グループウェアを従業員に利用させるためには？

多くの業務がシステム上で行われるようになったことで、複雑化する業務管理を1つにまとめて、誰にでも使いやすくする必要が出てきました。そのサポート役として登場したのがグループウェアです。

しかしいざ導入してみたところが、なかなか上手に使いこなせないという意見が多いようです。ではどうすればもっと効率的にグループウェアを活用できるのか、ここからその問題点と原因、そして解決策を探ってみましょう。

グループウェアの概要

グループウェアとは、業務効率化のために一貫したシステムを提供するアプリケーションのことです。主な機能としては、メールのやりとりや社内SNS、スケジュール管理、ファイルの共有などがあり、企業などの組織内で情報管理に大きく貢献します。

現在普及しているアプリケーションは、クラウド型が主流になっており、社内にサーバーを設置する必要がありません。また社内パソコン以外にも、スマートフォンやタブレットと連携することが可能です。

グループウェア導入のメリット

グループウェアを導入すると、業務にどのような変化が現れるのでしょうか。最初に主なメリットを紹介しましょう。

情報の共有化とコミュニケーションの向上

業務に必要なファイルなどの情報を共有でき、社内と社外を問わずいつでもアクセスできます。さまざまなコミュニケーション・ツールが使用できるので、業務の効率化や情報交換などに威力を発揮します。

ワークフローシステムとの連携

ワークフローシステムと連携させれば、手間がかかる承認処理を大幅に効率化できます。それ以外の各種申請処理なども、すべてワークフローシステムの中で完結できるようになります。

高度な情報伝達が可能

組織内すべてで迅速な情報伝達が可能になるほか、経営陣のみに対する情報や、管理職以上への情報など、情報の階層化もできます。また外部からの不正アクセスに対するセキュリティも強化できます。

現在テレビ会議システム機能なども追加されており、グループウェアはますます便利になっています。ところが導入後に、期待されたほど業務が改善されていないというケースもあります。次にその問題点と原因について考えてみましょう。

グループウェア導入の問題点

実際にグループウェアを導入しても、すべての面でスムーズに業務が改善されるわけではありません。中には思ったように活用できないケースもあります。まずは導入後にどのような問題が起こり得るのか、主な事例をまとめてみます。

・従業員がグループウェアを使わない

・職場のニーズにシステムが合っていない

・導入コストがかかりすぎる

・運用する上で部署間での混乱が生じる

グループウェアは上手に活用すれば、確実に業務効率をアップしてくれます。にもかかわらず上記のような問題が出てくるのは、その活用方法に原因があるのでしょう。それらの原因を分析しながら、解決策を考えてみましょう。

グループウェアを活用できない原因と解決策

導入しても使わなければ、業務効率のアップは望めません。ではどうすれば従業員がグループウェアを使うようになるのか、その問題を中心に原因と対策を探ってみます。

システムを使いこなせない

従業員によってはパソコン作業を避ける場合があり、特に操作が煩雑になるとその傾向が強くなります。システムに苦手意識を持ってしまうと、旧来のやり方とグループウェアが混在することになり、かえって効率が低下する恐れもあります。

グループウェアを導入する前には、トライアル版などを上手に使って、なるべく業務に合った使いやすいアプリケーションを選ぶ必要があります。また導入後は企業の経営陣や管理職が積極的に使い、従業員の意識を高めることも効果的です。

運用方法が明確になっていない

部署ごとや個人ごとに運用方法が違ってしまうと、システム全体での一貫性が保てません。運用ルールをあまりにも自由にしてしまうと、やはり利用する人と利用しない人とが出てしまうでしょう。

それを防ぐためには、企業内で明確な運用ルールを定めることが重要です。業務への負担が少なくシンプルで、その代わり徹底して全員が遵守するルールを決めておくことが、グループウェアの活用につながるはずです。

他のシステムと連携していない

業務内で使用する他のシステムと、グループウェアをばらばらに使っていると、業務が複雑化するだけで効率化など望めません。時間が経つにつれ、従業員は使い勝手のよいシステムを自分で選んでしまい、システムは一層まとまりがなくなってしまいます。

この場合はグループウェアと、他のシステムを連携させてしまうとよいでしょう。中心にはグループウェアを設定して、そこから業務に合わせたシステムに移行できるようにすれば、社内全員が常にグループウェアから業務を始めるようになります。

他にも業務以外のコミュニケーションに利用するなど、工夫しだいでグループウェアの利用率を上げることは可能です。社内の交流が深まれば、企業としての業績アップにつながるかもしれません。

まとめ

本来業務を効率的に改善することが、グループウェアを導入する目的です。しかし使わないままでは、業務効率は一向に上がらないでしょう。

グループウェアは導入前のシステム選びに気を付けることと、導入後に運用ルールを明確にすることで、利用率を大きくアップすることができます。導入にあたっては、全社員の意見を反映することが重要だと言えるでしょう。