新入教育担当者必見！ ビジネスマナーの基本にはどういうものがある？



新年度が始まる4月は、新入社員が入ってくる時期でもあります。社会人生活をスタートさせる前に、ビジネス上の基本的なマナーは身に付けておいてほしいものですが、ビジネスマナーは学校では学べないことが多いため、戸惑っている新卒者も多いのではないでしょうか。

先輩社員や上司の人が教えることになるでしょうが、あなたは新人を迎えるにあたって、指導する立場として、正しいマナーをきちんと理解できていますか？

不確実な知識で新人教育に望むと、教わる側も不安になるので、改めて確認しておきましょう。

挨拶とお辞儀の仕方

社内・社外で人間関係を築いていく上で、基本となるのが挨拶です。ビジネスの場では、相手が挨拶してきたらそれに合わせるという受け身の姿勢でいては、円滑なコミュニケーションは取れません。自分から率先して挨拶することが大切です。

挨拶の際にお辞儀をする場合、通りすがりであれば、背筋を15度ほど曲げる「会釈」を行います。わざとらしくなく、スマートに行うと相手に好印象を与えるでしょう。また、上司や先輩に面と向かって丁寧な挨拶をする場合は背筋を30度曲げる「敬礼」、相手に感謝や謝罪の意を表すときは背筋を45度曲げる「最敬礼」を行うのが一般的です。

電話対応は3コール以内に行う

電話に出るときはベルが鳴ってから遅くとも3コール以内に出るようにし、受話器を取ったらまず社名と部署名を言います。声によって相手に与える印象は大きく変わるので、対面して会話する場合よりも丁寧に話すことが大事です。もし3コール以内に出ることができなかったときは、「お待たせいたしました」と添えるのが礼儀です。

もし、先方が望む通話の相手がその場にいない場合は、「ただいま席を外しております」と答えた上で、席に戻るのは約何分後なのかを伝え、「戻りましたら、折り返しご連絡いたしましょうか」と尋ねると丁寧です。その際は、「恐れ入りますが、お電話番号頂けますでしょうか」と連絡先を聞き、番号等は必ずメモを取っておきましょう。

名刺交換はスマートに行うことが大事

名刺交換をすることになる方に会うときは、対面する前に、名刺入れを手に持っておきます。その人を前にして、慌ててカバンから名刺入れを出しているようでは遅いです。営業で先方の会社に出向く場合などは、会社に入る前から名刺入れを即座に出せるよう準備しておきましょう。

名刺交換の際は、座っている場合は立ち上がり、自分の名前を名乗った上で名刺を差し出すのが基本です。相手の方が先に名刺を差し出しているときは、その高さよりも低い位置で名刺を差し出すようにしましょう。また、テーブル越しに名刺を渡さないようにすること、名刺は必ず名刺入れから出してポケットなどから直接出さないようにすること、そして折れ曲がっている、汚れている名刺は渡さないようにすること、などもポイントです。

名刺を受け取るときは、相手側の氏名はもちろん、社名やロゴに指が当たらないように注意します。もし同時に名刺を出し合ったときは、相手が目上の方の場合は必ず自分の名刺を先に受け取ってもらいましょう。

上座（かみざ）、下座（しもざ）の位置を把握する

上座とは目上の人が座る席のことで、より安全で、居心地の良い席のことです。上座・下座の慣習は、和室において、床の間とその脇にある棚（床脇棚）に近い席が上座、出入り口に近い席が下座とされていたことに由来します。ビジネスの世界でもこの席次が重視され、和室を利用する場合はもちろんのこと、洋風の応接室やタクシー、さらにはエレベーターの立ち位置にも上座・下座があるので、正しい知識を身に付けることが必要です。

応接室の場合は、出入り口からより離れた位置で、掛かっている絵を正面から鑑賞できる座席が上座とされます。肘掛椅子とソファが設置されているときは、ソファの側が上座です。タクシーでは、運転手（右ハンドル）の背部にある後部座席が一番の上座となり、二番目の上座が助手席の背部の後部座席、三番目の上座が後部座席の真ん中、助手席は最も目下の人が座ります。そしてエレベーターでは、出入り口に近い側が下座で奥が上座となり、操作ボタンの前が一番の下座で、その後ろに立つ位置が一番の上座です。

なお、会社内における目上、目下の基準は、「役職」が最優先で、以下「社歴」、「年齢」を考慮します。役職と社歴が同等であるときは、年齢で判断するのが通例です。

報・連・相（ホウレンソウ）が業務上におけるマナーの基本

報告、連絡、相談は、日常業務を行う上での基本と言えます。

まず「報告」とは、部下など目下の人から上司や先輩など目上の人に対して行う行為で、仕事の状況報告や発生したトラブルなどを正確に伝えることです。たとえ悪い報告であっても、臆せずに伝える必要があります。

次に「連絡」は、職場内の上司・同僚・部下と情報を共有するために行う行為です。「そんな話は聞いていなかった」といった事態を避けるために行います。

最後の「相談」は、仕事上の困難や問題に直面した場合に、上司や同僚と協力して取り組むために行う行為です。一人で解決できないことを悩んでいても仕方がありません。速やかに上司など周囲の人に相談しましょう。

業務遂行にあたっては、この報・連・相を守って、職場のコミュニケーションを滞りなく行うことが重要となります。怠ると組織全体の足を引っ張ることにもなるので注意が必要です。

まとめ

ビジネスシーンでは、守るべきマナーが数多くあります。身勝手な振る舞いは会社全体に迷惑をかけることになるため、社会人として恥ずかしくない、責任ある行動を取ることが大切です。

ビジネスマナーについては、新入社員が覚えるべきなのはもちろんですが、ベテラン社員も定期的に自分の行為を振り返り、問題がないか定期的に見直す必要があるでしょう。特に役職が上の人は、周囲の人が指摘してくれるという機会も減るので、自分自身で日ごろからチェックすることが求められます。

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