電子帳簿保存法とJIMA認証とは？



電子帳簿保存法とその法律に関連するJIIMA認証をご存じでしょうか。

近年、日本企業では業務効率の向上を目的として、電子帳簿書類の電子データ化が積極的に行われています。電子帳簿保存法とJIMA認証は、適正な帳簿書類のペーパーレス化を進めるために規定されている法律および認証制度です。今回は、電子帳簿保存法およびJIMA認証とは何か、それぞれ何を規定し、認証しているのか、について詳しく解説します。

電子帳簿保存法とは？

国税関係帳簿書類の一部もしくは全部を、電子データ化して保存することを認めた法律が「電子帳簿保存法」です。今から20年以上前の1998年に制定されましたが、当時はまだ今ほど電子データ化の技術・普及は進んでおらず、最初から電子データとして作られた書類の保存のみを対象としていました。

しかしその後、時代の流れとともに規制内容が緩和されていき、2005年には帳簿、決算関係書類以外の書類をスキャンして保存することを認めた「スキャナ保存制度」が導入され、2016年には記載金額3万円超の契約書・領収書についてもスキャナ保存を認める制度改正が行われています。さらに2017年にはスマホやデジカメで撮影した帳簿保存も認められるようになり、例えば領収書の保存はスマホで撮影するだけでも済むようになりました。

今後はさらに電子帳簿保存法の規制緩和は進められていくとみられています。令和元年度においても、「個人事業主が新規に業務を開始する際、電子帳簿保存の承認申請書の提出期限に特例を設ける」、「申請書の承認を受ける前に作成または受領した重要書類についても、一定の要件を満たせばスキャナ保存を認める」などの制度改正が行われました。政府は現在、少子高齢化を原因とする労働力不足への対策・働き方改革の一環として、企業におけるペーパーレス化・業務効率化を推し進めて生産性を上げ、経済全体の成長を促そうとしています。電子帳簿保存法の規制緩和が進められる背景には、こうした国側の狙いがあるといえるでしょう。

電子保存が認められている国税関係帳簿書類の種類一覧

現行（2019年時点）の電子帳簿保存法で認められていることを端的にいうと、「国税関係帳簿書類を電子データ化して保存すること」、「国税関係帳簿書類をスキャナ（スマホ、デジカメ撮影も可）で読み取って電子データとして保存すること」の2つです。では、電子データ化して保存が認められている帳簿書類とは具体的に何でしょうか。

電子帳簿保存法では、「帳簿」と「決算関係書類」、「その他の証憑類（取引の証拠となる書類）」という3種別に規定が行われています。以下に、それぞれの種別に分類される書類と、制度上認められている電子データ保存のあり方について紹介しましょう。

①帳簿

総勘定元帳、現金出納帳、仕訳帳、売上・仕入帳、売掛金・買掛金元帳、固定資産台帳などが対象です。電子保存は認められていますが、スキャナ保存は認められていません（紙で作成されたものは紙で保存）。

②決算関係書類

貸借対照表、損益計算書、棚卸表、その他決算関連の書類が対象です。電子保存は認められていますが、スキャナ保存は認められていません（紙で作成されたものは紙で保存）。

③その他の証憑類

領収書、レシート、請求書、契約書、見積書、納品書などが対象です。電子保存もスキャナ保存も認められています。

帳簿を電子保存する場合に必要な手続き

各種帳簿を電子データで保存するには、承認申請書（国税関係帳簿の電磁記録による保存等の承認申請書」）を、帳簿の備え付けを始める日の3カ月前までに、税務署に提出するのが原則です。ただし、新規に設立した法人の場合、設立の日から3カ月以内に提出すればよいとの特例が定められています。また先にも少し触れましたが、令和元年度の制度改正により、2019年10月からは個人事業主については業務開始日から2カ月以内に提出すれば申請が行えるという特例が認められるようになりました。つまり、個人事業主は開業当初から、帳簿の電子データ保存が行えるようになったわけです。

基本的に帳簿については、課税期間の開始日に帳簿が備え付けられていることを前提としているため、課税期間の途中で電子データに切り替えることはできません。

JIIMA認証によるソフトウェアの信頼性の確保

以上のような国税関係帳簿の電子データ化を行う際、基本的に専用のPCソフトウェアを使用する必要があります。しかしその場合、販売されている各種ソフトウェアが、電子帳簿保存法の法的要件を満たせる機能やクオリティを持っているのかどうかが極めて重要です。もし要件を満たせないソフトウェアを安易に使ってしまうと、書類を全て作成し直しということにもなりかねません。

そのような事態を防ぐために設けられているのが、JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）認証です。JIIMA認証とは、そのソフトウェアが電子帳簿保存法で規定されている要件を満たしているかどうかを示す認証制度のことをいいます。電子帳簿保存法との関連で規定されているのは、以下の2つの認証制度です。JIIMA認証を受けているソフトウェアは、市場における信頼性が高いとみなされます。

①「電子帳簿ソフト法的要件認証」

国税関係帳簿の作成と保存を行う市販ソフトウェアのうち、電子帳簿保存法の要件を満たしていると判断したものを認証する。

②「電帳法スキャナ保存ソフト認証」

スキャナ保存を行う市販のソフトウェアのうち、電子帳簿保存法の要件を満たしていると判断したものを認証する。

まとめ

現在、電子帳簿保存法の改正が進められ、国税関係帳簿書類の電子データ化が国を挙げて進められています。しかし、法的要件を満たしたソフトウェアのサポートが無ければ、適切なペーパーレス化・業務効率化は行えません。そうした中、ソフトウェアの適法性を示す認証制度であるJIIMA認証は、電子帳簿化を進め企業の中で重要視されています。

関連記事：経理業務のデジタル化最前線！