【RPA、SaaS比較】自動化のアプローチとしてRPAは本当に最適か。

RPAだけが自動化を実現するアプローチではない

昨今ビジネス系の専門誌では、毎週のごとくRPA/AIという言葉が誌面を賑わせています。株式市場においても過熱感は高まっており、2018年に上場した人工知能関連企業は公募価格の10倍以上の初値をつける結果となりました。

全ての企業の実務において、RPAやAIがその実力を発揮するまでにはまだ相当な時間がかかりそうだということは、多くの専門家がお話をされておりますが、高齢化による労働人口の減少は避けられないため、速やかに自動化を進めていかなければいけないこともまた事実です。

この「自動化＝Automation」という表現が、RPAという言葉の中にも含まれているわけですが、今まで人が対応していた業務を「自動化」するために、必ずRPAが必要かというと、決してそういうわけではありません。

既にご存知の方もいるかと思われますので、詳しくは割愛致しますが、該当業務について、業務に特化したアプリケーションで自動化するという手段もあります。特に昨今では、企業の各部門で発生するビジネスフローを、一定のカスタマイズ性を残しながらも、定型化して、自動化するSaaSが増えてきました。
当社、ROBOT PAYMENTが提供する「請求管理ロボ」も請求業務に特化して自動化するSaaS型ソリューションです。
ご利用企業様は、この領域に関して請求、集金、消込、催促という一連の流れを私たちのシステムに合わせて運用することで、業務自動化を実現しています。つまり、業務自動化という目的は同じでありますので、「RPA＝人(が作ったルール)に合わせる」か「SaaS＝人が(システムに)合わせる」かの違いです。

どの企業においても「自動化」を進めていくことは喫緊の課題であり、生産性が上がることに間違いはありません。但し、そのプロセスをいかに進めていくかは、自社の規模感や状況に合わせる必要がありそうです。

アプローチ方法をきちんと選択することで、自動化におけるリスクを回避しながら各社における最適化が出来るはずです。まずはRPAとSaaSの比較をしてみましょう。

RPAとSaaSの比較

RPAとSaaSを比較すると上記のようなイメージです。つまり、RPAは人がPCで行っている操作ならそのまま自動化できるため、どの事業領域にも適応できるので、柔軟性が高く万能薬的であり、幅広いオペレーション業務に対してその威力を発揮するものです。その一方、自社の業務フローを理解しRPAを設計できる、専任のRPA管理者が必要であったり、業務フローを見直すたびに再設計を要する場合があります。また、自動化する作業量が相応でない場合は、ハイスペックになりがちです。もちろん大量の同じ作業が長期間発生する場合は、人員を削減することで、かなり真価を発揮することになります。

一方のSaaSは形式化された業務が既にシステムに組み込まれているため、業務担当者がシステムの導入をすることで、その業務は自動化されます。また昨今では、様々な領域で、SaaSが登場し、その業務特有の作業を自動運用・効率化を進めています。また領域が異なる各SaaS同士が、API（Application Programming Interface）を通じて繋がり、領域を跨ぐ柔軟なデータ連携を実現できるようになりました。そのためSaaSを組み合わせて、会社全体で効率的なビジネスフローを描くことが可能になってきました。
具体的な例で示すと、当社サービスは請求管理の領域ですが、会社全体で見るとその周辺領域には、請求前には顧客・契約、そして請求後には会計・財務があります。もちろん、この業務領域にも、自動化・効率化を実現するSaaSが存在するので、APIデータ連携することにより営業⇒契約⇒請求⇒会計といった、会社全体のビジネスフローがSaaSを組み合わせることで完結します。人の手による管理、確認、入力、集計、計算等のアナログ作業が排除され、定型業務が大幅に自動化もしくは削減されます。

RPA：人が今作業していることをルールとしてRPAに覚えさせて対応させる。
⇒新しい業務が出てくると、新たにルールを追加するなどの対応が必要であるが、一度覚えさせれば、大量に繰り返すPCオペレーション作業が自動化されるので、それ以前に操作していた人員数に応じてコストメリットが出てきます。ただし、自社用に要件定義を行いながらカスタマイズするため、適宜メンテナンス等を行いながら走行させる必要がある。

