単にいえば会社の中でお金を稼ぎ出す部門を指します。

プロフィットセンターは、収益から費用（経費）を差し引いた利益を最大化することを目標に活動します。

一方、コストセンターは総務・人事部門や経理部門、研究開発部門などの、いわゆるバックオフィスを指します。

こちらは会社においては直接利益を生み出さない部門ということになりますが、この中で経理部門は経営状態の見張り役として重要なの部門です。プロフィットセンターが稼ぎ出した利益を無駄なく経営に活かし、結果を経営陣に正確に報告する責務を負っているのが経理なのです。

このような役割から、経理が自らの無駄を省く（コスト削減する）ことは、経理に課せられた経営的な使命といえるのかもしれません。

経理ができるコスト削減策

それでは、経理が取り組むことのできるコスト削減策にはどのようなものがあるのでしょうか？いくつか例を挙げて見ていきましょう。

・無駄なコピーやカラーコピーの抑制

経理では、経営に関わる会議用に大量に資料をコピーすることが多いと思います。グラフなどが資料に多用されていれば自然とカラーコピーも多くなりますが、コピーの料金は白黒で1枚1～3円、カラーなら10～50円と決して安くはありません。

ましてや会議前に資料の変更が入れば、またコピーのやり直し等々、無駄は尽きま
せん。会議などではプロジェクタを利用し、資料はデータとして事前配布するなど無駄なコピーの抑制を行いましょう。

・不必要な経費のチェック

頻度や金額が過剰な接待、タクシーチケットの無駄遣いなど、営業部門にありがちな経費の無駄遣いをチェックします。自分たちはプロフィットセンターであるという意識からか、お金を稼ぐための経費はコスト意識が緩みがちになるものです。

・不正な経費精算のチェック

決して不正を見つけるという目的ではなく、適正な経費精算を各部門に要請します。たとえば交通費であれば、最短経路による最安な交通費を選択しているか、などです。

・法人カードの利用促進

国内外への出張には法人カードの利用を促し、社員個別の口座に精算金を振り込む手間と経費（振込手数料）を節約します。

・経理業務のアウトソーシング

会社経営に関わる情報を扱うためアウトソーシングできる業務は限られますが、派遣社員や契約社員を経理に採用し、総人件費の圧縮を図ることは比較的容易にできます。定型的な作業は派遣社員や契約社員に任せ、正規社員を経理本来の業務に専念させることで効率向上に繋がります。

・領収書や請求書の電子化

従来は紙で保管していた領収書や見積書、請求書などを電子化（データ化）することで、保管費用などが削減できます。現在では電子化を進めることにより領収書の破棄などが認められていますので、紛失防止などにも有効です。

経費精算システムの導入

さまざまな帳票の電子化を進めるのであれば、経費精算システムの導入も検討しましょう。多くの経費精算システムに装備されているワークフロー機能を使えば、入力から決裁に至るまでの状態をシステム上で把握でき、今までのように紙を探して持ち回ったり、営業担当者をフォローしたりするなどの手間が省けます。

また経費の入力に関しても、入力漏れや誤入力をシステムが判断してくれるので修正の手間が省け、一度入力された電子データはさまざまな帳票に自動的に転記できます。結果として集計も迅速に行うことができるでしょう。

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経費精算システムの導入時の注意点

メリットの多い経費精算システムの導入ですが、一番の問題は導入コストです。経費精算システムは多くアプリが販売されていますが、その形態は自社内のサーバー等にアプリをインストールして利用する「オンプレミス型」と、インターネットを介してアプリを利用する「クラウド型」に分かれます。

クラウド型は定型化されている部分が多いので初期費用が安く、早く運用開始できるなどメリットが多い反面、カスタマイズ性はオンプレミス型に劣ります。一方オンプレミス型はカスタマイズ性が高く、自社のフォーマットに出力帳票を合わせることができるなどのメリットの反面、システム開発に時間とコストがかかるので初期の開発費用が必要になり、運用開始までの時間もかかります。また、サーバーの維持管理費用、専門の管理スタッフが必要になるなど全体的にコストが高くなります。

経理業務は比較的定型化しているものが多いのであまりカスタマイズの必要はないかもしれませんが、統計データなどの出力に関しては、その会社独自のフォーマットが必要になる場合もあります。クラウド型とオンプレミス型、それぞれのメリット・デメリットをよく比較検討して経費精算システムを選びましょう。またコストのほかにも、以下の点には注意が必要です。

●わかりやすい操作性

会社内の多くの人が使うことを考え、ITに詳しくない人でも直感的に操作できるインターフェースを備えたシステムを選びましょう。

●強固なセキュリティ

経理の情報は、会社経営に関わる重要な情報です。経費精算システム選択の際には、データや通信の暗号化、パスワードによる管理が徹底しているシステムを選びましょう。

まとめ

経理は、社内に対するコスト削減の旗振り役です。コストセンターである経理部門が、まず率先してコスト削減の姿勢を社内に示す必要があります。部門内の全員がコストの意識を共有し、恒常的なコスト削減対策を推進していきましょう。