グループウェアを導入するとこんなに便利に！

今や企業にとって、グループウェアを使って社内・部署内で情報を共有することはスタンダードになりつつあります。しかし、IT化を進めていない企業や、立ち上げたばかりの中小・ベンチャー企業の中には、まだグループウェアを利用しておらず、今後導入すべきかどうか迷っているというケースもあるでしょう。

コロナウィルスに影響で多くの企業が在宅勤務などを導入しつつある状況で社員間の情報共有は今まで以上に重要になりそうな状況です。そこで今回は、グループウェアとは何かを改めて解説した上で、導入することで何が便利になるのか、詳しく解説します。

グループウェアとは・・・電話やメールの難点を克服するツール

グループウェアとは、グループ・職場が保有する情報を１つの管理システムで統合し、同僚・仲間の間で共有できるようにするビジネス・ツールです。このツールを活用することで、グループ・職場が保有する情報を同僚はいつでも閲覧・チェックできます。

グループ・職場で業務を行う場合、同僚と協働するためには情報の共有が必要です。しかし、いくらコミュニケーションを密にしていたとしても、いちいちグループ・職場のメンバー全員が集まって、各自がもっている情報を教え合うというのは非効率といえます。

電話やメールの場合も、電話は相手が出ない限り要件を伝達できませんし、メールもチェックを忘れるなどしてすぐに返事が返ってくるとは限りません。情報を共時的に共有するという点では、必ずしも望ましいツールではないわけです。

グループウェアはこうした既存の伝達手段の難点を克服するために開発されました。誰がどのような業務を行っているのか、いちいち当事者に連絡して確かめなくても、グループウェアを通していつでもチェックできます。グループウェア上で手が空いている人間同士で意見を交換すれば、新たなアイデアを生み出すきっかけにもなるでしょう。

グループウェアの果たす機能

グループウェアは多様な機能をもち、グループ・職場内の協働を円滑にするために、多面的なサポートを行ってくれます。

・個人およびグループのスケジュール管理機能

自分のスケジュールと、自分が所属するグループ・職場のスケジュールをいつでも確認できます。たった今上司や同僚はどこで何をしているのか、グループウェアで確認すればすぐに把握することも可能です。

・グループ・職場で利用する設備の予約・確認機能

会議室やプロジェクターなど、共用しているものの管理も一元ができます。誰がいつ何を利用するのかをすぐにチェックできるので、「取引先と打ち合わせをしようと思ったら、どこの会議室も空いていない・・・」といった事態を防げるわけです。

・ワークフローシステムの機能

上司に承認、決裁をお願いしたい案件について、グループウェアを利用すると、直接会わなくても依頼できます。文書はすべてデータ化されているので、個人的なミスで重要書類を失くすといった事態も防ぎやすいです。

・電子会議を行う場としての機能

オンライン環境において、グループ・職場の上司・同僚が離れた場所にいても、自由に意見交換を行えます。グループウェアは企業内で一元的に管理されているツールなので、部門横断的なプロジェクトを行う場合にも便利です。

グループウェアの種類はオンプレミス型とクラウド型

グループウェアを導入する場合、オンプレミス型とクラウド型の2種類の方法があります。

オンプレミス型は、自社内のサーバーを利用して、グループウェアのシステムを構築するという方法です。独自のサーバーを使うため、社外に情報が漏洩するリスクは低めといえます。また、自社に適した形で、グループウェアを自由にカスタマイズしやすいです。ただし、独自のソフトを設置する必要があるため、導入コストが高いという難点があります。

クラウド型は、インターネット上にあるサーバー内で、グループウェアのソフトを利用するという方式です。自社でサーバーを利用せず、サービス提供を行う他者のサーバーを利用するので、オンプレミス型よりも導入コストは安いといえます。しかし、外部のサーバーを利用するため、情報漏洩の危険性はオンプレミス型よりも高いです。

グループウェアを導入することのメリットとは？

企業がグループウェアを導入、利用することの最も大きなメリットは、情報共有の迅速化による仕事の効率アップの効果です。当事者同士で直接連絡を取り合う必要がないため、次の行動に向かうスピードが向上します。

また、グループ・職場内のメンバーの仕事状況を可視化できるメリットも大きいです。仕事の配分を偏重なく行えるので、特定の人に過剰労働をもたらすことを防げます。

さらにお互いが遠く離れた場所にいても、あるいは異なる時間帯で働いていても、グループウェア上で情報を共有し、連絡を取り合えるので、導入前よりも意思伝達が格段にしやすくなるでしょう。

まとめ

グループウェアとは、グループ・職場が保有する情報を統合化、共有化するための情報システムで、組織内の業務効率化、コミュニケーションの活性化を図ることができます。導入によって、グループ・職場の構成員と直接連絡を取り合わなくても必要な情報をチェックできるようになるので、業務スピードが格段に向上する効果を期待できるでしょう。なお、導入の方法には、オンプレミス型とクラウド型の2種類があり、自社に適した方を選択することが大切です。

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