"イケてる"会議の作り方



「時間がかかるわりに大した結論が出なかった」「最初から決められたことをなぞるだけ」

社内の会議について、そのように感じることはありませんか？企業の中には「会議のために会議をする」というような中身の乏しい進め方に陥っているケースや、活発な議論にならなくて新しいアプローチを見いだせないまま時間が来てしまったなど、会議に対する悩みを抱えているところも少なくないものです。

そこで今回は、効率的に議論を進めて成果を出せる、イケてる会議を作るためのテクニックをご紹介します。

イケてる会議の条件

まずは、イケてる会議とはどのようなものかについて考えてみましょう。誰もが納得できる会議にするための条件を挙げてみました。

条件1　短時間で終わる

議題の内容や重要度によりますが、話し合いがうまく進む会議は、思ったほど時間がかからずまとまるものです。みんなが話す議題を意識して議論していて話が脱線しない、必要十分なことだけ話題にするなどが徹底されていれば、時間の節約は十分に可能です。

条件2　活発に議論できる

参加者のうち決まった人だけが話し続けたり、議論をしていて何度も沈黙が生まれたりするのでは、会議の流れは良くなりません。活発な議論のためには、アジェンダと呼ばれる議事が明確であること、そして参加者が結論に向けて意欲的に発言をしてゴールを目指すこと、司会が流れを読んで皆が発言しやすい雰囲気づくりをするなどが必要です。議論が盛んになるほど、会議は実りのあるものになります。

条件3　結論ありきではない

新たな可能性を探る会議でも、上司のイメージばかりが先行していて結論に寄せていかなければならない会議では、議論の意味も薄く、ただ議事を承認するだけのものになりがちです。

その会議において、メンバーの中で立場が上になる人は、会議が結論を押し付ける場にならないよう注意しましょう。

条件4　前後の準備をしっかりと

会議に当たって、議事をはっきりさせないまま始めてしまうのでは、うまくいかないリスクが高くなります。なぜ会議を開くかという明確な目的を文章化して、事前に参加者に共有しておくとスムーズに進められます。

会議で重要なことは、これまでの情報を参加者全員に共有すること、そして新たな方向性に向けた意思決定を行うこと、この2つです。

そのため、できるだけ具体的で詳細な議事（アジェンダ）を作成することで、参加者が会議中に何を、どうやって議論して結論へと持っていくのか、地図を示すことができます。

会議を成功させるために必要なアジェンダづくり

アジェンダとはビジネスシーンでよく使われるようになった言葉で、議事のことです。最近では意味が広がって、会議の基本事項や議論する項目まで含めることも多くなりました。

会議を円滑に進めるために、質の高いアジェンダづくりは欠かせません。アジェンダを作成する際に大切なことは次の3つです。

① 会議で意思決定する重要事項を絞り込む

会議は時間が限られているので、できるだけ大きな方向性や戦略を話し合うようにします。現場や日常業務で確認できるものは省いて、大きな議事を選択するのも腕の見せどころです。大枠の議論を活発にして結論を出しておけば、後は現場で調整が利くことが多いです。

② 会議の基本事項は正確に

当たり前のようですが、会議の日時や場所を具体的に決めておかないと、「参加者が集まったらやる」「結論が出るまで会議は終わらない」といった非効率な会議になってしまいます。

アジェンダの冒頭には、会議の時間や場所を明記して、該当者全員がきちんと参加できるよう強調しておきましょう。

③ 時間配分を意識する

会議では前回の会議で持ち越した話し合いを続ける場合もあります。しかし、会議の時間は限られているので、古い議事と新しい議事にかける時間は重要度に応じて決めなければいけません。先に意思確認だけで済むような簡単な議事から終わらせましょう。議論に時間がかかったり、次回まで持ち込むおそれが高かったりといったアジェンダは、時間を多めに取った上で会議の後半に設定しておくといった配慮もテクニックの一つです。

会議の流れに応じて、臨機応変にアジェンダを入れ替える場合があってもかまいません。

時間を意識することで、ゴールを目指した議論を参加者が行いやすくなります。

参加者の活発な議論を引き出すメンタルテクニック

単調になりがちな会議で参加者に当事者意識を持たせるには、アジェンダによって担当者を指名して説明を促すことです。

単に司会がアジェンダの流れに沿って議論を引き出すより、参加者に緊張感を持たせ、自分事として会議に参加するという意識を引き出せます。

また、説明者以外の人に担当者が話した説明についての疑問点を話させる、決まったことを改めて別の言葉で説明させるなど、参加者に均等に話を振っていくことで、自然に活発な議論になる土壌を培うことができます。

会議で決まったことはアジェンダごとに、担当者や担当部署の社員以外の参加者にまとめさせるという方法も有効です。

参加者を巻き込む会議づくりが大切

会社の会議を、一朝一夕でイケてる会議にするのは難しいでしょう。しかし、回数を重ねるごとにアジェンダの精度を磨いていけば、流れがあって参加者が話しやすい会議に近づけられるはずです。ぜひ、会議の前には具体的かつ詳細なアジェンダを作り、参加者の意識を会議へと向けさせる議事進行のテクニックを身につけていきましょう。

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