SaaS：各業務の作業をシステム化し、人がそのシステムをクラウド上で利用する。
⇒自動化したい範囲が明確であるならば、不変的な業務に関しては、処理方法も一定であるため、システムを乗せるだけで機能し、RPA以上に安く手間なく完成する。メンテナンス等は全てSaaS提供会社によるものであるため、自社でその必要はなく、常に最新の機能を搭載した状態で利用可能だ。

以上のような特徴があります。RPAとSaaSの差は、RPA担当者が、デジタルレイバーと呼ばれるソフトウェアロボットを管理するのか、業務担当者がSaaSを使い、該当業務そのものを自動管理するのかという、「自動化」に対するアプローチが変わってきます。
つまり、RPAを導入する方が良い場合と、SaaSを選択する方が良い場合があり、それらを理解することで、各社が各社に最も適した形にて自動化を推進できると言えます。

大手企業と中小企業で考える自動化の違い

大手企業のように部署がセグメント分けをされており、固定化された同様の繰り返し作業をしている人材が百名を越える規模の場合には、RPA導入は最適と言えます。開発にかかる時間やそこに割く人数等のコストを考えても、今後数年を考えた際に、大きく削減が可能となるためです。実際に大手銀行や大手保険会社で行われている事務作業をRPA導入により自動化することで、従業員を数万人単位で削減する予定との発表があり、大きな話題となりました。

一方で中小企業の場合には、管理部門全体でも10名に満たないケースことも良くあると思います。そのような場合、RPAを導入したとしても、相応の業務量がないためスケール的なコストメリットは寄与されず、設計に時間を要してしまうことや運用費用などのコストが重くなり、機能する可能性は非常に低いと言えます。また業務担当者から、RPA管理者に自動化を任せることにより、該当業務そのものを見直す機会や改善活動へのアプローチをも取り上げてしまうことになりかねません。
このようなケースに関しては、対象となる業務領域に対応するSaaSを導入し、運用することで、その領域に関する自動化・効率化が図れるため、業務担当者は大幅に削減された時間を高付加価値業務へリソース増強させることが可能になり最適と言えるでしょう。

大手企業であれば、各業務が既にシステム化されていることが多いと思いますが、中小企業ではまだまだ手作業で行われているアナログ作業もたくさんあるのが現状です。大手企業はそれらの業務を更に効率化させるべく、RPAとSaaSの両方のメリットを理解しハイブリッドを検討するのが正攻法ですが、中小企業に関しては、少しずつ自動化を進めていくことで、今までに出来ていなかった業務に時間を割くことが出来、それが企業の発展につながっていくことは間違いありません。まずは自社の現状を把握し、最適な自動化の方法を模索することが第一歩となりそうです。

企業に自動化ソリューションを提供し続けているROBOT PAYMENT

ROBOT PAYMENTは、どの企業でも必ずある請求書の発行から集金、消込、催促までの請求管理業務を自動化している会社です。同社が運用する「請求管理ロボ」は、当該領域のリーディングカンパニーとして、日々多くの問い合わせがきています。

業務を自動化する際にも、経験がないことなので腰が重いのが現状だと思いますが、まずは多くの工数を割いている業務から自動化してノウハウを構築し、更なる業務改善につながる一手をひとつひとつ増やしていくのが近道なのかもしれません。

同社では今までに、上場企業から中小零細企業まで500社以上にクラウド型の請求自動化ソリューション「請求管理ロボ」を導入した実績を有しています。請求業務の自動化が実現されるので請求の量に関わらず、手作業でしていた請求書発行・郵送や、目視で確認していた入金消込など、請求に関わるアナログ業務がほとんどなくなり、多くの工数を削減することが可能です。今まで発生していた人為的なミスや確認作業が必要なくなります。

請求先管理表、売掛債権管理表、入金管理表、未収金管理表など、経理が当たり前にExcelで作り、アナログで管理・更新をしていた請求管理業務は、まだまだ大きな改善と効率化が見込める分野です。まずはここから始めてみると、他にも自動化できるところが見つかるかもしれません。

関連URL：http://go.robotpayment.co.jp/service/mikata/manegy_article/
（記事提供元：株式会社ROBOT PAYMENT）

AI特集TOPへ