海外の人との名刺交換におけるマナー、名刺文化の違い

日本でのビジネスチャンスは、まず名刺交換からスタートするとも言えます。最近はwebでの商談も増えてきていることもありますが、新たな取引先や販路の開拓にあたって、ビジネスパーソンが名刺を持っていないことは考えられず、海外からは特徴的な「名刺文化」としても認められています。では名刺のやりとりは日本だけの習慣なのかと言えば、そんなことはありません。ただし海外での名刺交換は、日本の場合とはかなり様子が違うようです。

日本における基本的な名刺交換のマナー

まずは海外での名刺交換と比較するためにも、日本での正式な名刺交換のマナーについておさらいしておきましょう。

日本での名刺交換は、新規の相手と初めて会った時、同時交換で行うことが原則です。交換する時は立ち上がって対面した状態で行い、取引先などでは訪問者側から先に名刺を渡します。テーブル越しでの交換はマナー違反です。

また商談会など複数の人と名刺交換を行う場合、立場や地位の低い側から先に名刺を渡すことが原則です。相手側が複数の場合は、その上司の立場の人と交換し、次に部下の人と交換します。

相手から受け取った名刺はすぐにしまったりせず、商談中は名刺入れの上に置いたままにします。その時相手の名刺にメモを書いたりするのは絶対にタブーです。

他にも日本の名刺交換には多くのルールがありますが、それはこの後で少しずつ確認しましょう。

海外での名刺交換マナー

ここでは主に欧米での名刺交換マナーについて解説します。海外の取引先と会った時にスムーズな流れで商談に入れるように、ぜひ基本的な流れをマスターしておいてください。

まず欧米では名刺を情報が書かれた紙として認識します。受け取った名刺をすぐにしまったり、名刺に目の前でメモを書き込むこともあるので、驚かないようにしましょう。

初対面で名刺を渡すタイミングは、日本とはかなり違います。お互いが初めて会った時は、挨拶と簡単なトークからスタートします。トークが一区切りついた時か、またはトークの流れの中で名刺を渡すことがほとんどです。

場合によっては商談が終わってから名刺を交換したり、時には名刺交換をしなかったりするケースもあります。日本の習慣につられて、会った時点で名刺を渡さないように注意してください。

名刺に対する意識としては、日本と比較的近いのがお隣の韓国で、中国では国外の取引先に対して使われることが多いようです。またヨーロッパでは管理職や、重役クラス以上のビジネス習慣として認識されています。

欧米での名刺交換の流れ

欧米では名刺のことを「card」や「business card」と表現します。まず取引先と初めて会った時には、「スモールトーク」と呼ばれる世間話から入るのが欧米流。

実際に名刺交換に入る時には、「よろしかったら名刺交換などいかがでしょうか？」や、「名刺をいただいてもよろしいでしょうか？」などの表現によって、相手に名刺交換を促すことになります。

この時も日本のように厳粛な雰囲気にはならず、名刺をネタにしてお互いの会話を発展させることが多いようです。もしも相手が名刺を持っていなくても、海外ではマナー違反にはなりません。そのような場合にはっきりと相手の名前を聞いても、決して失礼にあたることはありません。

海外と日本との名刺文化の違い

欧米では日本よりもはるかに実用的に名刺が使われるケースもあります。例えばAさんが初めてBさんを訪れた時、AさんはBさんに複数枚の名刺を渡します。その中の一枚には、Bさんに知ってほしいAさんの情報をメモして渡します。

では残った「クリーンな」名刺はどこに行くのかと言えば、今度はBさんがその名刺を知人に配るわけです。これで名刺を通じた簡単なネットワークができあがります。日本ではなかなか初対面の相手に頼みづらい方法ですが、欧米らしく合理的なやり方は試す価値があるかもしれません。

またEメールが一般的になった今、あえて新規開拓先に手紙を送り、その中に名刺を入れておくという活用法もあるそうです。日本ではちょっと失礼とも受け取られかねない方法ですが、ビジネスチャンスにつながる可能性があると言うから驚きです。

知っておきたいグローバルな名刺の知識

現在海外でグローバルに活躍するビジネスパーソンは、表面は英語記載で裏面は相手国の言語で記載した名刺を持つことが増え、場合によってはその逆のパターンで名刺を作ることもあるようです。

ではその時に、日本での部長や課長はどのように表記すべきか、主な役職や部署名を紹介しておきましょう。

・社長（President）  最高経営責任者（CEO：Chief Executive Officer）

・部長（General Manager / Department Manager）

・課長（Section Manager）

・係長（Subsection Chief）

・営業部（Sales Department）

・人事部（Personnel Department）

・総務部（General Affairs Department）

・経理部（Accounting Department）

こうした表記に関しては、日本での役職と海外での役職に微妙な違いがあることもあり、相手に間違った情報を与える可能性があります。外国語表記の部署名や役職名を記載する時には、専門家に校正してもらうことをおすすめします。

まとめ

世界中でも日本人ほど、名刺を大切にする民族は少ないかもしれません。日本のビジネスパーソンが行う名刺交換の儀式は、他国の人にはとても不思議な光景に見えるようです。そのため海外の企業と取引する可能性がある場合は、他国の名刺交換マナーについても頭に入れておきましょう。

また、コロナ感染拡大の影響もあり、他社との打ち合わせもオンラインで行われることも増加しており、日本での名刺交換文化も変化していくかもしれませんね。相手側のマナーや時代の流れに合わせて臨機応変に対応していきましょう。